“Hoe houd jij overzicht met 20 projecten tegelijk?”, vroeg iemand me laatst bij een journalistieke cursus. Nou, ik ben als structuurmiep toevallig dol op plannen en daar handige systemen voor bedenken. Als freelance tekstschrijver en journalist heb ik altijd allerlei projecten door elkaar lopen en heb ik met veel mensen contact. Maar dankzij een goede dagplanning zien mijn agenda en hoofd er gelukkig alsnog niet uit als één grote ontplofte chaos. Na 6 jaar fulltime freelancen heb ik een systeem gevonden dat voor mij perfect werkt. Kun jij wel extra orde in de chaos gebruiken of vind je het gewoon leuk om mee te kijken? Ik laat je zien hoe ik met Google Calendar mijn dagplanning maak.

Dagplanning maken als freelancer: waarom doe ik dat?

Toen ik als ondernemer net om de hoek kwam kijken, was mijn planning overambitieus en daarmee volstrekt onrealistisch. Ik schreef dan bijvoorbeeld op “werken aan webteksten voor bedrijf X” en plande daarnaast nog eens 5 projecten. Het was alleen totaal onduidelijk wat “werken aan webteksten voor bedrijf X” inhield en in de praktijk bleek ik daar dan 9 uur mee bezig te zijn. Je kunt wel uitrekenen dat daarna nog eens 5 projecten afmaken totaal onhaalbaar is als je ook nog een paar uur in bed wilt doorbrengen 😉 Het gevolg was dat ik dan tot in de late uurtjes een race tegen de klok aan het schrijven was en dan nog met een onvoldaan gevoel de dag afsloot.

Inmiddels zijn we 6 jaar verder en heb ik gelukkig mijn leven gebeterd. Dat is beter voor mijn stressniveau, voor mijn werkplezier en voor mijn opdrachtgevers. Voor mij is een dagplanning maken om een paar redenen belangrijk:

• Het geeft rust in mijn hoofd als alle taken uitgeschreven zijn. Ik denk dan niet steeds “Niet vergeten om…”.
• Ik haal dankzij mijn planning deadlines altijd. Ik noteer deadlines direct in mijn agenda en reserveer ruim vóór de deadline tijd om eraan te werken.
• Ik heb overzicht over wat er die dag of week moet gebeuren. Daardoor kan ik beter inschatten of een spoedje tussendoor wel of niet past of wanneer ik feedback op een tekst kan verwerken.
• Ik kan opdrachtgevers direct laten weten wanneer ik een opdracht kan oppakken, omdat ik dat overzicht heb.
• De dagplanning maakt het ook makkelijker om ‘nee’ te zeggen. Als ik zie dat mijn hele dag blauw ziet van de afspraken en projecten, dan vind ik het niet moeilijk om aan te geven dat iets (nu) niet lukt.
• Ik vind het een fijn idee om nooit na te hoeven denken “Wat zal ik deze werkdag doen?”. Als ik ’s ochtends lichtelijk brak mijn bed uit rol, hoef ik nooit diep te graven om te bedenken wat er ook alweer op de planning staat. Ik heb meteen een planning om mee aan de slag te gaan.

Daar komt nog bij dat ik als freelancer veel dingen door elkaar heb lopen. Dat is geen klaagzang; ik vind die afwisseling juist het allerleukste aan freelancen. Ik schrijf in een week soms voor twintig verschillende opdrachtgevers. Dan is een dagplanning maken essentieel om niets over het hoofd te zien.

Hoe pak ik dat aan, een dagplanning maken?

Voor mijn dag- en weekplanning werk ik met Google Calendar. Jawel, na jarenlang werken met een papieren agenda ben ik tóch overstag gegaan. In mijn papieren agenda was ik continu dingen aan het doorstrepen en verschuiven, waardoor het een behoorlijke chaos werd. Kwam er een afspraak bij? Dan friemelde ik die er ergens tussen, maar kon ik niet goed zien dat ik voor die afspraak ook iets anders moest opschuiven. Het gevolg? Drukte!

