Het overzicht behouden? Zo doe ik dat als freelancer!

het overzicht behouden over je taken

Veel projecten tegelijk hebben lopen? Yes please! Dat vind ik nu juist een van de leukste dingen aan mijn werk als freelance tekstschrijver en redacteur. Of dat altijd vlekkeloos verloopt? Eerlijk: eigenlijk wel. Maar dat heb ik vooral te danken aan een paar handige apps en een fijn planningsysteem. Het leek me leuk om je eens mee te nemen hoe ik een planning maak voor mijn freelance dagen. Dit zijn 7 dingen die ik doe om het overzicht te behouden.

1. Gebruik een planner voor je planning (duh!)

Speciaal voor dit jaar deed ik mezelf een mooie planner cadeau. Ik weet dat er honderden soorten online agendatools zijn, maar plannen is een van de weinige dingen die ik nog altijd trouw op papier doe. In mijn planner zet ik steeds alleen maar de projecten voor freelance opdrachten en eventuele afspraken buiten de deur waar ik omheen moet plannen. Het fijne is dat mijn planner maar beperkte ruimte heeft, waardoor ik geen ellenlange lijsten met projecten kán neerpennen. Fijn om zo het overzicht te behouden en in één keer te kunnen zien of ik in een bepaalde week nog ruimte heb.

Ik gebruik mijn planner als volgt:

  • Zodra ik een nieuw project heb, noteer ik de deadline voor het project direct in mijn agenda.
  • Daarna kies ik meteen een dag of een paar dagen uit waarop ik aan het project ga werken. Soms verandert daar later nog wat aan, maar dan heb ik in ieder geval die week wat ruimte voor het project geblokkeerd.
  • Voor grote projecten plan ik terug vanaf de deadline. Dan schrijf ik bijvoorbeeld in week 1 op dat ik twee van de zes teksten af heb, in week 2 vier van de zes teksten, etc. Altijd fijn om zo deadlinestress te voorkomen!
  • Ben ik al wat eerder klaar, dan schuif ik projecten van de week erna naar voren. Niemand die het vervelend zal vinden om teksten al eerder te ontvangen.
  • Is een taak afgerond? Dan zet ik een vinkje. Dat vinkje kunnen zetten is nu juist de magie van afspraken nog maken op papier!
  • In een hoekje noteer ik per dag mijn afspraken buiten de deur, bijvoorbeeld als ik naar de orthodontist of fysiotherapeut moet. Die dingen heb ik ook in mijn telefoon staan, maar ik vind het fijn om er in mijn dagplanning rekening mee te houden.

2. Kijk per dag of je planning realistisch is

Zo nu en dan komt er plotseling een spoedopdracht tussendoor. Hartstikke leuk, maar dat betekent wel dat ik iets in mijn agenda moet verschuiven. Daarom kijk ik altijd op de dag zelf even of mijn planning realistisch is. Ik zet dan met veel plezier een dikke streep door minimaal één ding dat die dag niet af hoeft te zijn en verplaats dat netjes naar een legere agendadag. Juist omdat ik vaak wat speling heb in mijn planning, kan ik meestal prima met projecten schuiven binnen de deadline. Wel zo fijn!

3. Maak een concrete to-do-list per dag

In mijn planner zet ik in grote lijnen neer wat er die dag moet gebeuren. Voor een concrete planning voor de dag en kleine tussendoortaken gebruik ik een notitieboekje. Hier kladder ik elke dag een to-do-list voor de dag neer. Meestal gebruik ik twee kolommen: één kolom met werkdingen en één kolom met andere dingen (planten water geven, de verzekering bellen en andere dingen die je tussendoor kunt doen). Op die to-do-list schrijf ik ook kleine werktaken waarmee ik die dag aan de slag wil gaan, bijvoorbeeld als ik bepaalde blogfoto’s wil maken, uitgebreid naar een bepaalde e-mail wil kijken of een acquisitiemail wil schrijven.

Ik gebruik deze tips om mijn to-do-list realistisch te houden. Soms ben ik toch iets te ambitieus geweest met plannen, maar gelukkig kan ik inmiddels prima leven met het idee “Morgen weer een dag!”.

het overzicht behouden over je taken

4. Reserveer ruimte voor rustmomenten

Als ik lekker ambitieus aan het plannen ben, is mijn agenda vaak voordat ik het weet volledig dichtgeslibd. Gelukkig ken ik die neiging inmiddels van mezelf en probeer ik daar regelmatig hardhandig zachthandig een stokje voor te steken. Hoe ik dat doe? Simpelweg door op sommige dagen heel groot “NIETS” op te schrijven of in koeienletters een leuke afspraak neer te zetten. Kan ik daar mooi geen taken meer omheen noteren. Dat helpt mij echt om die dag niet ook nog achter mijn laptop te kruipen.

5. Voor mede-freelancers: houd je directe en indirecte uren bij

Als zelfstandige moet ik mijn gemaakte uren bijhouden. Dat doe ik dan ook braaf in opdracht van de welbekende afzender van de blauwe enveloppen. Ik gebruik hiervoor een handige Excel-sheet in Google Drive, waarin ik per dag noteer hoe lang ik aan elk project heb gewerkt. Zelf vind ik het fijn om daarbij onderscheid te maken tussen directe uren (uren waarvoor je betaald wordt) en indirecte uren (administratie, acquisitie, mailcontact, etc.). Zo kan ik in de gaten houden of die uren een beetje in balans zijn.

Je uren bijhouden is trouwens ook handig als je dat niet voor de Belastingdienst hoeft te doen. Het helpt mij om bij volgende projecten in te schatten hoeveel tijd ik daaraan kwijt zal zijn. Dat maakt een realistische planning een stuk makkelijker. Een goede manier om het overzicht te behouden!

6. Zorg voor structuur op je PC

Juist omdat ik veel verschillende opdrachten heb, heb ik graag structuur in de mappen op mijn laptop. Ik maak daarom voor elk kwartaal een apart mapje aan voor iedere opdrachtgever. Heb ik mooi alles bij elkaar! Ook mijn mailbox is lekker gesorteerd. Ik bewaar alleen de e-mails waar ik nog iets mee moet. En moet ik nog iets doen met informatie uit een “oude” e-mail? Dan kopieer ik die tekst gewoon naar Word of sla ik de e-mail op als file op mijn computer, zodat ik mijn mailbox alsnog kan opschonen.

7. Gebruik eventueel handige online tools

Zelf heb ik geen 1001 apps om alles bij te houden, maar er zijn wel een paar apps waarvan ik groot fan van ben en die ik je zeker kan aanraden:

  • Trello vind ik heel fijn als je met meerdere mensen aan een project werkt. Je kunt er eenvoudig taken mee verdelen en elkaars to-do-list bekijken.
  • Verder gebruik ik de gratis versie van Rompslomp om mijn facturen mee te maken en die allemaal op één plek te hebben staan (de facturen sla ik overigens voor de zekerheid altijd in een mapje op mijn computer op).
  • Met Toggl houd ik mijn gemaakte uren per project bij. Voor sommige klanten werk ik op uurbasis en dan is dit programma ideaal. Je kunt per project de tijd bijhouden die je eraan hebt besteed door een timer aan- en uit te zetten. Aan het eind van de week of maand kun je de klant op basis van een overzicht heel eenvoudig factureren voor de gemaakte uren.

Het overzicht behouden – zo doe ik dat dus!

Yes, ik ben nogal een planner. Veel plannen en zo het overzicht behouden is voor mij dé manier om met meerdere dingen tegelijk bezig te kunnen zijn. En leuk dat ik dat vind – zowel het werk als stiekem ook het plannen zelf.

Heb jij nog gouden planningtips voor mij?

Pinterest het overzicht behouden
Volg:
Deel:

18 Reacties

  1. 29 januari 2020 / 07:46

    Hoewel niet als zelfstandige, zie ik veel herkenbaars. En ja, het vinkje kunnen zetten is een magisch moment. Vanaf de deadline elke keer wat opschrijven om terug te kunnen plannen vind ik een goed idee. Die ga ik in een volgende baan zeker weten overnemen.
    Naomi blogde over…Wachtlijstproblematiek ggz~De oplossing

  2. 29 januari 2020 / 09:11

    Ik gebruik sinds kort ook Trello en ik vind het ideaal. Ik hou daar ook al mijn uren in bij. Helaas heb ik niet zoveel betaalde opdrachten als ik zou willen, maar gelukkig kan ik indirecte uren in zetten die er wel mee te maken hebben. Schrijven en dat soort dingen.
    Lianne blogde over…Mijn favoriete ontdekkingen van de laatste tijd (2.0)

    • Romy
      Auteur
      3 februari 2020 / 23:09

      Ja, wat een handig programma is Trello, hè?! En indirecte uren zijn natuurlijk ook heel belangrijk. Juist veel indirecte uren in je bedrijf steken, levert je uiteindelijk betaalde uren op :)

    • Romy
      Auteur
      3 februari 2020 / 23:09

      Dank je voor de tip! Ik ga dat programma zeker ook eens bekijken.

  3. 29 januari 2020 / 10:11

    Wat een handige tips! Ik vind het soms ook lastig om het overzicht te behouden en soms als ik met één ding bezig ben, denk ik: ohhh ja dat ik moet ook nog doen, en dan is mijn aandacht weer weg haha. Ik zet soms ook een kookwekker voor kleine taken waar ik me snel in kan verliezen, zoals schoonmaken ;)
    Claire blogde over…Vegetarische stroganoff broodjes | Recept

    • Romy
      Auteur
      3 februari 2020 / 23:10

      Haha, dat van de kleine “oh ja”-momenten herken ik stiekem ook wel. Ik schrijf tegenwoordig dat soort dingen altijd op mijn to-do-list op om te voorkomen dat ze steeds door mijn hoofd blijven spoken ;)

  4. 29 januari 2020 / 10:12

    Handige tips! Ik ben altijd wel wat chaotisch, dus structuur kan ik wel wat meer gebruiken.

  5. 30 januari 2020 / 19:10

    Wat een ordelijke planning! Ik heb een klein agenda’tje waar ik mijn uren en vrije dagen in noteer. Zo heb ik een overzicht over wat ik wanneer kan doen. Sinds enkele maanden hou ik eveneens dezelfde planning bij op mijn gsm met alleen de vrije dagen op (aangezien ik nu toch dezelfde uren werk) en wanneer ik mijn agenda dan niet bij heb vul ik het op mijn electronische in en maak ik er ineens een melding van dat ik het dan bij thuiskomst in mijn papieren agenda kan noteren. Misschien een dubbele bedoening, maar werkt super voor mij zo :)

    • Romy
      Auteur
      3 februari 2020 / 23:36

      Het belangrijkste is dat het voor jou goed werkt, toch?! En wel zo fijn dat je de planning op twee plekken hebt genoteerd! Ik vind het zelf ook fijn om sommige dingen in mijn telefoon genoteerd te hebben, zodat ik mijn afspraakplanning ook bij de hand heb als ik niet thuis ben.

  6. 31 januari 2020 / 21:24

    Ik gebruik iets te veel systemen door elkaar. Privé heb ik nog een papieren agenda. De gedeelde agenda met mijn vriend staat digitaal (en vaak noteer ik die dingen in mijn papieren agenda). In mijn online agenda maak ik reminders. Dan heb ik een papieren to do-list thuis en een agenda en to do-list op mijn werk. Ik probeer mijn privé to do-list nu over te zetten in de app Asana. Als ik dit lees, klinkt het als veel haha. Maar zo te lezen in de comments ben ik niet de enige.
    Shirley blogde over…Januari | Onvoorbereid

    • Romy
      Auteur
      3 februari 2020 / 23:48

      Dat zijn inderdaad nogal wat systemen. Maar als het maar werkt, toch?! :)
      Een gedeelde agenda met mijn vriend moet ik eigenlijk ook eens aanmaken. Volgens mij voorkomt dat heel wat mogelijke dubbele afspraken of dingen die net mislopen.

  7. 2 februari 2020 / 12:23

    Ik heb een planner, maar ik gebruik hem niet actief. Zou ik wel eens moeten beginnen doen eigenlijk. Het is niet dat ik nu afspraken vergeet, zo goed is mijn geheugen wel. Maar het gebeurt wel dat ik dingen had gepland voor een dag en dat ik dan aan het einde van de dag besef dat ik ze nog moest doen. Dus misschien iets actiever beginnen gebruiken haha. Ik ben het gewoon niet meer gewend omdat ik in de middelbare vrijwel altijd direct mijn huiswerk maakte, ik maakte meestal geen planning op. En in de hogeschool deed ik dat wel, maar doordat ik nu al bijna een jaar niet meer studeer is die gewoonte er ook van tussen geslopen. En doordat ik een vast uurrooster heb hoef ik ook niet zoveel te onthouden per week. Maar ik wil hem wel terug actiever gaan gebruiken
    Nikita blogde over…Een stille week op mijn blog

    • Romy
      Auteur
      4 februari 2020 / 00:11

      Gewoon doen wat voor jou het fijnst voelt qua plannen :) Zelf vind ik een planner waarin ik dingen noteer heel handig, omdat ik weet dat ik anders dingen vergeet. Maar soms doe ik inderdaad ook gewoon iets direct en is opschrijven daarom niet eens nodig. Ook handig!

  8. 4 februari 2020 / 13:35

    Handige tips! Ik gebruik een planner voor mijn afspraken en vooral om alle freelance opdrachten handig in te plannen. Ik ben twee jaar geleden bij de start van mijn onderneming ook begonnen met een urenregistratie in Excel, maar ik moet zeggen, dat ik het voor mijzelf ook erg fijn vind om te zien waar ik mijn uren aan heb besteed elke dag. Je bent ongemerkt meer uur aan het ondernemen dan je op het eerste gezicht verwacht is mijn ervaring. :)
    Mijn blogplanning en to-do-list maak ik in Google Keep.
    Giovanna Jansen blogde over…100 favoriete namen voor je personages

    • Romy
      Auteur
      16 februari 2020 / 22:16

      Klopt, ik heb precies dezelfde ervaring met ondernemen. Er komt zo veel meer bij kijken dan je denkt en bovendien is ondernemen vaak ook een hobby, waardoor je er al snel heel wat uurtjes in steekt. Helemaal niet erg gelukkig :) Maar wel handig om een goed overzicht van te hebben inderdaad!
      Ik ga ook eens kijken naar Google Keep trouwens. Ben benieuwd of dat wat is voor mijn to-do-list!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge