Joh, dat mijn werkplek ooit ergens anders was dan aan de eettafel. Ik kan het me haast niet meer voorstellen. Om heel eerlijk te zijn, zou ik als ondernemer ook niet meer anders willen. Thuis krijg ik het meest gedaan en voel ik me ook het fijnst (en zijn de lunches het lekkerst). Maar hoe blijf je nu productief met een ronkende wasmachine naast je, de continue verleiding om gezellige koffiezetapparaatgesprekken met je partner te voeren en een niet stil te krijgen telefoon in je broekzak? Met deze 11 kleine aanpassingen heb ik mijn productiviteit bij thuiswerken vergroot.

1. Koop oortjes (en goede ook!)

Oortjes – ik zweer erbij. Ik zou niet weten wat ik zonder ze had gemoeten tijdens de bouwwerkzaamheden inclusief luide André Hazes-muziek aan mijn appartementencomplex. Met oortjes in kan ik me veel beter van afzonderen van prikkels en ben ik daardoor meer gefocust. Mijn werkmuziek is trouwens absoluut geen André Hazes. Ik luister standaard naar Study Music (gewoon die term op YouTube intikken en je vindt honderden opties) zonder gezang. Anders heb ik namelijk de neiging om mee te zingen en dat is 1) niet heel productiviteitsbevorderend voor mijn thuiswerkcollega (a.k.a. Bart) en 2) voor mezelf ook niet best voor mijn concentratie.

Een noise-cancelling headphone kan natuurlijk ook in plaats van goede oortjes. Ik vind dat zelf alleen niet zo fijn, omdat ik in verband met mogelijk aanbellende bezorgers liever niet helemaal van de wereld om me heen afgesloten ben.

2. Stel telefoonregels in voor jezelf

Klantvriendelijkheid of collegialiteit gaat over veel meer dan alleen hoe snel je op telefoontjes reageert. Dus voel je niet verplicht om elk binnenkomende telefoontje direct te beantwoorden. De eerste maanden van thuiswerken liet ik me veel te veel leiden door telefoontjes. Zelfs in de supermarkt stond ik soms voor het koelschap nog met een klant te bellen. Nu heb ik daarin duidelijkere regels voor mezelf gesteld. Als ik midden in een tekst zit en de klant niet iemand is voor wie ik vandaag aan een opdracht werk, laat ik de telefoon meestal overgaan. Vaak ben ik een half uur later al klaar met de taak en bel ik dan direct terug of stuur ik een appje om een belafspraak te maken. Als je midden in iets zit, kost het namelijk zeker een minuut of tien voordat je je focus terug hebt. Je krijgt dus veel meer gedaan als je eerst de ene taak afrondt en je dan pas op prangende vragen van anderen start.

Daarnaast komt het juist professioneel over als je belt op momenten dat jij tijd hebt. Voor de ander is het ook niet fijn als jij een lastige vraag snel snel in vijf minuten beantwoordt voordat je naar de huisarts gaat. Ik heb liever dat ik dan helemaal klaar zit voor iemand met het juiste document voor mijn neus dan dat ik tussen de bedrijven door nog snel een vraag beantwoordt en ondertussen met één hand mijn jas aantrek.

3. Werk in blokken: één taak per blok

In huis is altijd wel iets te doen. Eén blik naar rechts en ik zie de was die nog opgevouwen moet worden of een stapel borden die in de vaatwasser thuishoren. In het begin sprong ik voor elk kleine dingetje op van mijn stoel; nu ben ik daar strenger in. Ik werk eigenlijk altijd gefocust aan één taak (meestal één tekst of een deel daarvan) en sta pas op van mijn stoel als ik daar een vinkje achter kan zetten. Tijdens zo’n taak probeer ik alle verleidingen tot afleiding te weerstaan (wederom: oortjes zijn the best!). Ik merk dat ik veel meer gedaan krijg als ik een taak helemaal afrond en er daardoor niet steeds opnieuw in hoef te komen.

Overigens stem ik mijn pauzes daar ook vaak op af. Ik neem liever een kwartiertje later pauze als een taak dan 100% af is dan dat ik middenin een taak alvast mijn tanden in een boterham zet en er daarna opnieuw in moet komen. Andersom geldt het ook: ben ik eerder klaar dan gedacht, dan ga ik liever wat eerder lunchen of beantwoord ik wat mailtjes in plaats van al aan iets nieuws te starten.

