dagplanning maken 6

Een dagplanning maken als freelancer, zo pak ik dat aan!

  • 29 juni 2023
  • 6 Reacties

Laatst kreeg ik een leuke vraag onder een blogartikel: “Hoe maak jij eigenlijk je planning als freelancer?”. Laat ik nou als structuurmiep dol zijn op plannen, nadenken over plannen én schrijven over plannen. Komt dat even goed uit! Als freelancer heb ik altijd allerlei projecten door elkaar lopen. Een goede planning is dan wat mij betreft een must om geen deadlines te missen en je hoofd niet in één grote chaosbom te laten veranderen. Na drie jaar fulltime freelancen heb ik gelukkig al een tijdje een systeem gevonden dat voor mij goed werkt om een dagplanning te maken. Ik neem je mee in hoe ik dat als tekstschrijver aanpak.

Dagplanning maken als freelancer: waarom doe ik dat?

Laatst vulden we met het team van een tekstbureau waarvoor ik werk een persoonlijkheidstest in. Wat bleek? Op ordelijkheid behaalden we bijna allemaal een hogere score dan de gemiddelde persoon. Zou het aan het vak liggen? Aan het feit dat je als freelancer veel moet schakelen en dus wel overzicht móet hebben? Of zijn we gewoon toevallig allemaal structuurliefhebbers? Geen idee! Maar ik weet in ieder geval van mezelf dat ik heel lekker ga op structuur en op een heldere dag- en weekplanning voor mijn werk.

Voor mij is een dagplanning maken om een paar redenen belangrijk:

  • Het geeft rust in mijn hoofd als alle taken uitgeschreven zijn. Ik denk dan niet steeds “Niet vergeten om…”.
  • Ik haal dankzij mijn planning deadlines altijd. Ik noteer deadlines direct in mijn agenda en reserveer ruim vóór de deadline tijd om eraan te werken.
  • Ik heb overzicht over wat er die dag of week moet gebeuren. Daardoor kan ik bijvoorbeeld beter inschatten of dat ene etentje ’s avonds of dat spoedje tussendoor wel of niet past.
  • Ik kan opdrachtgevers direct laten weten wanneer ik een opdracht kan oppakken, omdat ik dat overzicht heb.
  • De dagplanning maakt het ook makkelijker om ‘nee’ te zeggen. Als ik zie dat mijn hele dag blauw ziet van de afspraken en projecten, dan vind ik het niet zo moeilijk om aan te geven dat iets niet (nu) gaat lukken.
  • Een dagplanning motiveert mij om enthousiast aan de slag te gaan. Vinkjes zetten op mijn takenlijst is altijd goed voor een endorfine-shot.
  • Ik vind het een fijn idee om nooit na te hoeven denken “Wat zal ik deze werkdag doen?”. Dat is al helemaal fijn als je ’s ochtends brak uit je bed komt en heel diep moet graven om te bedenken wat er ook alweer op de planning staat.

Daar komt nog bij dat ik als freelancer veel dingen door elkaar heb lopen. Dat is geen klaagzang; ik vind die afwisseling juist het allerleukste aan freelancen. Ik schrijf in een week soms voor twintig verschillende opdrachtgevers. Dan is een dagplanning maken essentieel om al die taken goed te verdelen en te kijken wat wanneer lukt.

Hoe pak ik dat aan, een dagplanning maken?

Takenlijstjes maken doe ik al zolang ik me kan herinneren. Ik ben een lijstjesliefhebber en ben altijd blij als losse flodders op papier zijn neergepend, zodat ik ze uit mijn volle hoofd kan halen. Maar toen ik net freelancete, was mijn planning meestal volstrekt onrealistisch. Ik schreef dan bijvoorbeeld op “werken aan webteksten voor bedrijf X” en plande daarnaast nog eens 5 projecten. Het was alleen totaal onduidelijk wat “werken aan webteksten voor bedrijf X” inhield en ik maakte mijn planningen veel te ambitieus. Het gevolg was dat ik dan tot in de late uurtjes een race tegen de klok aan het schrijven was en dan nog met een onvoldaan gevoel de dag afsloot.

