Als ondernemer op vakantie? Niet bang zijn, gewoon relaxen! (7 tips)

30 jul 2021 | Carrière en ondernemen | 11 reacties

als ondernemer op vakantie

Je eigen bedrijf draait toch altijd door? En als je het leuk vindt wat je doet, waarom zou je dan vrij nemen? En als je geen collega’s hebt op wie je het werk kunt afschuiven, kun je dan eigenlijk wel ooit vrij zijn? Om die drie redenen heb ik mezelf in mijn drie jaar ondernemerschap niet eerder meer dan 4 dagen vrij achter elkaar gegeven. Ik vond het mega-spannend om mijn bedrijf los te laten en er even tussenuit te piepen. Supersuf achteraf, want ik heb net zo goed recht op vakantie als ieder ander. Gelukkig heb ik tóch een plan gemaakt en bleek als ondernemer op vakantie gaan helemaal niet zo ingewikkeld. Met deze 7 tips bleek het hartstikke haalbaar.

1. Plan een vakantie als ondernemer; dan “moet” je wel!

Het moment dat je agenda plotseling leeg is en de hoeveelheid werk vanzelf opdroogt, zal er (als het goed is) niet zomaar komen. Werk kan in principe altijd doorgaan. Wacht dus niet totdat het perfecte vakantiemoment zich aandient, maar plan gewoon iets in. Als je eenmaal twee weken aan kruizen in je agenda hebt staan, dan móet je wel je agenda passend maken voor je vakantie (in plaats van andersom). Zo werkte het voor mij althans.

Ik zou zelf normaal gesproken niet snel zeggen “Dat kan ik pas over drie weken oppakken”. Maar met de vakantie in zicht moest ik dat soort dingen wel zeggen en eromheen plannen. Bleek een uitstekende stok achter de deur om een van mijn “fouten” als ondernemer (té veel doorwerken) te voorkomen! Dus mijn nr. 1 advies: denk niet dat vakantie plannen voor jou niet mogelijk is. Hoe enorm belangrijk je baan misschien ook is en hoeveel essentiële projecten je ook hebt lopen, ook jij kunt vrij plannen. Als je er maar werk van maakt en niet passief blijft wachten totdat de perfecte vakantieperiode ooit komt.

2. Licht vaste opdrachtgevers in en maak zelf een plan

Communicatie is key als je als ondernemer op vakantie gaat! Het is natuurlijk niet zo netjes als je je opdrachtgever twee dagen van tevoren mailt “By the way: ik ben twee weken weg. See you later!”. Hoe eerder je communiceert over je vakantie, hoe beter je opdrachtgevers er ook omheen kunnen plannen. Als eerste heb ik mijn vaste opdrachtgevers al ongeveer één maand van tevoren ingelicht. Het gaat dan om mensen met wie ik doorlopend of op regelmatige basis samenwerk.

Dat deed ik als volgt:

  • Maak in Excel (of op papier als je het niet zo op hebt met Excel) een overzicht van alle opdrachtgevers met wie je veel samenwerkt. Zet daarin hun contactgegevens, de projecten die je voor hen hebt lopen en de deadlines daarvoor.
  • Maak per opdrachtgever een plan voor hoe je het tijdens je vakantie gaat doen. Kun je bijvoorbeeld vooruitwerken, zodat alles gewoon door kan gaan tijdens je vakantie? Moet je misschien een vervanger regelen? Of kun je afspreken dat het werk twee weken on hold staat? Ik heb per opdrachtgever gekeken wat haalbaar is en een voorstel gedaan. Ik geloof zelf dat het vooral professioneel overkomt als je zélf een voorstel doet. Dus leg niet het probleem “Ik ga met vakantie. Wat nu?” bij je opdrachtgever neer, maar draag zelf alvast een oplossing aan.
  • Wees op tijd met je vakantie mededelen. Hoe eerder je het aangeeft, hoe beter jij en je opdrachtgevers daar nog omheen kunnen plannen.
  • Heb je opdrachtgevers die meer onregelmatig bij je aankloppen? Mail hen dat je vanaf datum X niet meer bereikbaar bent en dat ze tot datum Y nog verzoekjes naar je kunnen sturen die voor die tijd uitgevoerd moeten zijn.
  • Geef ook duidelijk aan tot wanneer je nog bereikbaar bent. Ga je bijvoorbeeld op vrijdag met vakanti?. Dan kun je ook zeggen dat je tot dinsdag bereikbaar bent om te voorkomen dat mensen op donderdag nog last-minute dingen over de schutting komen gooien “omdat je straks weg bent”.

