Terwijl je hard je best doet om die ene opdracht vóór 17.00 uur door te sturen naar je klant, gaat je telefoon. Oeps, deze móet je nemen! Ondertussen zie je vanuit je ooghoek een e-mail binnenkomen. Een mogelijke nieuwe klant! Je kunt je nieuwsgierigheid niet bedwingen en klikt met je aandacht nog maar half bij het telefoontje het bericht open. Tegelijkertijd komt er een factuur binnen die je moet betalen. En oh ja, een andere klant vraagt je via WhatsApp ook nog iets. Yup, dat is hoe het freelancersleven kán gaan. En hoe het er in mijn eerste freelancersjaar standaard aan toeging. Gelukkig zijn er genoeg manieren om als freelancer de druk op het werk te verlagen. Probeer deze 10 tips!

1. Kijk op maandag kritisch naar je werkweek

Op maandagochtend ligt de hele werkweek nog voor je. Je zou denken: een goed moment om direct de eerste taken af te vinken. Geen minuut te verliezen! Zo was ik ook altijd. Maar ik heb sinds een tijdje een nieuwe gewoonte ingebouwd voor meer rust als freelancer: op zondagavond of maandagochtend werp ik een blik op mijn planning voor die week. Wat staat er voor die week gepland? Word ik blij van hoe mijn planning eruitziet? Oogt het realistisch? Zijn er dagen waar ik nu al stress van krijg? Als dat zo is, kijk ik direct of ik dingen kan verschuiven, aanpassen of schrappen.

• Staat er meer in je agenda dan haalbaar is in een week? Kijk of je taken kunt verplaatsen naar een week erna of kunt schrappen of uitbesteden.
• Is het druk op het werk en zie je taken die zeker geen must zijn (zoals die ene review op je website toevoegen)? Schrap ze en zet ze in je agenda op een rustigere dag over een paar weken.
• Zijn er te volle dagen waar je al haast bij voorbaat stress van krijgt? Kijk of je iets kunt opschuiven, een afspraak kunt verplaatsen of dingen kunt schrappen.
• Dubbelcheck of je genoeg rustmomenten en uitlooptijd hebt ingepland. Heb je bijvoorbeeld rekening gehouden met reistijd? Staan je pauzes wel in je agenda? Heb je er rekening mee gehouden dat je na een meeting misschien aantekeningen moet verwerken?
• Valt er overdag weinig te verplaatsen? Kijk dan naar je avonden. Kun je in je privétijd misschien dingen veranderen om meer rust te creëren? Bijvoorbeeld door niet naar die ene borrel te gaan of je sportsessie ’s ochtends in plaats van ’s avonds te plannen?
• Staan bepaalde dagen wel heel vol met uitstelwaardige vind-ik-niet-leuk-taken? Gooi je planning op de schop en zorg ervoor dat er elke dag iets leuks tussen zit. Verdeel je administratie bijvoorbeeld over twee dagen, zodat je het kunt afwisselen met dingen waar je wél lol aan beleeft.

2. Besteed uit wat jij supersaai of zenuwslopend vindt

We hebben allemaal wel van die taken die je maar voor je uit blijft schuiven. Geen zin in. Geen tijd voor. Of bang dat het alweer niet gaat zoals je wilt. Als je net begint met ondernemen, heb je uiteraard niet altijd de middelen om taken uit te besteden. Nog steeds heb ik zeker geen tienkoppig freelancerteam om me heen (die behoefte voel ik ook niet!). Maar van de taken waar ik écht niets aan vind of waar ik gewoon weinig van bak, heb ik wel besloten om ze niet meer (helemaal) zelf op te pakken.

Zo doe ik mijn administratie (facturen versturen, betalingen inboeken en btw-aangiftes) gewoon zelf, maar helpt mijn vader een handje bij de jaarlijkse belastingaangifte. Op mijn pensioenvoorziening heb ik een financieel adviseur gezet (taaie en saaie materie waar ik me liever niet aan waag). En mijn website en blog updaten en werkend houden doe ik al een hele tijd niet meer zelf. Ik herinner me nog dat ik ooit 8 uur bezig was om een header op mijn site netjes te krijgen. Ik ben blij dat mijn websitebouwer dat nu in een half uur voor me fixt.

