Meer grip op je tijd als ondernemer | 7 tips voor eigen bazen

meer grip op je tijd als ondernemer

Als je eigen baas bent, is de deur om 5 uur achter je dicht trekken er niet zomaar bij. Die overvolle agenda is toch echt jouw pakkie ‘an. Dat was dan ook in het begin mijn grootste ondernemersfail. Ik liet mijn agenda bepalen door binnendruppelende mailtjes en rende regelmatig achter de feiten aan. Het afgelopen half jaar ben ik gelukkig weer (eigen) baas over eigen agenda geworden. Voelt een stuk beter! Hoe? Dit zijn 7 tips die ik ben gaan toepassen voor meer grip op mijn tijd.

1. Gun jezelf UIT-momenten

Het voordeel van eigen baas zijn is dat niemand controleert of jij om negen uur fris en fruitig achter je computer schuift. Het nadeel is dat je je werk niet zo makkelijk even aan een collega kunt overdragen. Je voelt je sneller verantwoordelijk voor – tja – bijna alles.

Toch is de boel even de boel laten een dikke aanrader. Ik heb wel gemerkt dat uit-momenten hard nodig zijn om jezelf niet volledig in je werk te verliezen. Ik weet het: best lastig als je werk ook meteen je hobby is. Maar besef dat balans onmisbaar is voor grip op je tijd. Als je jezelf totaal over de kop werkt, lever je minder goed werk, word je gespannen en help je je bedrijf ook geen stap verder.

Kruip daarom niet elke avond achter de computer, geef je gezinsleden of kat regelmatig aandacht en gun jezelf ook alleentijd met een goed boek of een dure crème in plaats van enkel met een ontplofte mailbox. Daar heb je hard genoeg voor gewerkt.

2.Meer grip op je tijd? Bewaak je tijdsgrenzen!

Van mijn eerste manager leerde ik ooit dat je beter niet acuut kunt terugmailen (zeker niet ‘s avonds). Hoe vaker je dat doet, hoe meer mensen gaan denken dat jij altijd à la minute beschikbaar bent. Dan wordt het dus best lastig om een keer wél te zeggen dat iets niet lukt.

Als eigen baas kun je zelf je werktijden indelen. Maak daar gebruik van. Plan niet alleen je begintijd, maar bedenk ook hoe lang je maximaal aan je werk gaat zitten. Probeer je daar in het algemeen aan te houden. Dat is fijn voor jezelf, maar geeft ook een signaal af aan opdrachtgevers dat je niet continu beschikbaar bent. Laat ook gerust mailtjes of appjes onbeantwoord als ze na die tijd binnenkomen. Mail je wel een keer ‘s avonds laat? Plan de e-mail dan in om ‘s ochtends vroeg te versturen.

Zoals mijn businesscoach het zo mooi zei: “Mensen gaan niet over je grenzen. Je laat zelf over je grenzen heen gaan.” Daar kun je dus ook zelf iets aan doen door op je eigen gedrag te letten en voor jezelf op te komen.

Extra tip: volg een cursus timemanagement

Merk je dat je het lastig vindt om grip op je tijd te houden en je niet door andermans agenda te laten leiden? Dan is het handig om daar blijvend iets aan te doen en jezelf een andere mindset aan te leren. Volg een cursus timemanagement, zoals deze (met goede reviews!) van Timemanagement.net. Dan leer je om structureel beter je grenzen aan te geven, je agenda te bewaken en efficiënt met je tijd om te gaan. Lijkt mij zelf ook interessant om een keer te doen!

3. Plan deadlines niet te strak

Nog zoiets waar ik een jaar geleden vaker de mist mee inging: dingen veel te krap plannen. Het is logisch dat je opdrachtgever een taak liever vandaag dan morgen afgerond ziet. Maar jij bent degene die bepaalt of een gevraagde deadline realistisch is. Natuurlijk is het goed om soms wat in je agenda te schuiven, maar leg jezelf geen onmogelijke nachtelijke doorwerksessies op.

Wat ik zelf ook fijn vind, is om deadlines bewust wat ruim te plannen. Dan kan het alleen maar meevallen als ik tóch iets eerder klaar ben. Zo voorkom ik dat ik last-minute gekkenwerk moet verzetten en heb ik tijd over voor het geval er onverwachts een te gekke spoedopdracht tussendoor komt.

meer grip op je tijd tips

4. Reserveer tijd voor grote en terugkerende projecten

Als planner op pootjes zou ik niet zonder mijn agenda kunnen. Mijn agenda is mijn grootste steun en toeverlaat om meer grip op mijn tijd te krijgen. Ik schrijf er niet alleen deadlines in op, maar zet in mijn agenda ook de taken die ik op een bepaalde dag wil oppakken. Superhandig, vooral voor langdurige projecten of voor projecten waarvoor je elke maand iets moet doen.

