Laatst kreeg ik een leuke vraag onder een blogartikel: “Hoe maak jij eigenlijk je planning als freelancer?”. Laat ik nou als structuurmiep dol zijn op plannen, nadenken over plannen én schrijven over plannen. Komt dat even goed uit! Als freelancer heb ik altijd allerlei projecten door elkaar lopen. Een goede planning is dan wat mij betreft een must om geen deadlines te missen en je hoofd niet in één grote chaosbom te laten veranderen. Na drie jaar fulltime freelancen heb ik gelukkig al een tijdje een systeem gevonden dat voor mij goed werkt om een dagplanning te maken. Ik neem je mee in hoe ik dat als tekstschrijver aanpak.

Dagplanning maken als freelancer: waarom doe ik dat?

Laatst vulden we met het team van een tekstbureau waarvoor ik werk een persoonlijkheidstest in. Wat bleek? Op ordelijkheid behaalden we bijna allemaal een hogere score dan de gemiddelde persoon. Zou het aan het vak liggen? Aan het feit dat je als freelancer veel moet schakelen en dus wel overzicht móet hebben? Of zijn we gewoon toevallig allemaal structuurliefhebbers? Geen idee! Maar ik weet in ieder geval van mezelf dat ik heel lekker ga op structuur en op een heldere dag- en weekplanning voor mijn werk.

Daar komt nog bij dat ik als freelancer veel dingen door elkaar heb lopen. Dat is geen klaagzang; ik vind die afwisseling juist het allerleukste aan freelancen. Ik schrijf in een week soms voor twintig verschillende opdrachtgevers. Dan is een dagplanning maken essentieel om al die taken goed te verdelen en te kijken wat wanneer lukt.

Hoe pak ik dat aan, een dagplanning maken?

Takenlijstjes maken doe ik al zolang ik me kan herinneren. Ik ben een lijstjesliefhebber en ben altijd blij als losse flodders op papier zijn neergepend, zodat ik ze uit mijn volle hoofd kan halen. Maar toen ik net freelancete, was mijn planning meestal volstrekt onrealistisch. Ik schreef dan bijvoorbeeld op “werken aan webteksten voor bedrijf X” en plande daarnaast nog eens 5 projecten. Het was alleen totaal onduidelijk wat “werken aan webteksten voor bedrijf X” inhield en ik maakte mijn planningen veel te ambitieus. Het gevolg was dat ik dan tot in de late uurtjes een race tegen de klok aan het schrijven was en dan nog met een onvoldaan gevoel de dag afsloot.

Sindsdien ben ik allerlei dingen gaan veranderen om een realistische planning te maken, het overzicht te houden en mijn dagindeling beter passend te maken binnen de werkuren die ik heb. Dit is hoe ik dat aanpak:

1. Ik houd altijd mijn uren bij

Als je ondernemer bent, dan moet dat vaak ook voor de Belastingdienst vanwege bepaalde belastingaftrek en kortingen. Maar ook als de blauwe-enveloppen-verstuurder dat niet verplicht had gesteld, zou ik het doen. Het helpt mij om mijn planning realistisch te houden.

Ik heb een Excel-sheet in Google Drive waarin ik elke dag bijhoud hoeveel tijd ik aan werkgerelateerde dingen besteed. Dat kan zijn aan opdrachten, maar ook aan randzaken als e-mails versturen, social media bijhouden of offertes opstellen.

De uren die ik voor klanten maak, houd ik daarnaast bij in Toggl. Voor sommige klanten werk ik op uurbasis in plaats van op projectbasis. Dan kan ik aan het einde van de maand aan de hand van Toggl mijn facturen opstellen.

2. Ik schrijf alles direct in mijn (papieren!) agenda

Zodra ik ook maar iets hoor waar ik “wat” mee moet, schrijf ik het op in mijn papieren agenda. Dan is er direct tijd voor gereserveerd, blijft die afspraak niet door mijn hoofd spoken en weet ik zeker dat ik mijn belofte aan de opdrachtgever kan nakomen.

• Komt er een opdracht binnen? Dan reserveer ik direct een paar uur of een dagdeel om daaraan te werken. Als de deadline bijvoorbeeld vrijdag volgende week is voor een blogartikel, reserveer ik nu alvast één uur voor het inlezen op dinsdag en een paar uur voor het uitwerken op woensdag.
• Plant iemand een afspraak in (of het nu voor werk is of een tandartsafspraak)? Dan noteer ik die meteen in mijn agenda én zet ik ‘m in Google Calendar. Dat laatste doe ik omdat ik mijn telefoon met Google Calendar altijd bij de hand heb. Dan weet ik zeker dat ik niet mijn volgende fysio-afspraak plan op het moment dat ik al iets voor werk heb staan (of andersom).
• Ontvang ik een lange e-mail die veel tijd kost om te beantwoorden? Dan schrijf ik op dat ik dat bijvoorbeeld de volgende ochtend ga doen.
• Vraagt een opdrachtgever om facturen altijd op een bepaalde dag te sturen? Dan noteer ik direct in mijn agenda voor die dag dat ik mijn factuur niet mag vergeten.

Op die manier hoeven dingen nooit in mijn hoofd te blijven hangen én hoef ik niet bang te zijn dat ik iets over het hoofd zie.

En ja, ik werk ook anno 2023 nog steeds met een papieren agenda. Dat vind ik ook in dit digitale tijdperk nog steeds het allerfijnst werken. Ik gebruik al een paar jaar op rij de allersimpelste planner van HEMA (het donkerblauwe exemplaar hierboven!). Die heeft dankzij het niet te bescheiden formaat schrijfruimte voor elk kwartier tussen 8.00 uur en 20.00 uur. Genoeg plek om dingen op te schrijven dus!

Het enige nadeel van een papieren agenda is dat je soms dingen moet doorstrepen en dat het dan een vrij chaotisch geheel wordt. Maar daar maak ik nooit zo’n big deal van. Mijn agenda is toch geen pronkstuk dat ik jarenlang bewaar.

3. Ik reserveer tijdblokken voor taken

Voor dingen die minimaal een kwartier tijd kosten, reserveer ik tijdblokken in mijn papieren agenda. Dankzij het bijhouden van mijn uren kan ik redelijk inschatten hoe lang ik ergens mee bezig ben. Ik reserveer dan bijvoorbeeld 2 uur voor een bepaald blogartikel of een half uur voor het beantwoorden van die ene belangrijke e-mail. Sommige taken schrijf ik al van tevoren op een bepaalde dag op, bijvoorbeeld omdat de deadline vlak daarna is. Soms bepaal ik de dag van tevoren wat ik de volgende dag precies inplan.

Wat daarbij voor mij goed werkt als ik een dagplanning ga maken, is dit:

• Maak taken altijd superconcreet. Ik schrijf bijvoorbeeld niet op “Webteksten schrijven voor A.”, maar noteer elke afzonderlijke tekst in mijn agenda. Dan weet ik beter hoeveel tijd het kost en is ook helder wat ik precies moet doen om op schema te lopen.
• Ga per taak na wat er allemaal voor moet gebeuren. Een webtekst schrijven is bijvoorbeeld niet alleen een kwestie van schrijven. Ik moet dan ook input verzamelen, soms een vragenlijst opstellen, zoekwoordenonderzoek doen, etc. Elk van die taakonderdelen geef ik een apart tijdblok.
• Reserveer minimaal een half uur voor ongeplande dingen. Denk aan meetings die uitlopen, e-mails die tussendoor komen of onverwachte telefoontjes.
• Plan voor meetings en telefoontjes liever iets te veel tijd in dan te weinig. Dan kan het alleen maar meevallen.
• Voel je vrij om op de dag zelf te schuiven met taken. Op de afspraken na, is het nooit zo dat de tijdstippen voor taken vaststaan bij mij. Het kan bijvoorbeeld best zijn dat ik om 8.00 uur niet vooruit te branden ben en helemaal geen zin heb om meteen aan die uitgebreide blog te werken. Dan ga ik eerst facturen sturen en een LinkedIn-post schrijven (twee taken die eigenlijk voor later die dag gepland stonden).
• Check gedurende de dag of de planning nog realistisch is. Soms word je vaker gebeld of gemaild dan gehoopt of loopt iets erg uit. Dan kijk ik of ik een taak naar de dag erna kan verschuiven, zodat ik niet met een onvoldaan gevoel de dag eindig.

4. Naast mijn agenda houd ik een takenlijst bij

Dat klinkt misschien wat dubbelop (en is eigenlijk ook best dubbelop). Maar voor mij werkt het goed om naast mijn agenda in een notitieboekje een takenlijst te hebben. In mijn agenda zet ik de grotere taken, afspraken en dingen die ik niet mag vergeten. Op mijn takenlijst schrijf ik alles wat in mijn agenda staat + de dingen die er tijdens die dag bij komen.

Dus stel: iemand mailt me met een vraag waar ik nog in moet duiken. Dat kost hooguit 10 minuten, maar ik zit net middenin iets. Dan schrijf ik het op die takenlijst en weet ik zeker dat ik het niet vergeet.

