Op een gemiddelde werkdag vind je mij met een notitieboekje aan de ene kant, een planner aan de andere kant en een computer in het midden. Ik ben dan ook elke dag aan het plannen, plannen, plannen. Maar een pro planner? Neuh, dat vind ik mezelf niet bepaald. Het kon allemaal wel wat efficiënter dan die lange en ongestructureerde lijstjes die ik dagelijks als geheugensteun gebruik. Beter plannen werd mijn missie. Dit zijn 7 dingen die ik anders ben gaan doen en die ik jou ook kan aanraden.

1. Beter plannen = plannen per dagdeel

Mijn to-do-lijstjes waren altijd vrij vol. Nogal ongeordend ook. Ik pende vaak allerlei random dingen onder elkaar neer. Op zich pakte het altijd goed uit omdat ik meestal wel mijn agenda uit je hoofd ken, maar als je hoofd al overloopt is dit natuurlijk geen beste strategie. Daar komt nog bij dat ik mijn lijstjes never nooit volledig kon afvinken, omdat ik er soms voor wel 14 uur aan werk op zette. Daarom heb ik het nu over een andere boeg gegooid. Ik plan nu per dagdeel. Ik schat per taak in tot hoe lang ik ermee bezig ben en maak op basis daarvan een dagplanning. Werkt veel beter! Ik kan een stuk beter overzien of mijn planning realistisch is of dat er wat geschrapt moet worden.

2. Plannen op basis van productiviteit

Nog een voordeel van zo’n planning voor de ochtend, middag en (soms) avond, is dat je rekening kunt houden met je energieniveau. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ’s ochtends kan ik vaak veel beter gas erop zetten dan om 5 uur ’s middags. Ook ik ben dus zo iemand die sommige dingen juist alleen ’s avonds kan. Zo blog ik bijna altijd na een werkdag, omdat ik bloggen echt een avondding vind. Aan grote klussen voor werk begin ik dan weer liever ’s ochtends als ik nog alle tijd heb voor zo’n groot project. En om vijf uur ’s middags doe ik vaak dingen als de administratie of foto’s bewerken, wat voor mij een verstand-op-nul-klusje is.

3. Een digitale agenda (ja, toch!)

De dag die je wist dat zou komen, is eindelijk hierrrr… Ja, spuit elf hier heeft toch ook maar een Google Calendar aangemaakt. Voor iemand die bijna alles papierloos doet (ik heb niet eens een printer!), is het best frappant dat ik mijn planning nog altijd op papier maak. Dat bleek de laatste tijd ook lang niet altijd handig te zijn. Er komt vaak wel een spoedklus tussendoor, waardoor ik regelmatig aan het schuiven was. Dat ging alleen wat lastig aangezien de Delete-knop bij geschreven tekst niet werkt. Ook was mijn vakje soms te klein om alle taken op te schrijven. Laat staan om ergens een plotselinge tandartsafspraak tussen te proppen.

Je begrijpt: ik kon niet anders dan het alsnog digitaler gaan aanpakken. Inmiddels ben ook ik dus vrolijk met kleurtjes bezig in Google Calendar. Ik heb mijn blogplanning erin staan met het ene kleurtje, mijn werkafspraken zijn vrolijk roze en de tandartsafspraak is door zijn blauwe kleurtje ook niet meer te missen. Hoe kon ik ooit zonder?

4. Uitwisbare to-do-lists maken

Verder heb ik een goed alternatief voor mijn papieren notitieboekjes: een duurzaam notitieboek. Ook een tip voor beter plannen die ik je kan aanraden. Ik maak namelijk altijd een to-do-list voor de dag zelf. Enige nadeel is dat mijn to-do-lists vaak overambitieus zijn. Af kreeg ik ze bijna nooit, omdat ik er alle “Oh ja, dat moet ook nog!”-dingen op zette die gedurende de dag in me opkwamen. Dat het best slim was om dan ook andere dingen weg te strepen, kwam niet in me op. Tot nu dus! Voor al die taken heb ik nu een uitwisbaar notitieboekje van MOYU. En blij dat ik daarmee ben!

