Druk, drukker, drukst zijn is de norm. Maar zelfs als je het werktempo er altijd goed in hebt zitten, kun je de dag eindigen met het idee dat je weinig voor elkaar hebt gekregen. Het probleem zit ‘m niet altijd in planning, maar meer in wáár je precies je tijd in steekt. Effectief werken betekent dat je werkelijk gedaan krijgt wat je wilde doen. Hoe doe je dat, ook als de ad-hoc-dingen je om de oren vliegen? Als drukbezette freelancer heb ik hier mijn eerste 2 ondernemersjaren enorm mee gestruggeld. Inmiddels deel ik mijn werkdagen anders in en krijg ik daardoor meer gedaan zonder harder te werken. Dit zijn mijn 13 tips voor effectiever werken.

Wat betekent effectief werken?

Effectief werken betekent dat je je voorgenomen doelen bereikt en resultaten behaalt. Het is dus wat anders dan efficiënt werken (zoveel mogelijk gedaan krijgen in de tijd die je hebt). Bij effectief werken gaat het er vooral om dat je dat je je tijd zinvol gebruikt en op de juiste dingen focust. Dus niet op allerlei onbelangrijke tussendoorvragen, maar op dingen die écht belangrijk zijn.

Effectief werken gaat niet over druk zijn en hard werken, maar vooral over slimmer werken.

Een geslaagde werkdag is niet per se een werkdag waarop je fanatiek van meeting naar meeting rent, elke e-mail binnen 30 minuten beantwoordt en altijd beschikbaar bent voor eerste hulp bij vragen. Een werkdag is vooral geslaagd als je daadwerkelijk iets hebt gedaan aan dat ene grote project dat deze week af moet. Of als je verder bent gekomen met de taak die je al een tijdje uitstelde. En als je je daarbij niet te veel laat afleiden door telefoontjes, e-mails en al het andere dat jouw aandacht probeert weg te kapen.

Effectief werken = focus op wat echt belangrijk is

Efficiënter werken is misschien nog wel makkelijker dan effectief werken. We kennen allemaal wel trucs om tijd te besparen of sneller je werk gedaan te krijgen. Maar het probleem zit ‘m niet altijd in je werktempo en planning. Tegenwoordig is afleiding misschien nog wel een veel groter probleem. Toen ik 5 jaar geleden een kersverse zzp’er werd, was ik de hele dag bezig met appjes, e-mails, vragen en nog veel meer. Het gevolg was dat doorwerken in de avonduren bijna vaste prik was. Ja, ik was druk. Maar ik moest lange dagen maken om werkelijk voor elkaar te krijgen wat ik van plan was.

Door veel struikelen en weer opstaan, pak ik het inmiddels anders aan. Ik doe niet meer klakkeloos alles wat op dat moment voorbijkomt, maar begin de dag met een helder plan.

Effectief werken betekent dat je kritisch bepaalt waar je jouw aandacht naartoe laat gaan op een werkdag. Je probeert niet álles te doen wat maar jouw kant op komt, maar kijkt kritischer wat werkelijk moet gebeuren en wat ook later kan. Natuurlijk kun je niet helemaal zelf je agenda bepalen en moet je soms dingen aan de kant schuiven om een ander te helpen. Maar als de ad-hocs nog maar 1-2 uur van je dag opslokken in plaats van 4 uur, is dat al winst.

Hoe doe je dat, effectief werken in een wereld vol afleiding en “Oh, kun je ook nog even…”-vragen? Dit zijn 13 tips die voor mij goed werken.

1. Bedenk aan het begin van de dag 2 of 3 grote prio’s

Vaak starten we de dag met een ellenlange takenlijst. Er staat van alles op: van 5 minuten durende taken (zoals een factuur betalen of iemand terugmailen) tot projecten die zeker 4 uur in beslag nemen. Toen ik net startte met ondernemen, was dit ook mijn planningstactiek. Alleen het werkte voor geen ene meter. Kleine taken zijn natuurlijk lekker behapbaar en snel klaar. Dus die pakte ik vaak als eerste op. Een e-mail tussendoor beantwoorden? Zo gedaan, doe ik wel even! Maar als je niet oplet, kan je hele dag opgaan aan kleine dingen of onverwachte tussendoortaken. Alleen ligt daar niet altijd de prioriteit.