3. Maak met jezelf afspraken over wat je wel/niet doet

Tijdens je vakantie als ondernemer nog regelmatig je laptop openklappen, telefoontjes beantwoorden of tóch stiekem die spoedklus alvast oppakken? Als ondernemer (en eigenlijk ook in een loondienstbaan) zal het werk nooit echt stoppen. Hoe vaker je in je laptop duikt, hoe vaker je er ook mee geconfronteerd wordt dat er waarschijnlijk nog steeds mensen behoefte aan jouw hulp hebben terwijl jij je op je strandbedje vooral storten op het kweken van een bruin kleurtje.

Maak daarom met jezelf afspraken wat je nog wel en niet wilt doen qua werk tijdens de vakantie om te voorkomen dat je vakantie erbij inschiet.

  • Beantwoord je bijvoorbeeld nog wel mailtjes? En hoe vaak dan? En welke mailtjes wel en niet? Je kunt bijvoorbeeld ook de tweeminutenregel gebruiken: alles wat binnen 2 minuten te regelen is, pak je acuut op; de rest moet maar wachten.
  • Beantwoord je telefoontjes en appjes voor werk of helemaal niet? Ik neem zelf bijvoorbeeld geen werktelefoontjes aan en reageer daar bewust via WhatsApp op door aan te geven dat ik vanwege vakantie tijdelijk niet bereikbaar ben. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen helemaal niets te laten horen.
  • Pak je nog spoedopdrachten op of niet? En wat valt voor jou dan onder spoed? Ik zou dat zelf tijdens de vakantie niet doen. Hoe zonde is het als je je strandplannen moet laten schieten voor een middag deadlinedruk. Alleen als het een mini-vraag is of als alles compleet in de soep loopt als ik nu niets doe, zou ik een uitzondering maken.

Houd verder in gedachten: met alles wat je tóch doet tijdens je vakantie, geef je in feite een signaal af dat jij flexibel bent. Dat klinkt misschien positief, maar is het niet altijd. Ik denk dat “flexibel” nooit je grootste kwaliteit als ondernemer zou moeten zijn. Mensen kiezen voor je omdat je kwaliteit levert. Echt leuke klanten krijg je niet als “altijd bereikbaar zijn” dé reden is dat zij voor je kiezen.

Ik heb zelf bijvoorbeeld in het verleden vaak in het weekend gewerkt, totdat ik merkte dat ik door mijn eigen weekendwerksessies ook gewoon op zondag spoedjes kon doorkrijgen die op maandagochtend af moesten. Toen ben ik ermee gestopt. Want elke keer dat jij tóch iets doet in het weekend of in je vakantie, zullen je opdrachtgevers denken “Die is wel op vakantie, maar we kunnen haar alsnog wel mailen!”. Is dat wat je wilt uitstralen?

als ondernemer op vakantie

4. Nieuwe opdrachtgevers? Verplaats ze naar na de vakantie!

Als je bijvoorbeeld tekstschrijver bent (totaal willekeurig voorbeeld, ahum!), krijg je misschien wel net voor je vakantie nog een paar nieuwe opdrachten binnen. Mijn advies? Verplaats de gehele opdracht naar na je vakantie, inclusief bijvoorbeeld de kennismaking en offerte. Als je nu nog half iets oppakt, moet je er na je vakantie helemaal opnieuw in duiken. Bovendien is je hoofd er waarschijnlijk ook niet echt bij als je nog laatste dingen voor vaste opdrachtgevers aan het afronden bent.

Dus laat je niet verleiden om nog snel dingen op te pakken, ook niet als de ander haast heeft. Als het voor je nieuwe opdrachtgever echt aankomt op die een of twee weken langer wachten, dan is het misschien ook je ideale opdrachtgever niet.