Sindsdien ben ik allerlei dingen gaan veranderen om een realistische planning te maken, het overzicht te houden en mijn dagindeling beter passend te maken binnen de werkuren die ik heb. Dit is hoe ik dat aanpak:

1. Ik houd altijd mijn uren bij

Als je ondernemer bent, dan moet dat vaak ook voor de Belastingdienst vanwege bepaalde belastingaftrek en kortingen. Maar ook als de blauwe-enveloppen-verstuurder dat niet verplicht had gesteld, zou ik het doen. Het helpt mij om mijn planning realistisch te houden.

Ik heb een Excel-sheet in Google Drive waarin ik elke dag bijhoud hoeveel tijd ik aan werkgerelateerde dingen besteed. Dat kan zijn aan opdrachten, maar ook aan randzaken als e-mails versturen, social media bijhouden of offertes opstellen.

De uren die ik voor klanten maak, houd ik daarnaast bij in Toggl. Voor sommige klanten werk ik op uurbasis in plaats van op projectbasis. Dan kan ik aan het einde van de maand aan de hand van Toggl mijn facturen opstellen.

Ook als ik niet op uurbasis werk, houd ik standaard bij hoe lang ik met een werktaak bezig ben. Om een paar redenen:

  • Daardoor kan ik tegenwoordig beter inschatten hoeveel tijd er in bepaalde taken gaat zitten. Zo weet ik hoeveel tijd ik er in mijn agenda voor moet reserveren.
  • Zo kan ik checken of mijn ureninschattingen voor klanten wel kloppen. Zo schatte ik mijn tijden in offertes als beginnend ondernemer altijd veel te krap in. Dan dacht ik bijvoorbeeld feedback verwerken op 20 teksten wel in 1 uur te doen. In werkelijkheid ging er 4 uur in zitten. Mijn fout! Sinds ik dat heb opgemerkt, kan ik meer kloppende tijdsinschattingen maken én helderder naar klanten toe communiceren hoeveel feedbackrondes er bij een offerte inbegrepen zijn.
  • Als ik op dagen niet uitkom met mijn tijd, kan ik goed zien waar ik mijn tijd te krap heb ingeschat. Dan kan ik daar de volgende keer rekening mee houden, zodat ik niet in de knoop kom met mijn planning.
  • Het helpt om kansen te zien om tijd te besparen. Ik deed bijvoorbeeld ooit twee uur over offertes maken, ook voor een kleine opdracht. Door dat soort dingen op te merken, kan ik het efficiënter aanpakken.
dagplanning maken 2

2. Ik schrijf alles direct in mijn (papieren!) agenda

Zodra ik ook maar iets hoor waar ik “wat” mee moet, schrijf ik het op in mijn papieren agenda. Dan is er direct tijd voor gereserveerd, blijft die afspraak niet door mijn hoofd spoken en weet ik zeker dat ik mijn belofte aan de opdrachtgever kan nakomen.

  • Komt er een opdracht binnen? Dan reserveer ik direct een paar uur of een dagdeel om daaraan te werken. Als de deadline bijvoorbeeld vrijdag volgende week is voor een blogartikel, reserveer ik nu alvast één uur voor het inlezen op dinsdag en een paar uur voor het uitwerken op woensdag.
  • Plant iemand een afspraak in (of het nu voor werk is of een tandartsafspraak)? Dan noteer ik die meteen in mijn agenda én zet ik ‘m in Google Calendar. Dat laatste doe ik omdat ik mijn telefoon met Google Calendar altijd bij de hand heb. Dan weet ik zeker dat ik niet mijn volgende fysio-afspraak plan op het moment dat ik al iets voor werk heb staan (of andersom).
  • Ontvang ik een lange e-mail die veel tijd kost om te beantwoorden? Dan schrijf ik op dat ik dat bijvoorbeeld de volgende ochtend ga doen.
  • Vraagt een opdrachtgever om facturen altijd op een bepaalde dag te sturen? Dan noteer ik direct in mijn agenda voor die dag dat ik mijn factuur niet mag vergeten.

Op die manier hoeven dingen nooit in mijn hoofd te blijven hangen én hoef ik niet bang te zijn dat ik iets over het hoofd zie.