4. Denk aan je rug

Sorry als ik nu klink als je irritante fysiotherapeut. Maar ik spreek uit ervaring als ik zeg dat een ergonomische werkplek écht heel belangrijk is. Ik heb de eerste twee jaar van mijn ondernemersbestaan (toen nog als parttime ondernemer) gewerkt op een eettafelstoel met mijn hoofd naar beneden gebogen en mijn schouders continu opgetrokken. Ik vroeg me altijd al af waarom mijn nek en schouders aanvoelden alsof ik de zeventig allang was gepasseerd. Sinds ik op een ergonomische stoel zit en mijn laptop op een standaard (en op een precies dik genoeg vega-kookboek) heb staan, zijn die klachten zo goed als verdwenen.

Dus kijk even voorbij hoe leuk of niet een bureaustoel eruitziet en vergeet het prijskaartje dat eraan hangt. Een investering in je rug is elke cent waard.

In dit artikel op My Trendy Phone met tips voor je thuiskantoor kun je nog meer inspiratie opdoen over goede manieren om je thuiswerkplek optimaal in te richten. Inclusief de juiste apparatuur en slimme ergonomische extra’s.

5. Houd pauzes tussendoor

Dat ik dit punt aan mijn lijstje mag toevoegen, heb ik volledig aan Bart te danken. Ik deed als ijverige thuiswerker met een vrij ambitieuze to-do-list nooit aan pauzes. Mijn brood at ik op met een half oog op mijn mailbox of op de tekst waar ik aan werkte. Heel slecht, ik weet het. De laatste tijd neem ik braaf lunchpauze en wandel ik ook vaak een rondje tussen de middag. Ik moest er in het begin even aan wennen, maar merk nu dat het juist goed is voor je productiviteit bij thuiswerken om er even uit te zijn. Als je los bent van je werk, komen de creatieve ideeën veel eerder op dan als je jezelf alleen maar urenlang opsluit in je thuiskantoor.

Bewegen tussendoor is hoe dan ook slim om te doen. Met een paar jumping jacks, een paar keer met je schouders draaien of desnoods een paar fanatieke yoga-oefeningen tussendoor kun je inkakmomenten voorkomen. En het fijne aan thuiswerken is: niemand die je gek aankijkt als je met je benen in de lucht fietsend op de grond ligt. Je kat hooguit.

6. Stem je dagritme af op jouw productieve tijd

Ik heb ontdekt dat ik als vroege vogel het meest gedaan krijg in de ochtend. Voor mij is het dus slim om vooral ingewikkelde teksten of uitgebreide projecten ’s ochtends te plannen. Dan krijg ik in weinig tijd veel gedaan. Om diezelfde reden probeer ik telefoongesprekken zoveel mogelijk aan het eind van de dag te plannen, omdat ik daar mijn hoofd minder hard bij hoef te gebruiken. Ook dingen als administratie plan ik het liefst rond vier of vijf uur. Facturen maken is meer een routineklusje dan iets waar ik al mijn creativiteit in moet stoppen (want nee, ik doe niet aan creatief boekhouden!). Dat doe ik dan graag als mijn productiviteit minder is met een kop thee naast me.

Zo kun je denk ik vaak wel op basis van jouw ervaringen aan het begin van de dag kijken wat je het beste wanneer kunt doen. Bevorderlijk voor je productiviteit bij thuiswerken!

7. Maak van tevoren een dagindeling

Met mijn grote planner ben ik nog steeds erg in mijn nopjes. Ik kan er per uur in zetten wat ik van plan ben te doen. Vaak doe ik dat al de dag van tevoren. Ik noteer per uur wat ik denk te gaan doen. Zodra ik iets heb afgerond, zet ik het magische vinkje neer en start ik aan het volgende. Een paar tips die ik gebruik om mijn takenlijst ook echt afgevinkt te krijgen:

• Bundel taken voor één en hetzelfde project of voor dezelfde opdrachtgever. Als je eenmaal in een project zit, krijg je taak 2 en 3 waarschijnlijk sneller gedaan als je ze direct na taak 1 doet.
• Plan voldoende ruimte in voor telefoongesprekken. Houd er rekening mee dat niet iedereen kort van stof is.
• Plan eventueel meerdere telefoontjes op één dagdeel. Dan ben je niet de hele week aan het bellen.
• Zet elke taak apart neer. Ik schrijf bijvoorbeeld niet op dat ik 5 uur voor opdrachtgever X ga werken, maar noteer dan elk van de 5 teksten apart in mijn agenda. Dat maakt het meer behapbaar.
• Noteer zodra je een opdracht of taak krijgt direct wanneer je daaraan gaat werken. De precieze dag kun je eventueel later verplaatsen, maar dan weet je wel zeker dat je daar die week al ruimte voor gereserveerd hebt.

8. Wees realistisch in je tijdsplanning

Dit is jarenlang mijn grootste probleem geweest met to-do-lists. Mijn ambities waren altijd groter dan de hoeveelheid tijd in een dag. Daar ben ik gelukkig handiger in geworden. Mijn life-saver? Toggl. Met die tool houd ik voor elke taak bij hoe lang ik erover doe. Zo track ik bij hoe lang ik bezig ben met een offerte, hoeveel tijd ik kwijt ben aan feedback verwerken, aan het schrijven van een tekst, aan een telefoongesprek, etc. Niet omdat elk van die minuten uiteindelijk op een factuur belandt, maar omdat het mij inzicht geeft in hoeveel tijd iets kost. Hoe beter je daar zicht op hebt, hoe beter je een volgende keer ook kunt inschatten hoeveel tijd je voor een taak of een persoon moet reserveren.

Lees ook: mijn tips voor grip houden op je planning als eigen baas.

9. Houd vast aan je eigen thuiswerkritme

Iedereen heeft weer zijn eigen ritme qua thuiswerken. De een vindt het fijn om elk uur pauze te nemen, de ander werkt liever een paar uur fanatiek door. De een ligt tussendoor op een yogamatje ideeën op te doen, de ander ramt als een malle op zijn toetsenbord omdat hij al typend de beste ingevingen krijgt. Wat je werkwijze ook is, je mag jouw ritme aanhouden en je collega, partner of wie dan ook zijn eigen ritme laten hebben. Ieder mens is anders, dus denk niet dat je je volledig moet aanpassen door er bijvoorbeeld naast te gaan liggen op een yogmat of – andersom – juist voortaan ook urenlang achter je PC geplakt te zitten terwijl dat niets is voor jou. Kijk wat jij fijn vindt.

10. Bewaar niet-werkdingen tot na werktijd

Een tikkeltje drastisch misschien, maar ik ben er voor mezelf best wel strikt in dat ik uitgebreide niet-werkdingen meestal niet tijdens het werken doe. Zo zal je mij niet snel op bol.com door de nieuwe boekencollectie zien speuren tijdens werktijd. Natuurlijk like ik weleens een Instagram-foto tussendoor, haal ik soms een pakketje op en check ik een paar keer het nieuws, maar waar mogelijk doe ik dat soort dingen liever na werktijd.

Dan kan ik er na werktijd écht met aandacht van genieten en hoef ik ook niet bang te zijn dat ik al snel een half uur van mijn tijd kwijt ben geweest aan doelloos scrollen. Dat laatste was namelijk in mijn studietijd de grootste boosdoener als mijn productiviteit bij thuiswerken te wensen overliet.

11. Mail minder

Geen enkele collega of klant zal heel blij worden van een boekwerk in zijn mailbox (tenzij je boeken redigeert natuurlijk). Maak je e-mails dus niet langer dan nodig, houd het bij de kern en denk niet dat je elke binnenkomende e-mail binnen een half uur van een reactie moet voorzien. Stuk voor stuk valkuilen waar ik een paar jaar lang in ben getrapt, maar waar ik gelukkig nu mijn weg in heb gevonden. Met deze 10 tips kun je minderen met je mailbox. Ook een fijne bijdrage aan je productiviteit bij thuiswerken! Alle tijd die je niet aan het tikken van lange e-mails besteedt, kun je in productievere taken steken.

Bonustip voor productiviteit bij thuiswerken: adopteer een katlega

Voor de positieve afleiding tussendoor, de lachbuien, de gênante Zoom-openingen (ik opende laatst per ongeluk een Zoom-meeting met de bijzondere woorden “Pip, van dat aanrecht af… Oh, eh hoi!”), de kroelsessies en de fijne collegiale overleggen. En ook voor de stand-ins als je even met lunchpauze bent; een taak die Pippa bloedserieus neemt. Een katlega maakt het werk een stuk leuker. Ook fijn is dat een katlega het altijd roerend met je eens is en jouw goede ideeën niet tegenspreekt. Wederdiensten vraagt ze er niet eens voor; enkel een handje brokjes.

Wat doe jij om je productiviteit bij thuiswerken te vergroten?