Of soms popt opeens in me op dat ik iemand nog moet vragen hoe het ervoor staat met een bepaald project. Dan noteer ik zo’n losse flodder ook op mijn lijstje, zodat ik dat later die dag kan doen.

Verder bestaat mijn takenlijst altijd uit twee kolommen: één voor werk (die is het langst) en één voor privétaken. Dat zijn dan dingen als iemand terugappen (ik ben niet altijd de beste apper…), de factuur voor de tandarts betalen, de huisarts bellen of een kaart op de post doen. Dat zijn typisch dingen die ik anders vergeet. Daar maak ik voor en na werk tijd voor.

5. Ik houd voor mijn dagplanning rekening met mijn energie en creativiteit

Ik weet van mezelf dat ik ’s ochtends op mijn productiefst ben, maar wel pas als ik een uur op gang ben. Rond vier uur is mijn focus een stuk minder en krijg ik zeker niet meer een ijzersterk interviewartikel uit mijn toetsenbord geperst. Daarom stem ik mijn planning graag af op mijn eigen concentratie, creativiteit en energie.

Voor mij werkt dit goed, maar ik kan me voorstellen dat sommige mensen juist ’s middags reuze-productief zijn. Of misschien heb je een gigantische middagdip en kom je vlak voor het avondeten weer goed op gang. Een goede dagplanning maken is in mijn ogen vooral kijken naar jouw energieniveau en productiviteit en je planning dáárop afstemmen.

6. Ik geef mezelf één of twee dagen speling

Deze tip kreeg ik ooit van mijn eerste leidinggevende en ik pas hem ook als freelancer graag toe bij een dagplanning maken. Vaak zeg ik tegen een opdrachtgever dat ik iets uiterlijk dinsdagmiddag aanlever, maar heb ik er in werkelijkheid maandagochtend al tijd voor gereserveerd. Met een beetje mazzel kan ik het werk dus al een dag eerder opleveren. Geen probleem, dat is dan een fijne verrassing! Maar als mijn dag net wat anders loopt, heb ik speling en kan ik de deadline alsnog halen.

7. Ik stel proactief een projectplanning voor

Voor sommige opdrachtgevers schrijf ik elke maand of elke week een X aantal teksten. Dan kan ik dat vrij eenvoudig in mijn agenda inplannen. Maar soms is er een project waarvoor bijvoorbeeld 4 weken achter elkaar veel werk op me afkomt. In zo’n geval stel ik altijd zelf een projectplanning voor, die ik ook naar de opdrachtgever mail. Daarin staat wat de taken zijn, wanneer ik tekst X, Y en Z oplever en wanneer de opdrachtgever feedback geeft of input aanlevert.

Door dat met elkaar af te stemmen, kan ik daarna gericht blokken in mijn agenda reserveren voor die taken. Overigens krijg ik van opdrachtgevers ook vaak terug dat ze het fijn vinden als ik met zo’n planning kom. Dat geeft niet alleen mij structuur, maar helpt de ander ook bij zijn planning. Voor een opdrachtgever is het bijvoorbeeld ook niet fijn als ik plotseling tien teksten doorstuur, diegene dat niet ziet aankomen en alles moet omgooien om feedback te kunnen geven. Met een planning voorkom ik dat.

8. Ik zeg ‘nee’ als iets niet lukt

De wonderen zijn de wereld nog niet uit! Dit was ooit mijn grootste ondernemersvalkuil, maar vooral het laatste jaar ben ik er beter in geworden om tóch ‘nee’ te zeggen. Doordat ik mijn agenda altijd voor mijn neus heb liggen, kan ik het goed zien als nieuwe projecten niet passen. Dat geef ik dan eerlijk aan in plaats van direct te kijken of er niet tóch iets te regelen valt. Vaak laat ik ook weten dat het nu niet lukt, maar wel op moment Y. Dan kan de ander zelf kijken of dat past.

Som past het gewoon even niet. Dan kun je maar beter eerlijk zijn dan iets tussendoor te proppen en vervolgens een resultaat op te leveren waar je zelf ook niet achter staat.

Dus zeg ik vaker nee. Ook tegen telefoontjes die niet uitkomen trouwens of tegen koffieafspraken waar ik geen tijd voor heb. Natuurlijk is dat soms jammer. Maar ik weet inmiddels dat ik een leuker mens ben voor mezelf en voor anderen als mijn takenlijst haalbaar is. Dan kan ik met plezier mijn werk doen en houd ik daarnaast tijd over voor mijn blog en voor mensen om me heen (of voor een date met mijn boek, mijn dekentje en Pip).

Hoe pak jij een dagplanning maken aan?