Veel projecten tegelijk hebben lopen? Yes please! Dat vind ik nu juist een van de leukste dingen aan mijn werk als freelance tekstschrijver en redacteur. Of dat altijd vlekkeloos verloopt? Eerlijk: eigenlijk wel. Maar dat heb ik vooral te danken aan een paar handige apps en een fijn planningsysteem. Het leek me leuk om je eens mee te nemen hoe ik een planning maak voor mijn freelance dagen. Dit zijn 7 dingen die ik doe om het overzicht te behouden.

1. Gebruik een planner voor je planning (duh!)

Speciaal voor dit jaar deed ik mezelf een mooie planner cadeau. Ik weet dat er honderden soorten online agendatools zijn, maar plannen is een van de weinige dingen die ik nog altijd trouw op papier doe. In mijn planner zet ik steeds alleen maar de projecten voor freelance opdrachten en eventuele afspraken buiten de deur waar ik omheen moet plannen. Het fijne is dat mijn planner maar beperkte ruimte heeft, waardoor ik geen ellenlange lijsten met projecten kán neerpennen. Fijn om zo het overzicht te behouden en in één keer te kunnen zien of ik in een bepaalde week nog ruimte heb.

2. Kijk per dag of je planning realistisch is

Zo nu en dan komt er plotseling een spoedopdracht tussendoor. Hartstikke leuk, maar dat betekent wel dat ik iets in mijn agenda moet verschuiven. Daarom kijk ik altijd op de dag zelf even of mijn planning realistisch is. Ik zet dan met veel plezier een dikke streep door minimaal één ding dat die dag niet af hoeft te zijn en verplaats dat netjes naar een legere agendadag. Juist omdat ik vaak wat speling heb in mijn planning, kan ik meestal prima met projecten schuiven binnen de deadline. Wel zo fijn!

3. Maak een concrete to-do-list per dag

In mijn planner zet ik in grote lijnen neer wat er die dag moet gebeuren. Voor een concrete planning voor de dag en kleine tussendoortaken gebruik ik een notitieboekje. Hier kladder ik elke dag een to-do-list voor de dag neer. Meestal gebruik ik twee kolommen: één kolom met werkdingen en één kolom met andere dingen (planten water geven, de verzekering bellen en andere dingen die je tussendoor kunt doen). Op die to-do-list schrijf ik ook kleine werktaken waarmee ik die dag aan de slag wil gaan, bijvoorbeeld als ik bepaalde blogfoto’s wil maken, uitgebreid naar een bepaalde e-mail wil kijken of een acquisitiemail wil schrijven.

Ik gebruik deze tips om mijn to-do-list realistisch te houden. Soms ben ik toch iets te ambitieus geweest met plannen, maar gelukkig kan ik inmiddels prima leven met het idee “Morgen weer een dag!”.

4. Reserveer ruimte voor rustmomenten

Als ik lekker ambitieus aan het plannen ben, is mijn agenda vaak voordat ik het weet volledig dichtgeslibd. Gelukkig ken ik die neiging inmiddels van mezelf en probeer ik daar regelmatig hardhandig zachthandig een stokje voor te steken. Hoe ik dat doe? Simpelweg door op sommige dagen heel groot “NIETS” op te schrijven of in koeienletters een leuke afspraak neer te zetten. Kan ik daar mooi geen taken meer omheen noteren. Dat helpt mij echt om die dag niet ook nog achter mijn laptop te kruipen.

5. Voor mede-freelancers: houd je directe en indirecte uren bij

Als zelfstandige moet ik mijn gemaakte uren bijhouden. Dat doe ik dan ook braaf in opdracht van de welbekende afzender van de blauwe enveloppen. Ik gebruik hiervoor een handige Excel-sheet in Google Drive, waarin ik per dag noteer hoe lang ik aan elk project heb gewerkt. Zelf vind ik het fijn om daarbij onderscheid te maken tussen directe uren (uren waarvoor je betaald wordt) en indirecte uren (administratie, acquisitie, mailcontact, etc.). Zo kan ik in de gaten houden of die uren een beetje in balans zijn.

Je uren bijhouden is trouwens ook handig als je dat niet voor de Belastingdienst hoeft te doen. Het helpt mij om bij volgende projecten in te schatten hoeveel tijd ik daaraan kwijt zal zijn. Dat maakt een realistische planning een stuk makkelijker. Een goede manier om het overzicht te behouden!

6. Zorg voor structuur op je PC

Juist omdat ik veel verschillende opdrachten heb, heb ik graag structuur in de mappen op mijn laptop. Ik maak daarom voor elk kwartaal een apart mapje aan voor iedere opdrachtgever. Heb ik mooi alles bij elkaar! Ook mijn mailbox is lekker gesorteerd. Ik bewaar alleen de e-mails waar ik nog iets mee moet. En moet ik nog iets doen met informatie uit een “oude” e-mail? Dan kopieer ik die tekst gewoon naar Word of sla ik de e-mail op als file op mijn computer, zodat ik mijn mailbox alsnog kan opschonen.

7. Gebruik eventueel handige online tools

Zelf heb ik geen 1001 apps om alles bij te houden, maar er zijn wel een paar apps waarvan ik groot fan van ben en die ik je zeker kan aanraden:

• Trello vind ik heel fijn als je met meerdere mensen aan een project werkt. Je kunt er eenvoudig taken mee verdelen en elkaars to-do-list bekijken.
• Verder gebruik ik de gratis versie van Rompslomp om mijn facturen mee te maken en die allemaal op één plek te hebben staan (de facturen sla ik overigens voor de zekerheid altijd in een mapje op mijn computer op).
• Met Toggl houd ik mijn gemaakte uren per project bij. Voor sommige klanten werk ik op uurbasis en dan is dit programma ideaal. Je kunt per project de tijd bijhouden die je eraan hebt besteed door een timer aan- en uit te zetten. Aan het eind van de week of maand kun je de klant op basis van een overzicht heel eenvoudig factureren voor de gemaakte uren.

Het overzicht behouden – zo doe ik dat dus!

Yes, ik ben nogal een planner. Veel plannen en zo het overzicht behouden is voor mij dé manier om met meerdere dingen tegelijk bezig te kunnen zijn. En leuk dat ik dat vind – zowel het werk als stiekem ook het plannen zelf.

Heb jij nog gouden planningtips voor mij?