In plaats van er een freelancer of bureau op te zetten, kun je ook kijken welke taken je kunt automatiseren. Zo bestaan er voor je boekhouding allerlei programma’s (zoals Rompslomp, e-Boekhouden en Moneybird) waarmee je jezelf veel administratief werk bespaart. Ook je salarisadministratie (als je een groter bedrijf hebt) kun je aan een slimme tool overlaten. Voor grafische vormgeving is Canva een handige tool als je niet zelf urenlang met Photoshop wilt prutsen. Verder ken ik mensen die laaiend enthousiast zijn over Calendly: een tool waarmee geïnteresseerden rechtstreeks een (kennismakings)afspraak in je agenda kunnen inplannen. Ook een fijne tijdbespaarder!

3. Werk meer op je eigen voorwaarden

Daarmee bedoel ik niet zozeer de kleine lettertjes uit je algemene voorwaarden. Ik bedoel dat je voor jezelf bepaalt welke werkwijze jij in samenwerkingen hanteert. Toen ik net freelancer was, paste ik me altijd aan de opdrachtgever aan. Dat klinkt nobel, maar het werkte vooral veel onrust bij mij in de hand. Was een opdrachtgever geneigd om feedback in 5 spraakberichtjes te sturen, dan ging ik daar akkoord mee. Appte iemand op zondag prangende werkvragen door, dan beantwoordde ik die gewoon. Of had iemand de wens om voor een piepkleine opdracht eerst kennis te maken op twee uur treinen bij mij vandaan, dan stapte ik zo het OV in. Ik dacht dat ik me standaard naar de klant moest voegen.

De laatste paar jaar neem ik meer zelf de touwtjes in handen. Opdrachtgevers vinden het vaak juist fijn en het komt ook professioneel over als jij zelf aangeeft wat je werkwijze is. Ik geef nu bijvoorbeeld zelf aan hoe ik feedback op een tekst het liefst ontvang (in opmerkingen in de kantlijn van een document, niet in spraakberichtjes of tijdens een spontaan telefoontje of een koffieafspraak). In mijn offerte leg ik altijd netjes uit hoe ik te werk ga, hoeveel feedbackrondes er zijn en of ik wel of niet op locatie werk.

Voorwaarden creëren rust als freelancer. Sowieso voor jouzelf, maar vaak ook voor de opdrachtgever. Als ik een loodgieter inschakel, ben ik bijvoorbeeld ook blij als diegene eerlijk zegt wat ik kan verwachten, wanneer ik hem wel/niet kan bellen en laat weten dat ik bepaalde pijpen beter aan een andere specialist kan overlaten.

4. Baken je telefoontijden af voor minder druk op het werk

Als tekstschrijver ga ik lekker op focusblokken. Een goede tekst tikken terwijl je om de tien minuten de telefoon moet opnemen werkt niet fijn. Ik vergeet dan die ene geniale zin die ik net wilde typen en moet er later opnieuw inkomen. Daarom probeer ik telefoontjes zoveel mogelijk in te plannen. Belafspraken maken dus! Dan geef ik bijvoorbeeld aan dat ik die dag tussen 11.00 uur en 13.00 uur goed bereikbaar ben en vraag ik wat de ander schikt. Zo zit ik met het juiste document voor mijn neus klaar voor het belletje, kan ik mijn andere schrijfklus ongestoord afmaken en hoeft de ander niet bang te zijn dat ik met mijn hoofd nog half in een tekst zit.

In het begin nam ik elk willekeurige telefoontje op. Klantvriendelijkheid is belangrijk, zo had ik geleerd. En voor mijn gevoel viel het daar ook onder dat ik bijvoorbeeld midden in de supermarkt met een klant telefoneerde (terwijl de tekst waar het over ging natuurlijk niet net voor mijn neus hing in het schap met gekoelde paddenstoelen). Inmiddels sta ik er dus anders in en zou ik op zo’n moment niet opnemen.

Natuurlijk komen er alsnog weleens spontane telefoontjes tussendoor. Dan kijk ik altijd kritisch of het uitkomt en belangrijk is. Als ik weet dat iets haast heeft of als het een vaste opdrachtgever is, probeer ik op te nemen en geef ik het eerlijk aan als ik over vijf minuten door moet. Bij andere nummers laat ik gerust de telefoon rinkelen en app ik terug wanneer ik wél kan bellen. Dat geeft mij veel rust en grip op mijn tijd.