Google Calendar maakt het veel makkelijker om te schuiven met taken of afspraken ertussen te zetten, en ook om ver vooruit te plannen. Ook heb ik Google Calendar op mijn telefoon altijd bij me, waardoor ik bij de fysiotherapeut of tandarts makkelijker kan zien op welke dag ik wel en niet kan. Daarnaast ben ik dankzij deze kalendertool minder overambitieus. Als ik iets aan mijn agenda toevoeg, dan zie ik direct dat er iets anders voor moet sneuvelen. Dat helpt weer om een écht realistische planning te maken.

In 9 stappen een planning maken met Google Calendar

Dit is hoe ik het plannen met Google Calendar aanpak:

1. Ik houd altijd mijn uren bij

Als je ondernemer bent, dan moet je voor de Belastingdienst je uren bijhouden vanwege bepaalde belastingaftrek en kortingen. Maar ook als de blauwe-enveloppen-verstuurder dat niet verplicht had gesteld, zou ik het doen. Uren bijhouden helpt mij om mijn planning realistisch te houden:

• Door structureel bij te houden hoeveel tijd een taak kostte, kan ik beter inschatten hoeveel tijd er in bepaalde taken gaat zitten. Zo weet ik hoeveel tijd ik er in mijn agenda voor moet reserveren.
• Hierdoor kan ik goede ureninschattingen afgeven aan klanten, wat weer helpt als ik offertes maak.
• Als ik een keer niet uitkom met mijn tijd, kan ik goed zien waar ik mijn tijd te krap heb ingeschat. Dan kan ik daar de volgende keer rekening mee houden.
• Het laat me zien waar ik tijd op kan besparen. Zo stak ik in het begin soms 2 uur in een LinkedIn-post of 3 uur in een mini-offerte. Zonde van de tijd natuurlijk! Door op te merken dat daar veel tijd weglekt, kon ik die dingen efficiënter aanpakken.

Hoe ik mijn uren bijhoud? Ik heb daarvoor een Excel-sheet in Google Drive, waarin ik elke dag bijhoud hoeveel tijd ik aan werkgerelateerde dingen besteed. Dat kan zijn aan opdrachten, maar ook aan randzaken als e-mails versturen, social media bijhouden of offertes opstellen. De uren die ik voor klanten maak, houd ik daarnaast bij in Toggl. Voor sommige klanten werk ik op uurbasis in plaats van op projectbasis. Aan de hand van de Toggl-overzichten kan ik aan het eind van de maand mijn facturen opstellen.

2. Ik noteer alles direct in Google Calendar

Mijn belangrijkste planningstip is om alles – maar dan ook echt álles – waar je iets mee moet of wat je niet mag vergeten in je planning te noteren. Ik doe dit zelfs voor lange e-mails die ik niet mag vergeten te beantwoorden. Dan is er direct tijd voor gereserveerd, blijft er geen “Oh ja, vergeten om…”-gedachte door je hoofd spoken en weet je zeker dat je je beloften nakomt.

• Komt er een opdracht binnen? Dan bedenk ik wat daar allemaal bij komt kijken en reserveer ik voor al die subtaken tijd. Is de deadline voor een artikel volgende week vrijdag? Dan verstuur ik direct een e-mail om een interviewafspraak in te plannen, reserveer ik tijd om het interview voor te bereiden, blok ik tijd voor het uitwerken en reserveer ik ook een blokje voor het verwerken van feedback op de dag voor de deadline.
• Plant iemand een afspraak in (of het nu voor werk is of een tandartsafspraak)? Dan reserveer ik die meteen, inclusief eventuele reistijd, in Google Calendar.
• Ontvang ik een lange e-mail die veel tijd kost om te beantwoorden? Dan reserveer ik een moment voor die dag of de dag daarna om een antwoord te schrijven.
• Vraagt een opdrachtgever om facturen altijd op een bepaalde dag te sturen? Dan noteer ik direct in mijn agenda voor die dag dat ik mijn factuur niet mag vergeten.
• Schiet er door mijn hoofd “Oh ja, niet vergeten om…”? Dan schrijf ik het als taak op voor die dag of de dag daarna.
• Ontvang ik feedback op mijn tekst? Ook dan blok ik daar tijd voor op een bepaald moment in de week.
• Vraagt iemand om over X weken ergens op terug te komen? Dat verdient een reminder over een paar weken in mijn agenda.