Om mezelf te behoeden voor dit soort acties, start ik elke dag met 2 of 3 prioriteiten. Ik markeer de taken die ik aan het eind van de dag in ieder geval afgerond moet hebben. De andere taken op mijn takenlijst wil ik ook graag afwerken. Maar als dat niet lukt, kan ik die eventueel doorschuiven. De prio’s moeten wél af komen. Mij helpt dat enorm om minder afgeleid te raken door kleine, simpele taken.

2. Maak slim gebruik van je meest productieve tijden

Je weet vast van jezelf op welke momenten van de dag jij op je snelst werkt en wanneer je juist niet vooruit te branden bent. Is de ochtend jouw hyperproductieve moment? Of knal je juist aan het eind van de dag stevig door? Maak daar slim gebruik van door je uitstelwaardige, logge projecten juist tijdens je productieve fases op te pakken.

Ik ben zelf bijvoorbeeld ’s ochtends op mijn scherpst. De grote prio-taken probeer ik dan ook altijd al voor de lunch op te pakken. Ik weet van mezelf dat er weinig van komt als ik daar om half 4 nog aan moet beginnen. Daarom verschuif ik taken waar weinig creativiteit en focus voor nodig is, juist naar het eind van de dag. Rond die tijd denk ik bijvoorbeeld na over interviewvragen, beantwoord ik mijn e-mails, verstuur ik facturen of redigeer ik een tekst.

Ook handig om van jezelf te weten: wanneer ben je het meest creatief? Sommige taken vragen niet zozeer om concentratie, maar vooral om creativiteit. Productiviteitsexpert Mark Tigchelaar noemt dit het onderscheid tussen ‘flow’ (creatief zijn en aan één stuk door met goede ideeën komen) en ‘focus’ (geconcentreerd aan iets werken). Als je bijvoorbeeld ideeën moet bedenken voor een nieuw project of een tekst uitwerkt, vraagt dat om een dosis creativiteit. Het is dan ook fijn om je werkdag deels af te stemmen op jouw meest creatieve tijden.

3. Knip taken op en houd het zo behapbaar

Mijn grootste valkuil als beginnend ondernemer was dat ik eindeloos lange takenlijsten maakte en daarop ook nog eens heel vaag omschreef wat ik moest gaan doen. Ik noteerde dan bijvoorbeeld ’teksten voor website klant A schrijven’. Maar ja, dat is een project van zo’n 15 uur. Wat ga ik daar precies voor doen? Wanneer is de taak officieel afgerond? Inmiddels heb ik door dat het beter werkt om projecten op te splitsen in taken van maximaal zo’n 2 uur.

Als ik bijvoorbeeld aan een e-book voor een klant werk, splits ik dat vaak in 4 taken op. Eerst ga ik research doen voor het e-book. Daarna schrijf ik deel 1 uit, later deel 2 en op weer een ander moment deel 3. Daardoor voelt het niet als één grote taak waar ik na 4 uur op uitgekeken ben. Door steeds een klein stukje van dit project op te pakken, blijft het behapbaar en weet ik ook precies waar ik die dag mee aan de slag moet gaan.

4. Vraag je bij stoordingen af “Moet dit nu?”

Wat voor werk je ook doet, er komen altijd dingen tussendoor. Je ontvangt een e-mail die op jouw reactie wacht. Iemand belt je met een verzoek. Je leidinggevende vraagt of je ergens over kunt meedenken. En natuurlijk moet je soms iets uit je handen laten vallen om een ander te helpen of om iets op te lossen. Maar heel vaak is het echt niet nodig dat je à la minute in actie komt.

Vraag je bij alle meldingen die op je telefoon binnenkomen, bij elke e-mail en ook bij elke collega die op je schouder tikt af: “Moet dit nu?”. Moet je nu meteen antwoorden op een e-mail of kan dat ook over 3 uur? Moet je linea recta je computer op stand-by zetten om je collega te hulp te schieten of kun je ook aangeven dat je na de lunch tijd hebt? En moet je elk telefoontje wel meteen aannemen of kun je ook laten weten dat je iemand hier morgen over terugbelt?

