De mailbox. Ik heb er altijd een haat-liefdeverhouding mee gehad. Aan de ene kant kan ik dolenthousiast worden als een leuke mail zijn weg naar mijn inbox heeft gevonden. Aan de andere kant ben ik er soms meer tijd aan kwijt dan nodig. Sinds ik ondernemer ben, pak ik e-mail verwerken gelukkig een stuk efficiënter aan. Minderen met mail blijkt best leuk én haalbaar. Heb jij nou ook een dagtaak aan je volle mailbox? Dan heb je misschien iets aan deze 10 tips.

1. Zit niet 24/7 bovenop je mailbox

Jarenlang betekende e-mail verwerken voor mij bovenop mijn mailbox zitten. Ik had het idee dat elke binnenkomende e-mail op z’n minst binnen twee uur beantwoord moest zijn. Zo mogelijk nog sneller. Bij elke e-mailnotificatie sprong ik nog net niet op van mijn stoel en klikte ik in ieder geval à la minute mijn andere vensters weg.

Maar…

Het frappante is dat de stroom aan e-mails er vooral niet door afneemt als je steeds snel reageert. Want hoe sneller jij terugmailt, hoe eerder je waarschijnlijk een reactie krijgt en daar weer wat mee moet. Voordat je het weet, zit je hele dagen achter je mailbox. Bij mij stond de teller in het begin weleens op 1 of 1,5 uur op een dag. Doodzonde en totaal niet nodig!

Daarom pak ik het nu anders aan en beantwoord ik mijn e-mail alleen nog op vaste momenten op de dag. Vaak doe ik dat ’s ochtends vroeg, net voor de lunch en aan het eind van de dag. Alleen op spoeddingen of snelle vragen reageer ik tussendoor. En als een e-mail echt lang is of als ik er even over moet nadenken, stel ik hem vaak uit tot het eind van de dag.

2. E-mail verwerken? Weet dat je inbox niet leeg hoeft te zijn!

Ik zag het heel lang als een missie om mijn inbox zo leeg mogelijk te krijgen. Vandaar ook dat ik continu bezig was met e-mails verwerken – de hele dag door. Totdat ik ergens online een keer las dat je echt geen zero-mails-beleid hoeft te voeren. Het is helemaal niet erg als je een lastige e-mail een paar uur of zelfs een dag laat rusten. Over het algemeen zullen mensen dan niet meteen denken dat je van de aardbodem bent verdwenen.

Draai het maar eens om. Als jij je collega mailt met een verzoekje, zou jij dan verwachten dat je een uur later al een reactie hebt? Waarschijnlijk niet.

Ook als je beter wilt worden in ‘nee’ zeggen, is het trouwens een goed idee om je lege-inbox-beleid los te laten. Als je geneigd bent om al te snel ‘ja’ te zeggen op dingen, kan het fijn zijn om een mailtje even te laten rusten. Dan kun je laten bezinken of het wel echt een ‘ja’ is of dat een verzoek toch – om welke reden dan ook – niet past.

3. Werk met vaste opzetjes

Zeker als je regelmatig bijna precies dezelfde e-mails ontvangt, is het handig om daar een template voor te maken. Veranderen in een irritante chatrobot is natuurlijk het andere uiterste. Maar ik krijg zelf bijvoorbeeld regelmatig ongeveer dezelfde e-mails van bedrijven over samenwerkingsmogelijkheden voor mijn blog. Daar reageer ik het liefst niet te kort en bondig op. Maar keer op keer alle opties oplepelen, is ook zonde van mijn tijd.

Daarom heb ik een paar standaard e-mails in Word staan. Die tweak ik een beetje en ik voeg er een concreet onderwerpvoorstel aan toe. Is het toch een persoonlijke e-mail geworden, maar ben je er niet te veel tijd aan kwijt om een e-mail te verwerken.

Iets soortgelijks doe ik als ik voor éénklant meerdere mensen moet interviewen en daarvoor een belafspraak met hen moet maken. Dan kun je natuurlijk steeds opnieuw in je toetsenbord kruipen, maar je kunt ook gewoon een mailopzet maken en die steeds copy-pasten. Moet je alleen niet vergeten de aanhef aan te passen.

4. Wees niet te lang van stof

Ik kon er altijd wat van, lange e-mails maken. Pas sinds een jaar of twee ben ik dat gaan afleren. Lange e-mails die ik van anderen ontvang, bungelen bij mij vaak ergens onderaan mijn to-do-list om de volgende dag op te reageren. Of de dag erna. Waarschijnlijk zal hetzelfde gelden voor mensen die ik een lange e-mail stuur. Zeker als je een vraag of verzoek hebt, is de kans veel groter dat iemand snel reageert als je het niet te langdradig maakt. Ik moet zelf weleens e-mails drie keer lezen als er bijvoorbeeld allerlei taken voor verschillende mensen in staan. Want wat moet ik dan precies doen? Vaak gaan er in zo’n geval nog een paar e-mails overheen voordat je aan de slag kunt. Niet efficiënt!

Ik las laatst dat een goede e-mail eigenlijk maximaal 2 alinea’s zou moeten zijn. Ik moet toegeven: dat vind ik soms ook wat ambitieus. Maar ik ben gelukkig wel afgestapt van de ellenlange e-mails. Mijn tip: kijk eens kritisch naar je laatst geschreven 5 mails. Zouden die korter kunnen?

Als een opdracht echt zo ingewikkeld is dat je e-mail onmogelijk korter kan zijn dan 1 A4-tje, dan is dat een goede reden om de telefoon te pakken (of een apart briefingsdocument te maken). Yup, zelfs ik – met ooit gigantische belangst – ben dat inmiddels gaan inzien.

5. Gebruik je onderwerpregel

Ik las laatst ook een goede tip voor e-mail verwerken op de website Timemanagement.nl (een toffe opdrachtgever van mij): aandacht besteden aan je onderwerpregel. Oké, in principe deed ik dat altijd al. Ik verstuur nooit e-mails met ‘(geen)’ bovenaan en ook niet met alleen ‘Vraag’ of zoiets. Maar het kan nóg duidelijker.

Dat is vooral handig voor de ontvanger, omdat die in één oogopslag weet wat de bedoeling is. Maar het scheelt jou misschien ook weer een paar regels in je e-mail.

6. Gebruik de uitstelknop

Uitstelgedrag is meestal geen aanrader, maar van de ‘uitgesteld versturen’-knop ben ik wel groot voorstander. Met die optie kun je bijvoorbeeld instellen dat de e-mail die jij op zaterdagochtend verstuurt pas maandagochtend aankomt.

Dat is een slimme manier om mensen niet het idee te geven dat jij non-stop bereikbaar bent en meer controle te hebben over wanneer je e-mails krijgt. Een paar voorbeelden:

• Als ik in het weekend iets voor werk doe, heb ik liever niet dat iemand denkt dat ik standaard beschikbaar ben op zondagmiddag. Daarom plan ik zulke e-mails vaak in om op maandagochtend te bezorgen.
• Als ik een klus onverwachts snel heb opgepakt en niet de indruk wil wekken dat ik alle opdrachten wel binnen 3 uur fix, dan plan ik de e-mail in voor het eind van de dag.
• Als ik midden in een project zit en daarom liever niet te veel andere e-mails ontvang, stel ik vaak ook in om e-mails een paar uur later te versturen. Dan laten reacties ook even op zich wachten.

Je kunt er natuurlijk zo ver in gaan als je zelf wilt.

7. Grijp toch eens de telefoon

Als je een superingewikkelde e-mail ontvangt, kun je wel je best doen om die van voor tot achter te vertalen naar begrijpelijke taal en concrete acties. Maar misschien is het veel handiger om de afzender te bellen en er in 5 minuten samen doorheen te lopen. Ook als je zelf een ingewikkeld verzoek hebt, kan het soms handig zijn om erover te bellen. Zo dien ik klachten bij bedrijven ook liever telefonisch in dan dat ik het hele verhaal in een paar heldere alinea’s moet gieten. Veel efficiënter!

Dus tast voor jezelf af, voordat je je een kwartier lang op een hoogdravende e-mail stort, of e-mail wel hét middel is. En verschuil je je achter je mailbox vanwege belangst (heb ik ook jarenlang gedaan)? Probeer dan juist te bellen. Al is het maar om de uitdaging aan te gaan.

8. Haal structureel de bezem door je mailbox

Maak van “je mailbox opschonen” niet een taak voor een rustige vrijdagmiddag, maar houd je mailbox steeds opgeruimd. Ik had op mijn eerste werkplek collega’s die (zonder overdrijven) 1000 ongelezen mails in hun inbox hadden staan en toch gestructureerd konden werken. Nou, dat geldt niet voor mij. Een opgeruimde mailbox helpt mij om minder tijd aan mijn mailbox kwijt te zijn.

9. Zet je e-mailnotificaties uit

Deze tip voor e-mail verwerken typ ik nu wel heel vrolijk neer, maar om heel eerlijk te zijn vind ik dit punt zelf ook nog mega-spannend. Ik heb al mijn notificaties van social media uitstaan en kan prima nieuwswebsites links laten liggen tijdens mijn werk. Maar op mijn e-mailnotificaties ben ik – op het verslavende af – nogal gesteld. Het ding is alleen dat elke pop-up je even uit je concentratie haalt en je waarschijnlijk ook nog eens overhaalt om linea recta alles uit je handen te laten vallen. En tja, als je eenmaal in je mailbox zit, valt je oog misschien al snel op de andere e-mail die je nog moet beantwoorden en word je ondertussen nog eens gewezen op die verleidelijke nieuwsbrief.

Dus actiepuntje: kijken of ik toch mijn e-mailnotificaties kan uitzetten om zo mijn focus echt op de taak te houden waar ik mee bezig ben. Zodat ik echt alleen in mijn mailbox zit als ik daar de tijd en ruimte in mijn hoofd voor heb.

Ik ga een poging doen. Beloofd!

10. Stuur minder e-mails

En nog een laatste tip die redelijk voor de hand ligt: verstuur niet overal een e-mail voor. Hoe minder je mailt, hoe minder tijd je ook kwijt bent aan je mailbox. Als je heel kritisch kijkt, blijkt vaak dat je echt niet voor elke opkomende gedachte of vraag op het Outlook-icoon hoeft te klikken.

Als je bijvoorbeeld een verzoekje ontvangt, hoef je niet eerst te mailen dat je ermee aan de slag gaat als je twee uur later al het resultaat ervan doorstuurt. En als iemand iets vraagt wat jij weer moet doorspelen aan een ander, hoef je niet altijd meteen te zeggen “Ik ga het voor je vragen. Kom erop terug!”. Zelf stuur ik ook weleens een appje voor een heel korte vraag. Gaat net wat sneller.

Oh ja, nog een ding dat ik zelf (door die “fout” een paar keer te begaan) heb geleerd: je hoeft ook niet drie keer heen en weer te mailen om iemand een ‘Fijn weekend’ te wensen. Hoe lief bedoeld ook.

Wat is jouw beste tip voor e-mail verwerken?