‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ | 5 productiviteitstips die ik leerde uit dit fijne boek

1 okt 2021 | Carrière en ondernemen, Lifestyle | 10 reacties

Een werkdag van zes uur en nooit meer aan het eind van de dag onafgevinkte taken hebben staan? Bij het zien van de titel ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ alleen al was mijn nieuwsgierigheid geprikkeld. Dit boek vol productiviteitstips lag de afgelopen weken op mijn nachtkastje en al lezende leerde ik er een heleboel handigheidjes uit. Ik ben zelf al veel bezig met productiviteitshacks, maar heb uit ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ alsnog veel kunnen opsteken. Mijn 5 fijnste productiviteitslessen uit dit boek deel ik graag met je.

Over ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’

De insteek van het boek zal je niet verrassen, gezien de titel. Het boek leert je niet hoe je voortaan al je collega’s de deur kunt wijzen en zo zelf de deur lekker vroeg achter je dicht kunt trekken. Nee, van dit boek steek je vooral een boel op over het managen van je taken en agenda. Een fijnere (en meer collegiale) manier om niet meer tot ver na 17.00 uur achter je PC geplakt te zitten.

Hoe deel je je week handig in? Hoe ga je slim om met je mailbox zonder ooit iets over het hoofd te zien? En hoe voorkom je dat je elke dag een gevecht levert tegen je veel te lange to-do-list? Op al die vragen en meer geeft ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ antwoord. *affiliate link

Het boek is geschreven door Björn Deusings, directeur van Tijdwinst.com. Hij traint al 20 jaar vele mensen om slimmer om te gaan met hun tijd en energie. Sinds een jaar schrijf ik als freelance tekstschrijver maandelijks blogs voor diverse sites van Tijdwinst.com. Heel tof om te doen! Stiekem heb ik er zelf door het schrijven ook nog veel over productiviteit van opgestoken.

Maar timemanagement-tips kun je nooit genoeg hebben. En dus dook ik met veel plezier in ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’. Niet voor niets! Ik deel 5 van de productiviteitslessen die ik uit dit boek mocht opsteken.

1. Houd rekening met onverwachte taken

Er komt altijd wel iets tussendoor waar je niet op had gerekend. Er wordt plots op de deur geklopt door een collega die met spoed iets bij je wilt neerleggen, je krijgt via LinkedIn een interessant bericht binnen of er moet vandaag nog een mailing de deur uit. Ik heb van nature de neiging om elk half uur in mijn agenda op te vullen. Als ik niet oplet, zet ik zelfs taken neer in mijn lunchpauze, oeps! Uit ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ leerde ik twee dingen om het voortaan anders aan te pakken:

  1. Plan je taken altijd ruimer in. Verwacht je dat je ergens 1,5 tot 2 uur mee bezig bent. Ga er dan vanuit dat 1,5 uur te optimistisch zal zijn. Zo hoef je in elk geval niets af te raffelen om je dagplanning af te krijgen.
  2. Laat elke dag een beetje ruimte vrij voor taken die acuut opgepakt moeten worden. Schat zelf in hoeveel ruimte jij daarvoor nodig hebt. Zal een half uur genoeg zijn of krijg je heel wat acute dingen voor je kiezen en heb je misschien wel twee uur per dag nodig voor spoedjes?

Door dat eerste punt krijg ik vaker wél mijn to-do-list af zonder tot ver na vijf uur door te werken. En door het tweede punt heb ik vaker tijd voor ongeplande dingen. Ik kan dan bijvoorbeeld rustiger iemand te woord staan die belt, omdat ik weet dat ik met een telefoontje van een half uur niet meteen in de knel kom met de rest van mijn planning.

2. Schep orde in de informatiechaos

Zelfs met een opgeruimde mailbox inclusief keurige mappenstructuur kan er nog sprake zijn van chaos. ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ leerde me dat je veel meer verzamelplekken hebt dan je denkt. 

Inzicht in je verzamelplekken

De tip uit het boek is om eerst al je verzamelplekken helder te krijgen. Waar krijg jij allemaal mogelijk informatie waar je wat mee moet doen? Naast je mailbox, ontvang je misschien berichten van collega’s via WhatsApp, berichten van mogelijke klanten op LinkedIn, interessante DM’s op Instagram, je hebt zelf tabbladen openstaan waar je nog wat mee moet. Zo krijg je vanuit alle hoeken informatie toegespeeld, waar je maar mee moet zien te jongleren. Een aardige uitdaging!

Hoe vaak check je elke verzamelplek?

En bepaal als tweede stap hoe vaak je elk van die verzamelplekken voor informatie moet bekijken. Ik kijk bijvoorbeeld vaak maar 1-2 keer op een dag in mijn Instagram DM-box, terwijl ik mijn mailbox een stuk vaker check. Maar ik merkte dat ik bijvoorbeeld geneigd was om appjes steeds snel te beantwoorden, ook als ze eigenlijk prima konden wachten. Of om steeds te denken “Oh ja, dat LinkedIn-bericht moet ik ook nog wat mee!”. Ik kon het dan niet laten rusten voordat ik een antwoord had verstuurd.

Het boek inspireerde me om mezelf daarin strenger toe te spreken en meer gestructureerd elk van die informatieplekken te bekijken. Ik beantwoord over het algemeen max. 2x per dag mijn LinkedIn-berichten, reageer overdag alleen maar op een paar momenten op zakelijke WhatsApp-berichtjes, en ik beperk mijn Instagram DM-box tot twee keer checken op een dag.

Dat helpt mij om minder snel afgeleid te raken en het draagt ook bij aan een betere planning. Ik heb het gevoel meer zelf het heft in handen te hebben in plaats van dat ik leef naar de verzoekjes die ik ontvang.

elke dag om 15.00 uur klaar

3. Maak van e-mails taken

Ik ben absoluut niet iemand die kan werken met een ongeordende mailbox. In mijn inbox vind je meestal geen enkele ongelezen e-mail. Ondanks dat viel er nog wel wat orde in mijn mailbox te scheppen. Uit het boek leerde ik om e-mails niet meer te laten staan in de mailbox als reminder voor “Moet ik nog een keer wat mee!”.

De auteur, Björn, vergelijkt het met papieren post:

Als je een brief ontvangt, ga je ook niet die brief openen, hem doorlezen en hem vervolgens teruggooien op de deurmat om er later (als de deadline misschien al verstreken is) iets mee te doen.

Beter kun je meteen noteren welke taak er uit een e-mail voortkomt, die in je agenda of takenmanager zetten of – als de e-mail om een antwoord vraagt – direct actie ondernemen.

Ik ben naar aanleiding van de tips mijn mailsysteem nog meer gaan stroomlijnen. Op mijn eigen manier:

  • Ik check op een paar vaste momenten mijn mailbox. Alleen e-mails waar ik extra tijd voor moet nemen, laat ik soms staan om er op een later moment die dag naar te kijken.
  • Als ik een briefing of verzoek via e-mail ontvang, kopieer ik de tekst uit het mailtje naar een Word-bestand, plan ik er een moment in mijn agenda voor in en laat ik diegene weten wanneer ik ermee aan de slag ga. Daarna delete ik het mailtje.
  • Ook als ik linkjes ontvang waar ik wat mee moet, sla ik die op in een Word-bestand (tenzij ik er direct wat mee kan of moet). Vaak voeg ik die dan toe aan de briefing die ik al voor de klant heb liggen.
  • Verstuur ik een e-mail met een vraag of verzoek (bijvoorbeeld voor een nog niet betaalde factuur)? Dan noteer ik ook in mijn agenda wanneer ik diegene een reminder stuur mocht ik nog geen reactie ontvangen. Dat helpt mij om “Oh ja, ik moet ook nog…”-gedachten te voorkomen. Ik weet: dit staat op papier, ik heb het onder controle.
  • Ik verwijder direct alle e-mails die ik beantwoord heb en die ik verder niet meer nodig heb.

Eerder was mijn mailbox nog weleens de plek die mij hielp bepalen hoe mijn dag eruit zou zien. Nu is mijn mailbox geen takenmanager meer, maar gewoon een berichteninbox. Werkt veel fijner!

4. Gun jezelf een gedachtendump

Heb jij momenten waarop je het allemaal niet meer overziet? Je wordt geleefd door je agenda, krijgt acute stress als er wéér iemand aan de telefoon hangt of er gaat zoveel door je hoofd heen dat je geen flauw idee hebt waar te beginnen. Ik heb dat soort momenten ook heus zo af en toe. En ik weet: als mijn hoofd vol zit, is het overzicht ver te zoeken. Daarvoor haalde ik uit dit boek een handige tip: de gedachtendump.

Het idee is simpel. Je neemt een kwartier, een half uur of zelfs een uur de tijd om alles (maar dan ook echt ALLES!) aan mogelijke to do’s op papier te zetten: 

  • Ik moet niet vergeten vandaag de container buiten te zetten.
  • Ik moet nog eens achter die factuur aan mailen.
  • Ik wil echt nog een keer een boek schrijven en publiceren.
  • Ik moet Hannah nog mailen over dat project waarbij ik misschien kan aanhaken.
  • Ik moet Piet weer eens vragen of hij al naar mijn tekst heeft kunnen kijken en wanneer hij verwacht feedback te sturen.

Na een tijdje brainstormen heb je waarschijnlijk een waslijst aan moetjes. Klinkt in eerste instantie niet erg rustgevend. Toch kan het dat wel zijn. Want nu komt het: de tweede stap is orde scheppen in al die krabbels die taken moeten voorstellen. Streep bijvoorbeeld dingen door waar je toch nooit werk van gaat maken en schrap ook dingen die eigenlijk niet jouw verantwoordelijkheid zijn. Hannah kan jou bijvoorbeeld zelf wel om hulp vragen als jij een zinvolle bijdrage aan haar project kunt leveren.

Daarna ga je prioriteit geven aan de taken. Welke dingen zijn vooral “leuk voor ooit” (en kun je dus op een “misschien ooit”-lijstje zetten; Björn noemt dat een “Land van Ooit”-lijst)? Welke dingen moeten nu gebeuren? En welke dingen hebben grote spoed?

Met zo’n braindump kun je je hersenen goed leegmaken. Doordat je alle losse flodders overzichtelijk bij elkaar zet en ze inplant, ontstaat er meer ruimte en rust in je hoofd.

elke dag om 15.00 uur klaar

5. Houd bij je weekindeling rekening met vaste lasten

Nee hoor, niet de energierekening en je hypotheeklasten. Wel de punten in je agenda die elke week of maand terugkeren. Denk maar aan je administratie bijwerken, je mailbox controleren of posts op social media plaatsen.

Doordat je die dingen bijna wekelijks oppakt, kun je waarschijnlijk prima inschatten hoeveel tijd je er ongeveer aan kwijt bent. De tip die ik van ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ leerde, is om in je weekplanning bij voorbaat ruimte voor die “vaste lasten” te reserveren. Noteer bijvoorbeeld standaard ergens in de week 1 uur om aan je administratie te werken, plan alvast voor elke dag een half uur om mailtjes te beantwoorden. Dan weet je dat die tijd al vergeven is als je de rest van je planning invult.

Als ik in het verleden onrealistisch lange to-do-lists had gemaakt, had dat er vaak mee te maken dat ik iets te optimistisch was over mijn beschikbare tijd. Er kwamen dan mailtjes tussendoor, social-media-berichtjes en boekhouding. Ik kon zo 1,5 uur langer nodig hebben om mijn takenlijst volledig af te werken. Ik probeer nu al bij voorbaat tijd in te ruimen voor dat soort dingen. Dan plan ik bijvoorbeeld vóór half negen geen werk in, terwijl ik wel al voor die tijd achter de computer zit, en gebruik ik de tijd daarvóór om mailtjes af te handelen en overgebleven to do’s van gisteren op te pakken.

Elke dag om 15.00 uur klaar: aanrader of niet?

Als je een praktisch handboek zoekt met tips om efficiënter te werken en grip op je tijd te houden, koop dit boek! Je vindt er geen vage “Oké leuk, en nu?”-inzichten in, maar echt bruikbare tips om meteen toe te passen. Elk hoofdstuk eindigt met een handige samenvatting en het boek bevat bevat ook een hoofdstuk over snel lezen, waardoor je er extra vlot doorheen komt.

Ik ben een echte productiviteitsjunkie en had zelf al het nodige uitgevonden over productief (thuis)werken. Toch heb ik uit dit boek nog veel extra praktische inzichten kunnen halen. Ik heb er ook een aantal handige tools door leren kennen. Zo ben ik verslingerd geraakt aan Binaural Beats: een speciaal soort concentratiemuziek dat extra bevorderlijk is voor je laserfocus (check YouTube maar). Ook heb ik Todoist sindskort op mijn computer en telefoon staan. Niet ongebruikt uiteraard.

Dus of je nu een jaloersmakend gestructureerde productiviteitsliefhebber bent of juist regelmatig met je handen in het haar zit over je compleet overstroomde mailbox, je haalt vast iets bruikbaars uit het boek. Ik ga het boek een mooi plekje in mijn boekenkast geven als handig naslagwerk.

Je kunt het boek bestellen via bol.com voor € 20,99.

Wat is jouw beste productiviteitstip?

tips-voor-productiviteit-elke-dag-om-17.00-uur-klaar
Door Romy

Tikgrage theeleut. Nooit uitgekletst. Ik inspireer je graag om vaker vrolijk in het leven te staan. Dat doe ik door goudeerlijke en persoonlijke teksten te schrijven en liefdevolle tips te delen. Mét een vleugje humor.

Ik ben benieuwd wat jij vindt…

10 Reacties

  1. Naomi

    Elke keer dacht ik: wow, wat een les, die moet ik onthouden! Maar dat dacht ik het hele artikel lang, dus ik heb veel om te onthouden;). Veel dingen deed ik op mijn werk wel, maar dan was ik er denk ik niet ‘streng genoeg’ in. Toch meer tijd nemen voor taken die tussendoor kwamen, in plaats van me houden aan mijn eigen planning.
    De vraag van vandaag is natuurlijk wel: ben jij inmiddels om drie uur klaar met je werk?;)

    Antwoord
    • Daenelia

      Ja maar .. soms moet je de dingen oppakken die tussendoor komen. Zeker als je in een team werkt en ondersteunend bezig bent. Dan is het laten liggen van een taak die spoed heeft voor een ander gewoon geen goed idee ivm je functioneringsgesprek :D

      Antwoord
  2. Zo simpel is dan geluk

    Als doktersassistente kan ik hier op mijn werk vrij weinig mee, maar ik kan me voorstellen dat deze tips voor andere banen of als je je eigen baas bent erg goed kunnen helpen!

    Antwoord
  3. Daenelia

    Dit werkt natuurlijk prima… als je niet in loondienst bent. In loondienst betekent het echter: je kunt dus nog 3 uur extra dingen doen die anders blijven liggen. En je werkt dan dus beter dan collega’s die dat niet voor elkaar krijgen. Uiteindelijk werk je gewoon voor je salaris en dat is in veel gevallen nog steeds bepaald door hoeveel uur je werkt. Meer en meer werkgevers kijken nu ook naar hoe productief je bent. Als we die ‘uren aanwezig zijn’ nou eens loslaten, dan kan inderdaad een groep mensen om 3 uur in de middag klaar zijn.

    Antwoord
    • Romy

      Daar ben ik het wel mee eens! Het is eigenlijk gek dat de 9-tot-5-mentaliteit er nog heel erg in zit, terwijl de een in die 8 uur meer gedaan krijgt dan de ander. Het is voor mij één van de redenen geweest dat ik eerder in een baan op het randje van een bore-out zat. Ik had het idee steeds tot 5 uur te moeten blijven zitten (in verband met vergaderingen enzo), maar had mijn taken vaak al veel eerder af (ik bedacht al zelf extra taken en vroeg ook herhaaldelijk om meer werk). Het voelde in die tijd soms echt alsof ik mezelf in de vingers sneed doordat ik blijkbaar vlot werkte.

      Antwoord
  4. Johanna

    Goede tips. De meeste doe ik al, maar misschien niet zo consequent als nodig. Wel merk ik dat bepaalde taken steeds half af blijven en dus steeds weer terug komen. Dat heeft vermoedelijk een rede, maar die zie ik niet altijd. Een oplossing is misschien, als ik eens alleen die taken oppak, maar dan wel heel critisch kijk, waarom ze niet afraken. (is dat een tip?) En dat samenvoegen van alle verzamelplekken….dat probeer ik, maar zie er vaak weer een paar over het hoofd, met gevolg dat ik me dan te pletter zoek naar iets. Todoist kende ik nog niet. En wat ga je nu met de gewonne tijd doen? Meer opdrachten aannemen? Succes!

    Antwoord
    • Romy

      Goede vraag wat ik met de extra tijd doe. Eventueel meer opdrachten aannemen en daarnaast leuke cursussen volgen of meer tijd in mijn blog steken :) Ik ben naast werk ook gek op dat soort projecten voor mezelf.
      Goed idee trouwens om eens kritisch te kijken waarom je bepaalde taken uitstelt. In het boek las ik onder andere over deze twee tips voor uitstelgedrag:
      1. Begin ‘s ochtends al met de taak waar je het meest tegen opziet. Dan blijf je daar niet steeds tegen aanhikken.
      2. Kijk kritisch of je die taak niet eigenlijk zou moeten opsplitsen in subtaken. Stel: je ziet er tegenop om een projectvoorstel te schrijven. Dan komt dat soms omdat het één heel groot project lijkt. Maar eigenlijk bestaat het uit allerlei kleine taken: een intro schrijven, de methode beschrijven, om feedback vragen, de opmaak, etc. Soms helpt het om het ook zo op te splitsen en op die manier elke keer kleine beetjes op te pakken :) Ik ben het zelf sinds een jaar ook zo gaan doen als ik bijvoorbeeld voor iemand de webteksten schrijf. Dan maak ik er 10 taken van in mijn agenda, waardoor de opdracht meer behapbaar oogt.

      Antwoord
  5. Saskia

    Ik denk ik mijn werk niet echt rendabel maar kan me voorstellen dat dit een fijn boek is voor andere beroepen/bloggers!

    Antwoord
  6. Lilian

    Ik heb het boek geluisterd en ik vond het ook zo interessant. Veel kende ik al wel, maar sommige dingen waren een beetje vergeten en ik leerde ook nieuwe dingen. Jammere van een luisterboek vind ik dat je dingen niet meer goed terug kan zoeken, dus misschien koop ik hem ook nog wel eens.

    Antwoord
    • Romy

      Leuk dat je ‘m hebt geluisterd! Het is inderdaad ook wel echt een fijn boek om op papier te hebben. De stappenplannen staan bijvoorbeeld heel duidelijk uitgelegd op papier :) Ik grijp er zelf ook nog regelmatig naar terug.

      Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Recente blogs