5. Bouw dagelijkse reservetijd in

Zelfs als je de meest gestructureerde baan ooit hebt, lopen er waarschijnlijk weleens dingen anders dan gedacht. Ook dat kan zorgen voor een gevoel van stress en druk op het werk. Zo krijg ik soms kleine vragen per e-mail tussendoor, wil ik op een opdracht pitchen die ik voorbij zie komen, moeten er onverwachts facturen verstuurd worden, duurt een meeting iets langer of lopen gewoonweg dingen uit omdat mijn tijdsinschatting een tikkie te optimistisch was. Vanwege al die mogelijke tijdtegenvallers doe ik aan uitlooptijd. Ik probeer elke werkdag één uur leeg te houden in mijn agenda. Die tijd gebruik ik bijna nooit om in de leegte naar buiten te staren of me stierlijk te vervelen. Dat uur vult zich haast vanzelf op met ongeplande taken, afspraken, mailtjes of uitgelopen dingen.

Zoals ook bij voetbalwedstrijden vaak dingen meer tijd kosten dan gedacht, zo is dat ook op een werkdag. Stoei je vaak met het aantal uren dat je op een werkdag hebt? Bouw dan, net als de sportievelingen in voetbaltenues op het veld, reservetijd in. Iedere dag een half uur of een uur. Dat geeft je meer ademruimte als dingen uitlopen en voorkomt dat je meteen in de stress schiet als iemand wel heel lang aan de lijn hangt of als er iets tussendoor komt.

6. Doe aan mini-check-ins

Soms heb je van die dagen waarop niets lijkt te gaan zoals je wilde. Hoe langer je naar de knipperende cursor op het scherm staart, hoe hopelozer je je voelt dat er nog geen letter op het digitale papier staat. Of je fanatiek klussende buurman laat je er stevig van balen dat je geen noise-cancelling headphone hebt. En tot overmaat van ramp werd je ook nog eens twee keer gebeld met stomme niet-opbouwende feedback. Pff, het is pas maandag 1 uur, maar je vraagt je nu al af hoeveel werkuren je nog van het weekend verwijderd bent.

Juist om dat soort “Het zit ook allemaal tegen”-momenten te voorkomen, probeer ik elke dag twee of drie keer een check-in-moment te doen. Dat kost me hooguit twee minuten per keer. Op zulke momenten vraag ik mezelf tussen de bedrijven door af hoe ik me voel, hoe het vandaag gaat en wat ik nu nodig heb. Zo’n incheckmoment helpt me bijvoorbeeld om op tijd te beseffen “Een rondje buiten wandelen is best fijn na deze energieslurpende meeting!” in plaats van dat ik ’s avonds doodmoe op de bank eindig. Inchecken zorgt ervoor dat je op tijd kunt bijsturen, dingen kunt opschuiven in je planning of simpelweg een frisse neus kunt halen om je hoofd leeg te maken.

7. Vergeet dat je een extraverte netwerkborrelganger moet zijn

Heel lang durfde ik de stap naar freelancen überhaupt niet te zetten. Dat kwam vooral doordat ik een verknipt beeld had van ondernemer zijn. Ik dacht dat je nogal extravert moest zijn om jezelf te verkopen. Dat je elke vrijdag ergens op een netwerkborrel met een gelikt salespraatje staat te proosten. Of dat je elke dag moet leuren aan de telefoon om maar bij dat ene toffe bedrijf binnen te komen. Gelukkig bleek niets van dat alles waar.

Ik ben zelf een introverte ondernemer die liever op LinkedIn een leuke post plaatst dan dat ik alle vrijmibo’s in de omgeving afloop om mezelf aan te prijzen. Ik lever liever gewoon goed werk om het dan van mond-tot-mondreclame te hebben dan dat ik allerlei bedrijven bel die wel wat beters te doen hebben dan onvrijwillig aanhoren hoe ik hen zogenaamd van sky-high resultaten kan voorzien. Het geeft mij veel rust dat ik niet overal mijn gezicht hoef te laten zien. Je mag netwerkborrels afslaan, niet meegaan naar uitjes aan de andere kant van het land of salesgesprekken anders doen dan die ene salesgoeroe op Instagram in zijn gelikte cursus van € 10.000 adviseert. Dat geeft rust.

8. Maak het jezelf na een drukke werkdag makkelijker

Soms heb je nu eenmaal een deadline in je nek hijgen of een volle week waarin je op standje overleven staat. Daar is niet altijd een mouw aan te passen. Wel kun je op zo’n moment kijken hoe je het jezelf makkelijker maakt.

• Helpt het bijvoorbeeld als je na zo’n drukke dag niet ’s avonds ook nog ergens gaat eten? Zeg die eetafspraak af.
• Vind je het fijn om op een volle werkdag een afspraak op locatie te veranderen in een belafspraak, zodat je jezelf reistijd bespaart? Stel het voor!
• Helpt het als je de stofzuiger even laat voor wat-ie is na je slopende dag? Geef eraan toe! Van dat ene ronddwarrelende stofwolkje zal de visite niet direct over zijn nek gaan.
• Zorg ervoor dat je voor drukke dagen maaltijden in de vriezer hebt liggen, zodat je na een lange dag (bijna) direct kunt aanschuiven. Op de website Beste Abonnementen lees je een vergelijkende review over wat het beste maaltijd-abonnement is. Ik heb zelf regelmatig maaltijden van Plant B in mijn vriezer liggen. Dat zijn gezonde vegan maaltijden die je alleen even in de oven hoeft op te warmen. Handig als ik druk op het werk ben!
• Komt een vriendin met een spontaan plan tussendoor? Voel je vrij om aan te geven dat je er zeker wel voor in bent, maar dat volgende week beter past.

9. Start in alle vroegte (of nou ja, iets eerder dan anders)

Ik kan me voorstellen dat je als niet-vroege vogel deze tip liever voorbij scrolt. Prima, ga in dat geval vooral door naar tip #10 voor minder druk op het werk. Maar als jij goed je bed uitkomt ’s ochtends, is dit misschien een fijne tip om te proberen.

Ik heb zelf een verkapte miracle morning-routine. Nee, ik heb er niet om 7 uur al twee yogasessies en een ijskoude douche op heb zitten. Wel probeer ik de werkdag altijd vroeg te starten. Meestal zit ik rond half acht achter mijn PC. Ik start dan met simpele klusjes, zoals e-mails beantwoorden, social-media-posts plaatsen, facturen versturen of feedback op geschreven teksten verwerken. Door al vóór negen uur te starten, kan ik dat soort taken in alle rust (bijna niemand zal je voor 9 uur bellen of mailen) afronden en start ik de dag rustig en toch productief.

Je kunt natuurlijk zelf kijken welk tijdstip voor jou werkt. Een Miracle Morning staat voor mij niet gelijk aan om vijf uur opstaan. Een kwartiertje eerder opstaan werkt dan anders geeft ook al meer rust. Zit jij meestal om acht uur nog de slaap uit je ogen te vegen? Kijk of je om kwart voor acht naast je bed kunt staan, je telefoon nog even kunt uitlaten en dan al om half negen e-mails beantwoord krijgt.

10. Laat los dat je iedereen tevreden moet houden

Natuurlijk zou het geweldig zijn wanneer je als freelancer iedereen blij kunt maken. Wanneer je enthousiast kunt roepen “Yes, komt voor de bakker!” als een klant met een wel heel last-minute-verzoek op vrijdagmiddag aan de telefoon hangt. Je zou haar er héél gelukkig mee maken. Maar ja, jij wilde eigenlijk vanmiddag op tijd de laptop dichtklappen. De koelkast ziet er akelig leeg uit (a.k.a. tijd voor de weekboodschappen!) en je hebt weinig puf om nu nog een geniaal persbericht te schrijven. Moet je dan echt alles overhoop gooien om maar die klant blij te maken? Ik geloof van niet.

Ik ben dat soort spoedverzoeken zelf los gaan zien van “goede service” bieden. Natuurlijk ben ik blij als ik een klant uit de brand kan helpen en is het geweldig om te zien hoe blij iemand daarvan wordt. Maar soms lukt het gewoon met geen mogelijkheid. Hoe leuk en lief en aardig een klant ook is, je moet soms ook gewoon andere klussen voor laten gaan of ongestoord je boodschappentas kunnen volladen in de supermarkt.

Mij heeft het veel rust gegeven om niet standaard in de “Ja hoor, doe ik wel!”-modus te schieten zodra iemand me mailt of belt. Ik werp een kritische blik op mijn agenda om te zien of het wel echt lukt en geef het ook eerlijk aan als ik iets niet ingepast krijg.

En ja hoor, “Ik moet nog weekboodschappen doen” kan daarbij ook een goede reden zijn. Alhoewel ik dat persoonlijk liever zou verpakken als “Nee sorry, vandaag lukt niet meer”. Of je nu nog drie uur op een tekst ploetert, je karretje vol gooit met chips voor het weekend of een date had gepland met jezelf, een maskertje en Ben & Jerry’s – het doet er niet toe. Zeg vaker nee, zeker als je merkt dat je al veel spanning hebt en vaker voor jezelf mag kiezen.

Vergeet ook niet: als freelancer ben je jouw eigen hr-manager en werkgelukexpert. Alleen jij kunt opmerken wanneer je te druk op het werk bent en het een tandje minder mag. Vergeet dus niet voor jezelf te zorgen.

Heb jij nog meer tips om minder druk op het werk te ervaren?