En ja, ik werk ook anno 2023 nog steeds met een papieren agenda. Dat vind ik ook in dit digitale tijdperk nog steeds het allerfijnst werken. Ik gebruik al een paar jaar op rij de allersimpelste planner van HEMA (het donkerblauwe exemplaar hierboven!). Die heeft dankzij het niet te bescheiden formaat schrijfruimte voor elk kwartier tussen 8.00 uur en 20.00 uur. Genoeg plek om dingen op te schrijven dus!

Het enige nadeel van een papieren agenda is dat je soms dingen moet doorstrepen en dat het dan een vrij chaotisch geheel wordt. Maar daar maak ik nooit zo’n big deal van. Mijn agenda is toch geen pronkstuk dat ik jarenlang bewaar.

dagplanning maken 7

3. Ik reserveer tijdblokken voor taken

Voor dingen die minimaal een kwartier tijd kosten, reserveer ik tijdblokken in mijn papieren agenda. Dankzij het bijhouden van mijn uren kan ik redelijk inschatten hoe lang ik ergens mee bezig ben. Ik reserveer dan bijvoorbeeld 2 uur voor een bepaald blogartikel of een half uur voor het beantwoorden van die ene belangrijke e-mail. Sommige taken schrijf ik al van tevoren op een bepaalde dag op, bijvoorbeeld omdat de deadline vlak daarna is. Soms bepaal ik de dag van tevoren wat ik de volgende dag precies inplan.

Wat daarbij voor mij goed werkt als ik een dagplanning ga maken, is dit:

  • Maak taken altijd superconcreet. Ik schrijf bijvoorbeeld niet op “Webteksten schrijven voor A.”, maar noteer elke afzonderlijke tekst in mijn agenda. Dan weet ik beter hoeveel tijd het kost en is ook helder wat ik precies moet doen om op schema te lopen.
  • Ga per taak na wat er allemaal voor moet gebeuren. Een webtekst schrijven is bijvoorbeeld niet alleen een kwestie van schrijven. Ik moet dan ook input verzamelen, soms een vragenlijst opstellen, zoekwoordenonderzoek doen, etc. Elk van die taakonderdelen geef ik een apart tijdblok.
  • Reserveer minimaal een half uur voor ongeplande dingen. Denk aan meetings die uitlopen, e-mails die tussendoor komen of onverwachte telefoontjes.
  • Plan voor meetings en telefoontjes liever iets te veel tijd in dan te weinig. Dan kan het alleen maar meevallen.
  • Voel je vrij om op de dag zelf te schuiven met taken. Op de afspraken na, is het nooit zo dat de tijdstippen voor taken vaststaan bij mij. Het kan bijvoorbeeld best zijn dat ik om 8.00 uur niet vooruit te branden ben en helemaal geen zin heb om meteen aan die uitgebreide blog te werken. Dan ga ik eerst facturen sturen en een LinkedIn-post schrijven (twee taken die eigenlijk voor later die dag gepland stonden).
  • Check gedurende de dag of de planning nog realistisch is. Soms word je vaker gebeld of gemaild dan gehoopt of loopt iets erg uit. Dan kijk ik of ik een taak naar de dag erna kan verschuiven, zodat ik niet met een onvoldaan gevoel de dag eindig.

4. Naast mijn agenda houd ik een takenlijst bij

Dat klinkt misschien wat dubbelop (en is eigenlijk ook best dubbelop). Maar voor mij werkt het goed om naast mijn agenda in een notitieboekje een takenlijst te hebben. In mijn agenda zet ik de grotere taken, afspraken en dingen die ik niet mag vergeten. Op mijn takenlijst schrijf ik alles wat in mijn agenda staat + de dingen die er tijdens die dag bij komen.

Dus stel: iemand mailt me met een vraag waar ik nog in moet duiken. Dat kost hooguit 10 minuten, maar ik zit net middenin iets. Dan schrijf ik het op die takenlijst en weet ik zeker dat ik het niet vergeet.

Of soms popt opeens in me op dat ik iemand nog moet vragen hoe het ervoor staat met een bepaald project. Dan noteer ik zo’n losse flodder ook op mijn lijstje, zodat ik dat later die dag kan doen.

Verder bestaat mijn takenlijst altijd uit twee kolommen: één voor werk (die is het langst) en één voor privétaken. Dat zijn dan dingen als iemand terugappen (ik ben niet altijd de beste apper…), de factuur voor de tandarts betalen, de huisarts bellen of een kaart op de post doen. Dat zijn typisch dingen die ik anders vergeet. Daar maak ik voor en na werk tijd voor.

dagplanning maken 5

5. Ik houd voor mijn dagplanning rekening met mijn energie en creativiteit

Ik weet van mezelf dat ik ’s ochtends op mijn productiefst ben, maar wel pas als ik een uur op gang ben. Rond vier uur is mijn focus een stuk minder en krijg ik zeker niet meer een ijzersterk interviewartikel uit mijn toetsenbord geperst. Daarom stem ik mijn planning graag af op mijn eigen concentratie, creativiteit en energie.

Vaak ziet dat er bij mij ongeveer als volgt uit:

  • Ik begin de dag met de simpelste taken, zoals mijn Vaker Vrolijk-artikel op Facebook doorplaatsen, een factuur versturen of simpele e-mails beantwoorden. Dat zijn van die taken die je snel hebt afgevinkt. Dan is het eerste endorfine-shot alvast binnen zonder dat je direct je hoofd hoeft te breken over ingewikkelde materie.
  • Daarna pak ik een paar complexere taken op. Denk aan lange blogartikelen, interviewartikelen waar veel research in gaat zitten of een groot project. Tussen 10.00 uur en 14.00 uur ben ik op mijn productiefst en die tijd gebruik ik graag goed.
  • Interviews plan ik het liefst aan het eind van de ochtend of het begin van de middag. Dan kan ik er goed mijn aandacht bij houden en scherpe vragen stellen. Ook heb ik dan later op de dag nog tijd om een eerste begin te maken met het uitwerken.
  • Ik eindig de dag met niet te grote taken. Als ik een keer wat langer moet doorwerken, dan zorg ik dat ik alleen korte teksten tot de laatste uurtjes bewaar. Als ik er dan nog een uitgebreid verslag uit moet persen, gaat dat niet van een leien dakje.
  • Verder bundel ik kleine taken die op elkaar lijken. Als ik voor een klant een flinke workload heb liggen, schrijf ik het liefst 2-3 artikelen voor die klant achter elkaar. Dan zit ik er lekker in.

Voor mij werkt dit goed, maar ik kan me voorstellen dat sommige mensen juist ’s middags reuze-productief zijn. Of misschien heb je een gigantische middagdip en kom je vlak voor het avondeten weer goed op gang. Een goede dagplanning maken is in mijn ogen vooral kijken naar jouw energieniveau en productiviteit en je planning dáárop afstemmen.

6. Ik geef mezelf één of twee dagen speling

Deze tip kreeg ik ooit van mijn eerste leidinggevende en ik pas hem ook als freelancer graag toe bij een dagplanning maken. Vaak zeg ik tegen een opdrachtgever dat ik iets uiterlijk dinsdagmiddag aanlever, maar heb ik er in werkelijkheid maandagochtend al tijd voor gereserveerd. Met een beetje mazzel kan ik het werk dus al een dag eerder opleveren. Geen probleem, dat is dan een fijne verrassing! Maar als mijn dag net wat anders loopt, heb ik speling en kan ik de deadline alsnog halen.

dagplanning maken 3

7. Ik stel proactief een projectplanning voor

Voor sommige opdrachtgevers schrijf ik elke maand of elke week een X aantal teksten. Dan kan ik dat vrij eenvoudig in mijn agenda inplannen. Maar soms is er een project waarvoor bijvoorbeeld 4 weken achter elkaar veel werk op me afkomt. In zo’n geval stel ik altijd zelf een projectplanning voor, die ik ook naar de opdrachtgever mail. Daarin staat wat de taken zijn, wanneer ik tekst X, Y en Z oplever en wanneer de opdrachtgever feedback geeft of input aanlevert.

Door dat met elkaar af te stemmen, kan ik daarna gericht blokken in mijn agenda reserveren voor die taken. Overigens krijg ik van opdrachtgevers ook vaak terug dat ze het fijn vinden als ik met zo’n planning kom. Dat geeft niet alleen mij structuur, maar helpt de ander ook bij zijn planning. Voor een opdrachtgever is het bijvoorbeeld ook niet fijn als ik plotseling tien teksten doorstuur, diegene dat niet ziet aankomen en alles moet omgooien om feedback te kunnen geven. Met een planning voorkom ik dat.

Tip: online projectmanagementtools

Voor opdrachtgevers heb ik ook weleens gewerkt met samenwerkingstools als Asana, Trello en Monday (zelf vind ik Trello van die drie het fijnst!). Dat is ook zeker een fijne optie, maar ik gebruik ze zelf alleen voor projecten waar heel veel mensen bij komen kijken. Als ik één of twee contactpersonen heb, werk ik net zo lief met een ouderwetse planning in Word die ik doorstuur. Scheelt weer een uur tijd om een Trello-bord aan te maken 😉

8. Ik zeg ‘nee’ als iets niet lukt

De wonderen zijn de wereld nog niet uit! Dit was ooit mijn grootste ondernemersvalkuil, maar vooral het laatste jaar ben ik er beter in geworden om tóch ‘nee’ te zeggen. Doordat ik mijn agenda altijd voor mijn neus heb liggen, kan ik het goed zien als nieuwe projecten niet passen. Dat geef ik dan eerlijk aan in plaats van direct te kijken of er niet tóch iets te regelen valt. Vaak laat ik ook weten dat het nu niet lukt, maar wel op moment Y. Dan kan de ander zelf kijken of dat past.

Som past het gewoon even niet. Dan kun je maar beter eerlijk zijn dan iets tussendoor te proppen en vervolgens een resultaat op te leveren waar je zelf ook niet achter staat.

Dus zeg ik vaker nee. Ook tegen telefoontjes die niet uitkomen trouwens of tegen koffieafspraken waar ik geen tijd voor heb. Natuurlijk is dat soms jammer. Maar ik weet inmiddels dat ik een leuker mens ben voor mezelf en voor anderen als mijn takenlijst haalbaar is. Dan kan ik met plezier mijn werk doen en houd ik daarnaast tijd over voor mijn blog en voor mensen om me heen (of voor een date met mijn boek, mijn dekentje en Pip).

Hoe pak jij een dagplanning maken aan?

1

BLIJF OP DE HOOGTE

Laat je e-mailadres hieronder achter. Dan stuur ik je een mailtje zodra ik een nieuw bericht heb geplaatst.

blogger romy vakervrolijk

Door Romy

Tikgrage theeleut. Nooit uitgekletst. Ik inspireer je graag om vaker vrolijk in het leven te staan. Dat doe ik door goudeerlijke en persoonlijke teksten te schrijven en liefdevolle tips te delen. Mét een vleugje humor.

Ik ben benieuwd wat jij vindt…

  1. Naomi 29 juni 2023 op 8:28 am - Beantwoord

    Heel erg interessant om te lezen. Vooral ook hoe je dat dus doet qua indeling en dat rekening houdt met je energie op een dag. En eh, hier ook een Google-agenda voor de afspraken (want altijd bij me), maar verder gaan die afspraken uiteindelijk in de papieren planner waar alle taken in staan. Want dat streept zo lekker. Ik snap je planning op papier helemaal.

  2. Daenelia 29 juni 2023 op 9:15 am - Beantwoord

    Dit artkel komt net op tijd. Ik ben namelijk ook bezig met het herzien van veel van mijn planningmethodes en communicatie daar over. Voor mij werkt het heel goed om in blokken van 2 uur te werken, als ik met een project bezig ben. En mijn taken, vooral terugkerende taken, hebben standaard een tijdsduur voor mij, zodat het makkelijk in die blokken te plannen is. Ik gebruik ook een timer op mijn telefoon, voor het bijhouden van mijn uren. Ook de uren die ik aan mijn onderneming besteed: die vang ik in een apart project. En mijn papieren agenda is meer een plek waar ik mijn Washi tape collectie en stickers in bewaar … meer voor de leuk dan voor het praktische gedeelte. Want alles staat in een online kalender voor mij. Dat maakt het schuiven met tijdblokken ook makkelijker. En in een andere online tool streep ik dan electronisch weg welke taken ik gedaan heb. Dat houdt mijn papieren agenda dan wat mooier. Echt, ik zou niet zonder mijn papieren agenda willen, maar het is geen praktische agenda. Echt alleen voor de mooi.

  3. Geke 29 juni 2023 op 8:02 pm - Beantwoord

    Wat fijn dat je zo’n goede manier van plannen gevonden hebt die bij jou past en je echt helpt.