Dat klinkt misschien overmatig gestructureerd, maar mij helpt het enorm. Van productiviteitsexpert Björn Deusings, auteur van het boek ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ leerde ik dat je hoofd er niet op gemaakt is om dingen te onthouden. Daarvoor heb je veel te veel gedachten op een dag. Door alles op te schrijven, blijft je hersenruimte beschikbaar voor andere dingen.

3. Ik verdeel mijn dag in vrolijk gekleurde tijdblokken

Voor dingen die minimaal een kwartier tijd kosten, reserveer ik tijdblokken in mijn agenda. Daarbij gebruik ik – een fijne tip van een businesscoach – voor elk type taak een eigen kleur. Zelf gebruik ik deze categorieën in mijn agenda:

1. Declarabele werkuren: alle taken die ik betaald uitvoer in een week, van interviews inplannen tot artikelen uitwerken en afstemmen
2. Werkafspraken: de telefoontjes en fysieke afspraken die ik heb voor werk
3. Ondernemen: alle randzaken die bij ondernemen komen kijken, zoals facturen versturen, e-mails beantwoorden en LinkedIn-posts schrijven
4. Blog: alles wat ik doe voor Vaker Vrolijk en mijn Instagram-account
5. Privéafspraken: alle afspraken die ik heb buiten werk om, zoals sportles, boodschappen doen, een afspraak met een vriendin of reistijd naar een afspraak

Door het kleurensysteem zie ik in één oogopslag hoe druk het is qua afspraken. Ook helpt dit systeem mij om mijn uren goed te verdelen over de verschillende typen taken. Is een dag bijvoorbeeld erg paars (a.k.a. heb ik veel werkafspraken)? Dan probeer ik op de andere dagen van die week minder in te plannen.

Waar let ik op als ik mijn planning maak?

Na 6 jaar freelancen ben ik er inmiddels best handig in een goede dagplanning te maken. Dit is waar ik specifiek op let:

• Maak taken altijd superconcreet. Ik schrijf bijvoorbeeld niet op “Webteksten schrijven voor A.”, maar noteer elke afzonderlijke tekst in mijn agenda. Dan weet ik beter hoeveel tijd het kost en is ook helder wat ik precies moet doen.
• Ga per taak na wat er allemaal moet gebeuren. Een interviewartikel schrijven is bijvoorbeeld niet alleen een kwestie van schrijven. Ik moet dan ook een interview plannen, een interview voorbereiden, het interview afnemen, de tekst afstemmen met de geïnterviewde en de tekst finetunen met de opdrachtgever. Zodra ik de opdracht krijg, reserveer ik meteen voor al die taken een apart blok.
• Noteer ook afspraakopties. Als ik met iemand een afspraak wil inplannen, geef ik vaak 2-3 afspraakopties door. Om te voorkomen dat ik dubbele afspraken plan, reserveer ik ook die afspraakopties direct in mijn agenda. Zodra iemand de afspraak definitief bevestigt, schrap ik de andere afspraakopties weer.
• Reserveer minimaal een half uur per dag voor ongeplande dingen. Denk aan meetings die uitlopen, e-mails die tussendoor komen of onverwachte telefoontjes.
• Plan voor meetings en telefoontjes liever iets te veel tijd in dan te weinig. Dan kan het alleen maar meevallen en zit je niet meteen op hete kolen als een afspraak uitloopt.
• Voel je vrij om op de dag zelf te schuiven met taken. Op de afspraken na, staat mijn dagindeling niet vast. Het kan bijvoorbeeld best zijn dat ik om 8.00 uur niet vooruit te branden ben en helemaal geen zin heb om meteen aan die uitgebreide blog te werken. Dan pak ik soms eerst iets op wat voor later die dag gepland stond. En als er een spoedje tussendoor komt, schuif ik ook met taken.
• Check gedurende de dag of de planning nog realistisch is. Soms word je vaker gebeld of gemaild dan gehoopt of kost een taak toch meer tijd. Dan kijk ik of ik een taak naar de dag erna kan verschuiven, zodat ik niet met een onvoldaan gevoel de dag eindig.

Ik heb hier een voorbeeld gemaakt van hoe zo’n planning eruitziet. Dit is een fictieve planning trouwens; om de privacy van opdrachtgevers (en die van mezelf) te beschermen, geef ik je geen inkijkje in mijn échte agenda 😉 Maar die zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

4. Noteer ook reminders in je agenda

Wie met andere mensen werkt, kan er niet omheen: soms moet je op iemand anders wachten. En soms heeft de ander een klein extra duwtje in de rug nodig om er echt werk van te maken. Voor al dat soort taken gebruik ik reminders. Ik reserveer dan een kwartier in mijn agenda en zet in de omschrijving wie ik precies waarvoor moet reminden. Mijn beste tip? Noteer de reminder direct in je agenda nadat je iemand anders een verzoek of vraag hebt gesteld.

5. Ik houd in mijn dagplanning rekening met mijn energie en creativiteit

Ik weet van mezelf dat ik ’s ochtends op mijn productiefst ben, maar wel pas als ik een uur op gang ben. Rond 16.30 uur is mijn focus minder om over naar huis te schrijven en krijg ik zeker niet meer een ijzersterk interviewartikel uit mijn toetsenbord geperst. Daarom stem ik mijn planning graag af op mijn eigen concentratie, creativiteit en energie.

Vaak ziet dat er bij mij ongeveer als volgt uit:

• Ik begin de dag met de simpelste taken, zoals mijn Vaker Vrolijk-artikel op Facebook doorplaatsen, een factuur versturen, simpele e-mails beantwoorden of het nieuws checken voor een pr-opdracht. Dat zijn taken die je snel hebt afgevinkt. Zo is het eerste dopamineshot alvast binnen zonder dat je direct je hoofd hoeft te breken over ingewikkelde materie.
• Daarna pak ik een paar complexere taken op. Denk aan lange blogartikelen, interviewartikelen waar veel research in gaat zitten of een groot project. Tussen 10.00 uur en 15.00 uur ben ik op mijn productiefst en die tijd benut ik graag goed.
• Interviews plan ik het liefst aan het eind van de ochtend of het begin van de middag. Dan kan ik er goed mijn aandacht bij houden en scherpe vragen stellen. ’s Ochtends vroeg ben ik niet op mijn scherpst, om 16.30 uur ook niet.
• Ik eindig de dag met niet al te grote taken. Als ik een keer wat langer moet doorwerken, dan zorg ik dat ik alleen korte teksten tot de laatste uurtjes bewaar.
• Verder bundel ik kleine taken die op elkaar lijken. Als ik bijvoorbeeld teksten in het websitesysteem moet zetten voor een klant, dan doe ik dat liever achter elkaar op een middag dan dat ik elke dag 1 tekst online zet. Dat werkt veel efficiënter.

Voor mij werkt dit goed, maar ik kan me voorstellen dat sommige mensen juist ’s middags reuze-productief zijn. Of misschien heb je een gigantische middagdip en kom je vlak voor het avondeten weer goed op gang. Kijk vooral naar jouw energieniveau. Zo kun je de beste dagplanning voor jou maken.

Wat ook helpt voor je productiviteit? Zorg voor een écht fijne (thuiswerk)plek. Ruim je bureau netjes op, haal overbodige papieren en andere paperassen weg, en zorg voor een ergonomische zitplek. Ik kan zelf inmiddels niet meer zonder een zit-stabureau, wat me ook meteen helpt om inkakkers na de lunch te voorkomen. Verder mag een mooie bureau-onderlegger niet ontbreken. Kijk voor leuke exemplaren vooral eens bij de bureau onderleggers van Topdoek.nl.

6. Ik geef mezelf één of twee dagen speling

Deze tip kreeg ik ooit van mijn eerste leidinggevende en ik pas hem ook als freelancer graag toe bij een dagplanning maken. Vaak zeg ik tegen een opdrachtgever dat ik iets uiterlijk dinsdagmiddag aanlever, maar heb ik er in werkelijkheid maandagochtend al tijd voor gereserveerd. Met een beetje mazzel kan ik het werk dus al een dag eerder opleveren. Geen probleem, dat is dan een fijne verrassing! Maar als mijn dag net wat anders loopt, geeft dat speling en kan ik de deadline alsnog halen.

7. Neem de ander mee in jouw planning

Als je een strakke planning maakt, heb je zelf altijd zicht op wat je wanneer doet. Maar de ander heeft dat niet automatisch, wat nogal eens kan leiden tot “Goh, hoe staat het met X?”-vragen. Dat probeer ik altijd voor te zijn door vooraf aan te geven wanneer ik iets kan opleveren. Ook als er een kink in de kabel is (zoals een geïnterviewde die niet zo snel is met feedback geven), breng ik mijn opdrachtgever op de hoogte. Dat geeft mij én de ander rust.

Als een project bestaat uit veel verschillende taken, dan stel ik graag een projectplanning voor. Die is bedoeld voor mijzelf én de opdrachtgever. Daarin staat wanneer ik tekst X, Y en Z oplever en wanneer de opdrachtgever feedback geeft of input aanlevert. Zo kunnen we er allebei gericht blokken voor reserveren in de agenda.

8. Stel grenzen aan tussendoordingen

Ook een belangrijke: natuurlijk kun je schuiven met je dagplanning, maar daar zijn grenzen aan. Ik schuif zeker dagelijks met taken, omdat er altijd wel dingen tussendoor komen. Maar als ik al 2 uur uitloop op een dag, trek ik vaak voor mezelf een grens. Alles wat er dan nog bij komt, verplaats ik naar de dag erna (of zelfs nog een dag later). Vaak zijn we geneigd om direct in actie te komen als er iets tussendoor komt, maar dat hoeft echt niet altijd. Je kunt prima een telefoontje laten overgaan, een e-mail een dag laten rusten of bij je collega aangeven dat ze morgen de eerste is.

Wat mij ook helpt? Spreek een tijd af als iemand tussendoor met je wil bellen. Dan kun je rustig je taak afmaken en zit je er straks helemaal klaar voor, in plaats van dat het tussen de bedrijven door moet.

9. Ik zeg ‘nee’ als iets niet lukt

Goede planner of niet, niemand kan toveren. Soms moet je nu eenmaal ‘nee’ zeggen tegen taken. Ook daar helpt plannen overigens bij. Doordat ik mijn digitale agenda altijd voor me heb, kan ik het goed zien als nieuwe projecten niet passen. Dat geef ik dan eerlijk aan in plaats van direct te kijken of er niet tóch iets te regelen valt. Vaak laat ik ook weten dat het nu niet lukt, maar wel op moment Y. Dan is het geen harde afwijzing, maar bied je ook een alternatief aan.

Soms past het gewoon even niet. Dan kun je maar beter eerlijk zijn dan iets tussendoor te proppen en vervolgens een resultaat op te leveren waar je niet achter staat.

Dus zeg iets vaker nee. Ook tegen telefoontjes die niet uitkomen, tegen koffieafspraken waar je geen puf voor hebt of tegen de collega die vraagt of je “misschien even kunt helpen bij…”. Nu even niet. Natuurlijk is dat soms jammer. Maar ik weet inmiddels dat ik een leuker mens ben voor mezelf en voor anderen als mijn takenlijst haalbaar is. Dan kan ik met plezier mijn werk doen en houd ik daarnaast tijd over voor leuke niet-werkdingen.

Hoe pak jij het maken van een dagplanning aan?