Het duurzame notitieboek bevalt me prima. De vakjes zijn gelukkig een stuk groter dan die in mijn papieren planner. Geen gepriegel meer dus! Ook fijn is dat zo’n uitwisbaar notitieboek veel duurzamer is dan mijn papieren boekje van Action. Dit uitwisbare notitieboekje kun je steeds opnieuw gebruiken en er komt geen papier aan te pas. Verder vind ik het fijn dat ik taken die niet passen kan verschuiven zonder dat het meteen een rommeltje wordt.

Ook fijn: er is ruimte om je prio’s aan te geven. Sinds kort geef ik elke taak een cijfer tussen 1 en 5. Taken met een 1 zijn het belangrijkst. Taken met een 5 kunnen ook prima de volgende dag nog. Werkt heel handig!

5. Taken bundelen

Nog een tip voor beter plannen: bundel taken. De hele tijd switchen tussen taken is dus helemaal niet zo handig. Zo werkt het voor mij niet fijn als ik tussen het werken door foto’s maak voor een blogsamenwerking of continu e-mails beantwoord. Daarom ben ik dat de laatste tijd soortgelijke taken gaan bundelen. Werkt heel efficiënt!

• Ik probeer belafspraken zoveel mogelijk op één dag te plannen. Dan is dat mijn (halve) beldag.
• Productfoto’s of outfitfoto’s maken voor mijn blog doe ik meestal op één dag achter elkaar. Dan kan ik prima achter elkaar doorgaan in plaats van dat ik steeds opnieuw mijn photoprops tevoorschijn moet halen.
• Projecten van 3 uur of korter maak ik altijd in één keer af. Dan raak ik er niet steeds uit.
• Meestal neem ik pauze als ik een hele taak (of een bepaald deel ervan) heb afgerond. Dat maakt het wat makkelijker om de draad daarna weer op te pakken dan als je middenin iets stopt.
• Ik neem op een aantal momenten op de dag de tijd om al mijn e-mails te beantwoorden. Of om alle kleine taakjes die ik nog heb liggen, af te ronden. Die dingen doe ik niet meer steeds tussendoor.

6. Zelf de touwtjes in handen nemen

In loondienst en ook in het begin als ondernemer liet ik me vaak leiden door de waan van de dag. Daarbij legde ik mezelf allerlei veel te krappe deadlines op en leverde ik veel dingen binnen 24 uur op, ook als een klant daar niet om vroeg. Nu neem ik in plaats daarvan mijn eigen planning als uitgangspunt. Ik houd best van een potje krappe deadlines halen op z’n tijd, maar probeer buiten die spannende spoedjes om meer vanuit mijn eigen planning te denken. Past iets wel? En zo niet, wanneer dan wel?

Vaak verbind ik aan een klus direct een dag in mijn agenda. Dan kan ik er ruimte voor vrijmaken. Daarna koppel ik aan de klant terug dat hij uiterlijk de dag na die deadlinedag de tekst ontvangt. Yup, een dag later dus, zodat het alleen maar kan meevallen. “Positief verrassen” noemde mijn werkgever dat altijd.

7. Projecten opsplitsen in taken

Als laatste tip voor beter plannen: maak van een groot project allerlei subprojecten. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik vind het dus nooit zo handig om een mega-project als 1 project te zien. Dan heb je na 1 dag keihard werken nog precies niks af. Tenminste, voor je gevoel dan. Daarom splits ik taken graag op in delen. Bijvoorbeeld als ik voor een klant alle webteksten schrijf. De input verzamelen is 1 taak, de tekst voor de homepage schrijven is 1 taak, etc. Sinds ik dat doe, kan ik meer vinkjes zetten en eindig ik de dag nooit meer met het vervelende gevoel “Wat heb ik nou eigenlijk gedaan vandaag?”. In plaats daarvan klap ik tevreden mijn planner dicht. Whoop whoop, vinkjestijd!

Wat helpt jou bij beter plannen? Heb jij nog een pro-plantip voor mij?

Dit artikel bevat een betaalde samenwerking met MOYU.