    Ik vind zelf een planning maken best moeilijk omdat het zo varieert wat ik per dag al dan niet kan. En ook omdat sommige fases bij mij, vooral de schetsfase voor het ontwerp, de ene keer heel vlot gaan en de andere keer moeizamer. Dus er valt niet altijd een lijn in te trekken.

    Maar dat nee zeggen heb ik intussen ook al geleerd. Nee tegen projecten die me niet liggen (parkings en opritten) en nee tegen haastklussen.
    Dat is vaak een van de eerste vragen die ik stel: hoe dringend is het? Als het idee is dat ze binnen twee weken een volledig ontwerp hebben, dan mogen ze iemand anders zoeken.
    Ik ben altijd wel met een of meer projecten bezig, en wil die ook netjes kunnen afwerken of combineren, en kan (wil!) niet zomaar alles opzij schuiven voor iets nieuws. Anderzijds als ik bezig ben met hun project, schuif ik dat dan ook niet opzij. Dus dat is voor mij de beste manier van werken 🙂
    Heb ik er blijkbaar toch al een beetje systeem in zonder het te weten 😉

  4. Anne-Wil 30 juni 2023 op 8:03 pm - Beantwoord

    Wat superleuk dat je mijn vraag beantwoord hebt! Dankjewel voor de nuttige tips 😄

  5. Johanna 4 juli 2023 op 10:45 am - Beantwoord

    Interessant. Ook ik ben weer eens aan het sleutelen aan mijn planningssysteem. Heb te veel papieren agenda’s en notitieboekjes, en een niet functionerend of beter gezegd verwaarloosd digitaal system. Dus daar moet weer in geschrapt worden. Jouw mail wordt nog eens goed bekeken om te kijken welke elementen voor mij goed zijn.

  6. Saskia 22 juli 2023 op 10:43 am - Beantwoord

    Leuk om te lezen hoe dit voor jou in zijn werk gaat. Leuk, zo’n kijkje achter de schermen vooral aangezien ik heel ander werk heb.

Recente blogs

Oud & Nieuw | Mijn nieuwe & tweedehands aanwinsten

27 augustus 2019|Lifestyle|

De afgelopen weken heb ik een paar nieuwe aanwinsten aan mijn garderobe (en badkamerkastje) toegevoegd. Sommige nieuw, sommige tweedehands gescoord bij de kringloopwinkel. Zo kocht ik een geurige traktatie voor mezelf, scoorde ik een paar nogal bloemige items en kocht ik bij de kringloopwinkel een trenchcoat waar ik direct stapelverliefd op was. Kijk je mee naar mijn nieuwe (en tweedehands) aankopen?

Onze beige PAX-kledingkast (en de kleurrijke kleding die daarin hangt)

26 april 2024|Outfits, Interieur|

Wie kent 'm niet: dé PAX? Die ene kledingkast van IKEA die half Nederland wel in één of andere vorm in huis heeft staan. Ook wij zijn fan van deze fijne en betaalbare kledingkast die je helemaal naar eigen wens kunt inrichten. De witte PAX-hoekkast in ons oude huis verkochten we aan de nieuwe bewoner. In ons nieuwe huis kwam er iets nóg veel mooiers voor terug: een beige PAX-kledingkast met eindeloos veel opbergplek én volop hangruimte om al mijn kleurrijke jurken aan uit te stallen. Ja, hier spreken twee gelukkige kasteigenaren. Barts boxershorts en Happy Socks zal ik je besparen. Maar ik geef je wél graag een inkijkje in mijn deel van onze fijne kast vol kleur.

7 dingen om vooral NIET meer over te piekeren

13 maart 2020|Persoonlijke groei|

Slapeloze nachten. Lijstjes met voor- en nadelen. Of een hoofd vol zorgen en stress. Ik ben vast niet de enige die weleens aan het piekeren slaat. Je wilt het niet, maar voordat je het weet schiet je hoofd in de overdenkmodus en je lijf in standje stress. Dat terwijl veel piekergedachten nog geen minuut van je tijd verdienen. Tja, ik weet er alles van. En omdat bewustzijn altijd stap 1 is naar verandering, deel ik 7 dingen die het gepieker niet waard zijn.