Er zijn maar weinig situaties waarin écht sprake is van bloedspoed. Als je op de intensive care werkt als arts, dán doe je dingen die absolute haast hebben. Als je websitebouwer bent en de site van je klant crasht, dan móet je in actie komen. Als je makelaar bent en opeens het droomhuis van je klant voorbij ziet komen, dan vereist dat om snelle actie. En als je op de afdeling woordvoering werkt en er is een totale pr-crisis, dan moet je alle zeilen bijzetten. Maar in veel andere gevallen komt het echt niet aan op een paar uur eerder of later.

5. Werk Pomodoro-proof

De Pomodoro-methode is een productiviteitstechniek die ik leerde kennen dankzij het boek ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’. Het komt erop neer dat je 25 minuten aan één stuk door zonder afleiding of pauzes werkt, en daarna 5 minuten pauze neemt. Je kunt het ook uitbreiden naar 50 minuten met 10 minuten pauze. Dit helpt heel goed bij effectief werken, omdat het vaak maar liefst 15-20 minuten duurt voordat je je focus terug hebt. Dus als je elke 10 minuten naar je telefoon grijpt, ben je eigenlijk nooit optimaal gefocust.

Aan de andere kant is een hele ochtend lang geconcentreerd werken tamelijk onhaalbaar. Dus werkt het voor mij heel goed om mijn focustijden af te bakenen. Regelmatig op Instagram spieken kan dan nog steeds, maar wel alleen tijdens die 5-minuten-breaks. Daardoor kun je met aandacht bij een taak zijn zonder dat het te slopend voelt.

Lees ook: Rustig werken | Hoe kom je af van te hard werken? (9 tips).

6. Houd het afleidingsvrij

Los van of je met Pomodoro’en aan de slag gaat of niet, is het sowieso fijn om niet om de haverklap afgeleid te raken. Afleiding voorkomt dat je gedaan krijgt wat je gedaan wilt krijgen. En afleiding zit ‘m niet alleen in alle verleidelijke meldingen die je telefoon je geeft. Ook dingen als werkmails of vragen van collega’s kunnen je afleiden van je grote belangrijke taak.

Lees ook: Minder afleiding door je telefoon? 10 tips

7. Stop met ploeteren als je inspiratie op is (en maak een wandeling)

Concentratie kun je afdwingen, maar creativiteit niet. Soms moet je misschien wel doorploeteren omdat er een deadline te halen valt. Maar over het algemeen is blijven staren naar een wit scherm in de hoop dat de inspiratie vanzelf komt, vooral het perfecte recept om nog gefrustreerder te raken. Een wit scherm is tenslotte allesbehalve inspirerend.

Merk je dat het maar niet lukt en dat je ideeën op zijn? Stop dan met wat je aan het doen bent en ga even naar buiten, lees een boek of wandel desnoods naar de koffiecorner op kantoor. Elke omgeving is inspirerender dan een computer met een leeg scherm is. Vaak komt er daarna vanzelf veel meer uit je hoofd en handen dan als je ongeïnspireerd blijft turen naar je scherm.

8. Vraag je bij alles in je agenda toe: “Voegt dit wel iets toe?”

Eisenhower bedacht de handige Eisenhower-matrix om te beoordelen of jij degene bent die een taak moet oppakken of niet en, zo ja, wanneer dat moet gebeuren. Hij zegt dat je taken kunt verdelen in 4 kwadranten:

1. Belangrijk en urgent: taken die snel moeten gebeuren en die die ertoe doen. –> snel zelf oppakken
2. Belangrijk en niet-urgent: taken die er absoluut toedoen, maar die geen haast hebben. –> op je to-do-list noteren om binnenkort mee aan de slag te gaan
3. Onbelangrijk en urgent: taken die wel snel moeten gebeuren, maar die niet belangrijk genoeg zijn om zelf op te pakken. –> delegeren of automatiseren
4. Onbelangrijk en niet urgent: taken die geen haast hebben en die ook niet belangrijk zijn om je tijd in te steken. –> schrappen of voor je uit schuiven

Zeker als je in de stressmodus zit, is het vaak lastig om door een kritische bril naar je agenda te kijken. Met de stresshormonen gierend door je lijf lijkt ]álles belangrijk. Maar is dat wel zo? Vaak zijn er op z’n minst een paar dingen die je kunt schrappen.

Vaak verdient niet alles wat in je weekplanning staat een prominente plek. Als je kritisch kijkt, kun je altijd wel een paar dingen opschuiven, doorstrepen of wellicht uitbesteden. Om een paar voorbeelden te geven:

• Moet je wel naar die netwerkborrel gaan? Kun je je tijd niet beter steken in je bestaande klanten?
• Is het nodig om bij die klant aan de andere kant van het land langs te gaan of kun je er ook een digitale afspraak van maken?
• Voegt het wel iets toe dat je actief bent op social media? Moet je op alle platformen aanwezig zijn? Of kun je die tijd beter ergens anders voor gebruiken of iets minderen met social media?
• Moet je echt iedere week een update-meeting hebben met die ene collega? Kunnen jullie daar niet eens per 2 weken van maken?
• Is het een must dat jij bij die vergadering aanschuift waar al 3 andere collega’s bij aanwezig zijn? Kun je niet afzeggen om aan die belangrijke deadline te werken?
• Moet je echt zelf achter dat websiteprobleem aan? Kun je dat niet bij je websitehost of bij een IT’er binnen het bedrijf neerleggen?
• Is het niet mogelijk om een deadline iets op te schuiven als dat beter uitkomt met je andere werk? Als je het maar bespreekbaar maakt, is er meer mogelijk dan je denkt.

9. Gooi de versnelling erin bij dingen die sneller kunnen

En dan bedoel ik niet dat je als een malle op je toetsenbord ramt om nóg sneller letters op papier te krijgen. Ik bedoel vooral slimmer werken in plaats van harder werken. Misschien hoef je niet alles wat je doet zelf te doen. Soms kunnen handige apps, tools en software je een handje helpen. En als het niet te automatiseren valt, kun je er misschien zelf een handiger systeem op verzinnen.

Een paar ideeën:

• Verstuur je vaak hetzelfde soort e-mail? Maak dan een e-mailformat dat je steeds iets aanpast per ontvanger. Zo heb ik een vast format om een afspraak te plannen met mensen die ik interview.
• Heb je een nieuwsbrief? Automatiseer je mailings met een tool als MailerLite of MailChimp. Daar zitten oneindig veel handige snufjes in, waardoor je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw eenzelfde sjabloon hoeft te maken.
• Maak een vast offerte-template, zodat je niet zelf elke keer het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.
• Werk voor social media eventueel met een tool als Later of Tailwind om posts vooraf in te plannen. Dan hoef je niet voor elke post apart naar Instagram of Facebook te surfen.
• Bewerk je regelmatig foto’s? Maak je eigen preset in Adobe Lightroom, zodat je steeds hetzelfde “filter” op foto’s kunt toepassen en dat misschien hooguit iets hoeft aan te passen per foto.
• Gebruik Canva in plaats van Photoshop voor simpele vormgevingstaken. In Canva kun je hartstikke veel dingen met één klik op de knop doen zonder dat je er zelf grafisch verstand voor hoeft te hebben.
• Moet je een vaste procedure doorlopen? Bedenk een checklist die je altijd langsgaat als je dit type taak uitvoert.
• Heb je inspiratie nodig voor bijvoorbeeld onderwerpen, titels, onderwerpregels, projectideeën of iets anders? Laat ChatGPT met je mee brainstormen.

Deze foto is gemaakt door Sandra Stokmans.

10. Neem genoegen met 80% goed (in plaats van 100%)

Aan perfectionisme gaat veel onnodige tijd verloren. Volgens het Pareto-principe besteden we vaak 20% van onze tijd aan de eerste 80% van een project, en verliezen we daarna 80% van de tijd aan de 20% puntjes op de ‘i’ zetten. Die verhouding is een beetje scheef.

Bovendien ligt je eigen lat voor het resultaat vaak vele malen hoger dan waar een ander diezelfde lat voor jou zou leggen. Zo hoef je je tekst echt niet 5x na te lezen voordat je hem naar een collega stuurt. Waarschijnlijk is 1 controleronde genoeg. Voor je nieuwe LinkedIn-post hoef je heus niet elk woord zorgvuldig af te wegen. Waarschijnlijk was je eerste versie van de post ook al hartstikke goed en kwam die nog spontaner over ook. En voor die nieuwe website kun je wel blijven twijfelen over de exacte tint lichtgroen in de header. Maar zal een bezoeker echt het verschil zien?

Natuurlijk zijn er taken die perfect moeten. Als tekstschrijver vind ik het belangrijk dat ik mijn teksten spelfoutvrij bij de klant oplever. Dáár steek ik mijn tijd in. Maar als ik een gedichtje op Instagram deel, ga ik niet eindeloos schuiven met de opmaak. Puur omdat ik het zonde vind om daar een half uur van mijn tijd in te steken, terwijl het waarschijnlijk niemand opvalt of dat ene bloemetje nu links, rechts of in het midden staat.

Gebruik je perfectionisme gerust bij taken waarbij de details er écht toedoen. Maar laat het varen bij alle taken die niet 100% perfect hoeven te gaan.

11. Pak je pauzes en neem soms een dag vrij

Niemand kan 8 uur lang hyperproductief en supercreatief zijn. Als je even afstand neemt van je werk, helpt dat juist om je creativiteit nieuw leven in te blazen en met hernieuwde focus aan het werk te gaan. Vaak komen de ideeën dan sneller dan als je maar achter je scherm geplakt zit of van meeting naar meeting holt. Ook stijgt je productiviteit na een kort rustmoment.

Vergeet ook niet je vrije dagen op te nemen, ook als je voor jezelf werkt. Ik was daar altijd heel slecht in. Onder het mom van “Ik vind mijn werk gewoon heel leuk” (vind ik ook!) skipte ik vakantiedagen vaak en klapte ik zelfs in Airbnb’s nog vaak de laptop open voor werk. Inmiddels check ik nog steeds wel mijn mailbox op vakantie, maar ik heb wel met mezelf afgesproken om braaf 4x per jaar vakantiedagen op te nemen. Juist die langere pauzes geven je nieuwe energie om daarna weer werk gedaan te krijgen.

12. Trek op tijd aan de bel als je omkomt in het werk

Ik heb zelf op een werkplek gewerkt waar altijd chaos was. Er moest altijd meer gebeuren dan dat we tijd beschikbaar hadden. Tel daar een flinke bewijsdrang van mijn kant bij op, en je snapt vast dat ik binnen de kortste keren met veel te veel ballen aan het jongleren was. Dat heb ik een tijdje zelf geprobeerd te redden totdat ik toch maar eens naar mijn leidinggevende stapte. Ik gaf aan dat er te veel werk lag en dat álles belangrijk leek. Zij heeft toen heel fijn meegedacht en me geholpen om sommige taken naar achteren te schuiven.

En ja, ik had destijds mazzel met een fijne leidinggevende, en ik weet dat niet iedereen dat geluk heeft. Maar als je omkomt in het werk, is een gesprek met je leidinggevende vaak een goede eerste stap. Praat erover en geef aan dat je iets moet laten vallen, maar niet goed weet wat. Wie weet zijn er dan wél aanpassingen mogelijk.

Een gedachte die mij vaak helpt, is deze. Natuurlijk is het rot als je niet iedereen kunt helpen. Maar als je uitvalt door oververmoeidheid of burn-outklachten, kun je al helemaal niemand meer helpen. Dus kun je maar beter vóór die tijd aan de bel trekken.

Werk je, zoals ik, als zzp’er? Dan kan het enorm helpen om eens in de zoveel tijd met een businesscoach of een mede-zzp’er te sparren. Vaak ziet een ander veel beter dan jijzelf wat je kunt schrappen en waar tijd te winnen of prioriteiten anders te leggen zijn. Je hoeft die puzzel niet in je eentje te leggen.

13. Doe aan batching

En als laatste tip voor effectief werken een van mijn persoonlijke favorieten: batching. Dat houdt in dat je soortgelijke taken bundelt en achter elkaar doet. Dus je maakt niet 4x per week offertes, maar besteedt er één dagdeel aan om al die 4 offertes te maken. En je schrijft niet elke dag een social-media-post, maar doet dat in 1x voor de hele week. Ook voor facturen kun je bijvoorbeeld 1 vast dagdeel per week reserveren.

Dankzij batching hoef je er niet steeds opnieuw “in te komen”. Dat helpt enorm om in dezelfde tijd meer resultaat te behalen. Zo bereik je meer resultaat, maar dan zonder jezelf over de kop te werken.

Wat is jouw beste tip voor effectief werken?