5. De klassieker: een goede out-of-office-mail

Met een goede out-of-office-mail los je ook al heel wat problemen op als je als ondernemer op vakantie gaat. Ik vond zelf dit artikel van Japke-d. Bouma over wat je vooral NIET in je out-of-office-mail moet zetten heel vermakelijk. Over onder andere hoe je je collega’s onnodig jaloers maakt door in geuren en kleuren over je droomvakantie te vertellen in de mail en over hoe je ook té specifiek kunt zijn (“Ik ben er niet tussen vrijdag 15.30 uur en maandag 9.30 uur.”)

Maar als jij op een leuke én informatieve manier kunt aangeven wanneer je weg bent, wanneer je weer terug bent en wanneer je klanten een reactie kunnen verwachten, ben je een heel eind. Maak eventueel ook iets creatiefs van je out-of-office-mail. Of is dat vooral iets waar ik als tekstschrijver extra van gecharmeerd ben?

Verder haalde ik laatst uit de podcast van Benthe een handige tip: bied mailers iets aan totdat jij er weer bent. Heb je bijvoorbeeld een e-book geschreven? Wijs je mailer daarop. Daar kunnen ze vast ook in jouw afwezigheid al tips uit halen. Heb je een aantal knettergoede blogs op je site staan? Link daarnaar in je out-of-office-mail. Of heb je een online aanbod ontwikkeld of een Instagram-account waarop duizenden tips te vinden zijn? Verwijs ernaar. Zo hoef je je klant niet teleur te stellen en help je ze ook verder terwijl jij op je zonnebedje aan het strand ligt of in the middle of nowhere van een mindful wandeling geniet.

6. Leeg je mailbox

Een week voor mijn vakantie heb ik een avond de tijd genomen om al mijn e-mail door te ploegen. Zo ontdekte ik dat er nog een paar dingen op de plank lagen waarover ik niets meer had gehoord van de opdrachtgever. Die mensen heb ik meteen gemaild om over mijn vakantieplanning te vertellen en mee te delen tot wanneer ik nog zaken kon oppakken. Andere mailtjes konden rechtstreeks naar de digitale kliko. En mails die bedoeld waren als reminder dat ik er nog eens iets mee moet, heb ik verplaatst naar een mapje waar ik de week na mijn vakantie naar kijk.

Zo’n opgeruimde mailbox geeft meteen een opgeruimd gevoel in je hoofd. Je weet dan zeker dat er niet nog ergens iemand op jouw reactie zit te wachten.

7. Maak een planning voor na je vakantie

Waarschijnlijk komen er vlak voor je vakantie nog wel verzoekjes binnen. “Kun je nog even snel…?” of “Heb je binnenkort tijd voor?”. Maak voor dat soort verzoekjes alvast een planning voor na je vakantie. Dat geeft niet alleen nu rust (want: met die mailtjes hoef je nu niets!), maar helpt ook om je na de vakantie niet direct weer door de waan van de dag te laten leiden. Ik heb zelf bijvoorbeeld de week na mijn vakantie al vol staan met afspraken en opdrachten.

Met uitzondering van de maandagochtend; die is voor “achterstallig onderhoud”. Want ongetwijfeld zal dat er na de vakantie zijn. Maar dat is geen ramp, zo heb ik inmiddels geleerd. Je hoeft niet altijd on top of things te zijn. De wereld draait ook heus door zonder jou. Op een goede manier dan.

Laat het los. Het is vakantie. En die heb je als ondernemer net zo goed verdiend als wanneer je voor een baas werkt en je werk aan je collega kunt overdragen.

Extra tip: neem je eigen assistent als je als ondernemer op vakantie gaat

Goh, dat klinkt eigenlijk wel heel cool! Ik heb dit zelf niet gedaan, maar weet dat verschillende ondernemers om me heen er één hebben: een Virtual Assistant. Die houdt je mailbox in de gaten terwijl jij als ondernemer op vakanite bent, kan ook mailtjes beantwoorden en zorgt ervoor dat alles gestroomlijnd is terwijl jij zorgeloos op je handdoekje ligt.

De kosten vallen vaak ook nog wel mee, omdat je zo’n assistent per uur betaalt en zo iemand supersnel werkt (misschien kan hij/zij wel sneller overweg met mailprogramma’s, ontwerptools, etc. dan jij). Voor nu red ik het prima zonder assistent, maar wie weet trakteer ik mezelf nog eens op zo’n paar professionele extra handen tijdens een toekomstige vakantie.

Want één ding heb ik wel door: vakantie nemen heb je óók nodig als je werk je hobby is. Ga ik vaker doen!

Vind jij het lastig/spannend om vakantie te nemen?

op vakantie als ondernemer
Door Romy

Tikgrage theeleut. Nooit uitgekletst. Ik inspireer je graag om vaker vrolijk in het leven te staan. Dat doe ik door goudeerlijke en persoonlijke teksten te schrijven en liefdevolle tips te delen. Mét een vleugje humor.

Ik ben benieuwd wat jij vindt…

11 Reacties

  1. Darina

    Hele fijne tips. Ik ben dan (nog) geen zelfstandig ondernemer, maar werk in loondienst, maar dan is het soms ook wel een uitdaging, al gaat dat wel heel goed. Fijne vakantie!

    Antwoord
  2. Johanna

    Goede tips. Ik plan eigenlijk geen vakantie. Zeker momenteel niet, wel probeer ik, als er weinig afspraken zijn, een week leeg te houden, of meerder dagen achter elkaar. En dan probeer ik ook alleen leuke, niet verplichte dingen te doen, maar is geen echte vakantie.

    Antwoord
  3. Audrey

    Ik denk dat – zeker in de zomer en rond de feestdagen – ook echt werkelijk geen enkele opdrachtgever opkijkt van het feit dat een freelancer vakantie neemt. Tenminste, ik vind het volkomen normaal en gezond, haha.

    Antwoord
    • Romy

      Klopt helemaal! Ik merkte ook dat geen van mijn opdrachtgevers gek reageerde toen ik mijn vakantie aankaartte en dat veel van hen stiekem zelf ook al weg zijn tijdens mijn vakantie. Zo scheelt mijn vakantie hen misschien zelfs een overdracht ;)

      Antwoord
  4. Geke

    Dank je wel voor deze goede tips.
    Ik vind het ook best moeilijk om vakantie te plannen. Sommige klanten verwachten inderdaad dat je altijd klaarstaat of alles laat vallen als zij je contacteren. Daar ben ik al gelukkig beter in geworden om die af te wimpelen.
    In het najaar ga ik het iets rustiger aan doen, of toch op klantenvlak. Niet echt vakantie omdat ik de tijd wil besteden om eindelijk wat veranderingen door te voeren in onze eigen tuin. Maar allicht zullen er ook wel wat rustdagen bij zijn.

    Antwoord
    • Romy

      Wat goed dat je daarin beter voor jezelf bent gaan opkomen! Juist als ondernemer is dat heel belangrijk, omdat niemand die grenzen voor jou aangeeft.
      En wat goed dat je voor dit najaar wat rustigere periodes hebt gepland! Hopelijk kun je dan naast het werken in je eigen tuin ook lekker ontspannen :)

      Antwoord
  5. bychristiana

    Ik ervaar de laatste tijd dat zeker niet iedereen een out-of-office auto reply heeft aanstaan en dat is soms best een beetje irritant. In sommige gevallen zit ik namelijk echt wel eens op antwoord te wachten en dan krijg je na twee weken een berichtje ‘oh ja, ik was op vakantie’. Deze mensen zouden jouw blogpost moeten lezen voor volgend jaar;-)

    Antwoord
    • Romy

      Als je zelf moet ruiken dat iemand op vakantie was, is dat inderdaad niet bepaald handig. Zo’n out-of-office-mailtje is zo in te stellen, denk ik dan :) Ik gebruik zelf alleen niet zo’n mail als ik mijn mailbox nog wel in de gaten houd en regelmatig mailtjes beantwoord, maar zou niet snel vertrekken zonder iets te laten weten.

      Antwoord
  6. Noor

    Zeer goede tips, zeker de ‘out of office’ mail. Binnenkort heb ik een dagje vrij en ga deze dan ook toepassen hihi, ookal is het maar voor een dagje😁

    Antwoord
  7. Simone

    Ik ben van begin af aan wel op vakantie gegaan, maar ik beantwoord soms nog wel mailtjes. Het ligt een beetje aan de vraag. Toch ga ik tijdens mijn komende vakantie nog even iets meer afstand nemen. Ik hoop dat het lukt haha.

    Antwoord
  8. Iris

    Wat een handige tips! Ik ga ze toch ook maar even toepassen, want voor je het weet is de zomer ook weer voorbij.

    Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Recente blogs