Zodra ik een groot project krijg, reserveer ik een aantal dagdelen om daarmee aan de slag te gaan. Daarvoor plan ik zelfs specifieke data in. Soms schuif ik daar op het moment zelf nog wat in, maar dan weet ik wel dat ik die week tijd nodig heb om aan dat project te werken en er dus niet drie andere dingen bij kan plannen.

5. Werk niet vanuit je mailbox

Sowieso is het fijn om ‘s ochtends op z’n minst een grof idee te hebben van wat je gaat doen. Toen ik net in loondienst was, gebruikte ik weleens mijn mailbox als leidraad voor wat ik die dag ging doen. Niet aan te raden! Het voelde voor mij alsof ik me elke dag moest laten verrassen door wat mensen ad-hoc van me nodig hadden. Grip op mijn tijd was ver te zoeken. Veel prettiger vind ik het om de dag met een grove planning te starten. En dan wel een realistische planning natuurlijk! Been there done that: mijn to-do-lists waren ook ooit onrealistisch lang.

3 tips die mij helpen om me minder door mijn mailbox te laten leiden:

  • Check je mailbox op vaste momenten, hooguit een paar keer per dag. Of mail in ieder geval maar op een paar momenten op de dag terug in plaats van meteen op elk berichtje te reageren.
  • Koppel aan e-mails een moment in je agenda. Dus komt er een mailtje binnen over een offerte-aanvraag? Plan in je agenda wanneer je daar iets mee gaat doen.
  • Verwijder mails zodra je iets afgerond hebt of sla ze op je computer op (dat kan ook in Gmail, zie deze handleiding) als ze belangrijk zijn. Een opgeruimde mailbox geeft minder stress.

6. Plan taken op een handige manier achter elkaar

Taken bundelen werkt lekker efficiënt. Laat ik daar nu net van houden! Vooral bij taken waar je normaal steeds tussen het werk door een paar minuten mee bezig bent. Je administratie bijvoorbeeld. Of je social posts maken en plaatsen. Als je dat achter elkaar doet, zit je er “lekker in” en werk je vaak een stuk sneller. Scheelt tijd, zorgt voor focus en geeft meer grip op je tijd, omdat je minder vaak kleine tussendoorklusjes hoeft te tackelen.

Een voorbeeld: facturen inboeken. Niet mijn hobby, wel nodig. Het kost best veel tijd om elke factuur afzonderlijk in te boeken. Elke keer moet ik dan weer de juiste programma’s openen en uitzoeken waar ik ook alweer gebleven was. Veel handiger is het om één keer per week alle facturen in mijn administratie te zetten. Dan zit ik er lekker in en ben ik zo klaar.

Ook social posts inplannen werkt daarbij heel fijn trouwens. De (gratis) app Later vind ik een gouden vondst. Daardoor kan ik teksten voor social media van opdrachtgevers clusteren en heb ik niet elke dag kleine taakjes daarvoor.

7. Zeg eens ‘nee’

Ja, die drie letters mogen voor de afwisseling heus een keer uit je mond floepen. Sterker nog, beter van wel!

Toen ik net begon met ondernemen had ik last van FOMO: Fear of Missing Out. Elke mogelijke opdracht zag ik als een geweldige kans. Ja, ook als het helemaal geen droomopdracht was. Want wat nu als er daarna opeens geen opdrachten meer zouden komen? Moest ik niet elke kans met beide handen ingrijpen?

‘Nee’ zeggen gaat me heus nog niet altijd vlekkeloos af, maar gelukkig wel een stuk beter dan toen. Ik zie een afwijzing niet meer als een gemiste kans. Ondernemen betekent ook keuzes maken. Je kunt wel een klus voor zoveel uur per week aannemen, maar dat betekent ook dat er misschien een andere klus moet sneuvelen. Is het je dat waard? Zo ja, go for it! Zo nee, accepteer dat het nu even niet lukt.

Houd grip op je tijd en zorg goed voor jezelf. Als eigen baas is veel jouw verantwoordelijkheid. Maar je eigen gezondheid en werkplezier staan van al die verantwoordelijkheden met stip op #1!

Wat is jouw beste tip voor meer grip op je tijd?

Volg:
Deel:

12 Reacties

  1. 18 augustus 2020 / 09:28

    Blijf proberen om de beste plan-methode te vinden. Wat nu goed werkt, werkt misschien niet goed meer over 6 maanden. Ik ben nu echt fan van online calendars, ook omdat ik die kan delen. Daarnaast plan ik ook graag op papier, hoor. Ik heb een hartstikke leuke planner en ik gebruik de bullet journal methode.
    Daenelia blogde over…Stay focused and get things done

  2. 18 augustus 2020 / 10:00

    Herkenbare valkuilen en heel erg waardevolle tips. Ik heb ook (te) lang gewerkt vanuit mijn mailbox. Dat werkt dus echt niet. Toen ik besloot gewoon in te plannen dat ik drie keer per dag mijn mail zou bekijken, gaf dat echt rust. Mensen moeten er trouwens soms wel even wennen dat ze niet meer binnen een minuut antwoord krijgen;).
    Naomi blogde over…Even huilen misschien?

  3. 18 augustus 2020 / 10:03

    Een mooi artikel met fijne tips. Vooral deadlines niet te strak plannen is soms nog wel een dingetje. Alhoewel ik inmiddels steeds beter zicht heb op hoe lang ik ergens mee bezig ben, dat vond ik in het begin nog wel eens lastig.
    Ilona Wielinga blogde over…Geen negativiteit maar realiteit

  4. Johanna
    18 augustus 2020 / 10:55

    Leuke post, en toch werkt het elke keer weer anders. Omdat ik geen machine ben, kan ik ook niet elke dag het zelfde doen op de zelfde tijd, en ben ik niet altijd even produktief. Vooral creativiteit laat zich niet plannen. Maar succes, het begin is er.

  5. 18 augustus 2020 / 11:12

    Mooi gezegd inderdaad, mensen gaan niet over je grenzen heen, je laat mensen over je grenzen heen gaan! Ik ben met mijn blog ook wel geneigd om er te vaak te voor gaan zitten, ik moet er wel zeggen dat ik het nog steeds enorm leuk vind, dus ik zie het in feite niet als werk. Wat ik wel echt heerlijk vind, is dat een eigen werkplek heb waarvan ik de deur gewoon achter me kan dicht trekken. Een laptop op de keukentafel zou voor mij niet werken. Sowieso super on-inspirerend, maar ik zou dan nog sneller denken; oh, ik ga nog even ‘snel’ dit doen.
    bychristiana blogde over…Een dressoir stylen, 5 inspirerende ideeën waar je nu mee kunt beginnen!

  6. 18 augustus 2020 / 11:29

    Heel fijn artikel, ik sla het even op! Ik ben geen ondernemer, maar heb wel verschillende banen en zeker vanuit huis kan het soms lastig zijn zaken te scheiden, dus dit zijn ook goede tips voor mijn situatie. Ik waardeer je artikelen over dit onderwerp altijd enorm.
    Hermien – KouweKleren blogde over…Dagje winkelen, maar dan duurzaam & fair

  7. 18 augustus 2020 / 12:16

    Goede tips! Ik neem meerdere keren per week tussen door of juist ‘s ochtends vroeg voor mijn werkdag, de tijd om te sporten. Even lekker knallen, en tegelijk ook gewoon even tijd voor mijzelf. Na 20.00u mag ik van mijzelf niet meer werken en de computer is dan voor ontspanning (foto’s bewerken of Pinterest neuzen bijvoorbeeld) en om 21.00u gaat de pc uit.
    Tijd reserveren voor grote projecten is iets waarbij mij nog wel verbeterpunten zijn. Ik denk te vaak dat ik iets wel even tussendoor doe en dan kom ik geheid in de knoei.
    Giovanna Jansen blogde over…100 boeken die iedereen gelezen moet hebben

  8. 18 augustus 2020 / 12:25

    Interessante blog! Zoals je wellicht weet heb ik een grote break genomen. Ik bekijk nog wel mijn mail af en toe, en zal ook wel shoots aannemen mits ik kan en het bij mij past/goed voelt. Social media is een beetje in de hoek geschoven. Dat leverde mij enorm veel stress op. Dus vooral daarop heb ik de grootste break ingezet. Maar soms is het ook gewoon goed om even een stapje terug te doen en een helikopterview te creëren om te kijken of het allemaal nog gaat zoals je wilt.
    Simone blogde over…30 dagen planken | Dat ging toch niet zo als verwacht… | Challenge

  9. 18 augustus 2020 / 15:10

    Dit zijn hele mooie en waardevolle tips! Ook een hele mooie quote van die grenzen, over wat je business coach zei. Het tijd inplannen gaat me steeds beter af, maar er is nog altijd wat aan te doen, aangezien ik ‘s avonds nog wel eens bezig ben met van alles en nog wat. Mijn mailbox check ik ook veel te vaak op een dag, doodzonde van mijn tijd! Ik wil het terug gaan schroeven naar een paar keer per dag. Meteen antwoorden doe ik sowieso niet, ik moet een mail altijd nog een keer lezen en er dan bewust de tijd voor nemen om te antwoorden. Ook elke dag taken verdelen voor een deadline helpt goed. Ik heb nu drie weken de tijd gevraagd voor een redactieklus van een uitgever, zodat ik elke dag de tijd zou hebben om één hoofdstuk te doen. Want meer op een dag trek ik namelijk niet. En ik ben blij dat ik dat gedaan heb, gezien die hittegolf vorige week!
    Lianne blogde over…Ik breng mijn eerste boek uit!

  10. 18 augustus 2020 / 21:05

    Sinds de zomer is begonnen is planning echt ver te zoeken in mijn leven. Eerst was ik super druk met het organiseren van een bruiloft en lag mijn blog plat (en van studie heb ik vakantie) en toen was ik op vakantie en nu lukt het nog niet echt het normale leven weer op te pakken. Gelukkig heb ik nog twee weken voor het college jaar begint!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge