Als je eigen baas bent, is de deur om 5 uur achter je dicht trekken er niet zomaar bij. Die overvolle agenda is toch echt jouw pakkie ‘an. Dat was dan ook in het begin mijn grootste ondernemersfail. Ik liet mijn agenda bepalen door binnendruppelende mailtjes en rende regelmatig achter de feiten aan. Het afgelopen half jaar ben ik gelukkig weer (eigen) baas over eigen agenda geworden. Voelt een stuk beter! Hoe? Dit zijn 7 tips die ik ben gaan toepassen voor meer grip op mijn tijd.

1. Gun jezelf UIT-momenten

Het voordeel van eigen baas zijn is dat niemand controleert of jij om negen uur fris en fruitig achter je computer schuift. Het nadeel is dat je je werk niet zo makkelijk even aan een collega kunt overdragen. Je voelt je sneller verantwoordelijk voor – tja – bijna alles.

Toch is de boel even de boel laten een dikke aanrader. Ik heb wel gemerkt dat uit-momenten hard nodig zijn om jezelf niet volledig in je werk te verliezen. Ik weet het: best lastig als je werk ook meteen je hobby is. Maar besef dat balans onmisbaar is voor grip op je tijd. Als je jezelf totaal over de kop werkt, lever je minder goed werk, word je gespannen en help je je bedrijf ook geen stap verder.

Kruip daarom niet elke avond achter de computer, geef je gezinsleden of kat regelmatig aandacht en gun jezelf ook alleentijd met een goed boek of een dure crème in plaats van enkel met een ontplofte mailbox. Daar heb je hard genoeg voor gewerkt.

2. Meer grip op je tijd? Bewaak je tijdsgrenzen!

Van mijn eerste manager leerde ik ooit dat je beter niet acuut kunt terugmailen (zeker niet ’s avonds). Hoe vaker je dat doet, hoe meer mensen gaan denken dat jij altijd à la minute beschikbaar bent. Dan wordt het dus best lastig om een keer wél te zeggen dat iets niet lukt.

Als eigen baas kun je zelf je werktijden indelen. Maak daar gebruik van. Plan niet alleen je begintijd, maar bedenk ook hoe lang je maximaal aan je werk gaat zitten. Probeer je daar in het algemeen aan te houden. Dat is fijn voor jezelf, maar geeft ook een signaal af aan opdrachtgevers dat je niet continu beschikbaar bent. Laat ook gerust mailtjes of appjes onbeantwoord als ze na die tijd binnenkomen. Mail je wel een keer ’s avonds laat? Plan de e-mail dan in om ’s ochtends vroeg te versturen.

Zoals mijn businesscoach het zo mooi zei: “Mensen gaan niet over je grenzen. Je laat zelf over je grenzen heen gaan.” Daar kun je dus ook zelf iets aan doen door op je eigen gedrag te letten en voor jezelf op te komen.

3. Plan deadlines niet te strak

Nog zoiets waar ik een jaar geleden vaker de mist mee inging: dingen veel te krap plannen. Het is logisch dat je opdrachtgever een taak liever vandaag dan morgen afgerond ziet. Maar jij bent degene die bepaalt of een gevraagde deadline realistisch is. Natuurlijk is het goed om soms wat in je agenda te schuiven, maar leg jezelf geen onmogelijke nachtelijke doorwerksessies op.

Wat ik zelf ook fijn vind, is om deadlines bewust wat ruim te plannen. Dan kan het alleen maar meevallen als ik tóch iets eerder klaar ben. Zo voorkom ik dat ik last-minute gekkenwerk moet verzetten en heb ik tijd over voor het geval er onverwachts een te gekke spoedopdracht tussendoor komt.

4. Reserveer tijd voor grote en terugkerende projecten

Als planner op pootjes zou ik niet zonder mijn agenda kunnen. Mijn agenda is mijn grootste steun en toeverlaat om meer grip op mijn tijd te krijgen. Ik schrijf er niet alleen deadlines in op, maar zet in mijn agenda ook de taken die ik op een bepaalde dag wil oppakken. Superhandig, vooral voor langdurige projecten of voor projecten waarvoor je elke maand iets moet doen.

Zodra ik een groot project krijg, reserveer ik een aantal dagdelen om daarmee aan de slag te gaan. Daarvoor plan ik zelfs specifieke data in. Soms schuif ik daar op het moment zelf nog wat in, maar dan weet ik wel dat ik die week tijd nodig heb om aan dat project te werken en er dus niet drie andere dingen bij kan plannen.

5. Werk niet vanuit je mailbox

Sowieso is het fijn om ’s ochtends op z’n minst een grof idee te hebben van wat je gaat doen. Toen ik net in loondienst was, gebruikte ik weleens mijn mailbox als leidraad voor wat ik die dag ging doen. Niet aan te raden! Het voelde voor mij alsof ik me elke dag moest laten verrassen door wat mensen ad-hoc van me nodig hadden. Grip op mijn tijd was ver te zoeken. Veel prettiger vind ik het om de dag met een grove planning te starten. En dan wel een realistische planning natuurlijk! Been there done that: mijn to-do-lists waren ook ooit onrealistisch lang.

6. Plan taken op een handige manier achter elkaar

Taken bundelen werkt lekker efficiënt. Laat ik daar nu net van houden! Vooral bij taken waar je normaal steeds tussen het werk door een paar minuten mee bezig bent. Je administratie bijvoorbeeld. Of je social posts maken en plaatsen. Als je dat achter elkaar doet, zit je er “lekker in” en werk je vaak een stuk sneller. Scheelt tijd, zorgt voor focus en geeft meer grip op je tijd, omdat je minder vaak kleine tussendoorklusjes hoeft te tackelen.

Een voorbeeld: facturen inboeken. Niet mijn hobby, wel nodig. Het kost best veel tijd om elke factuur afzonderlijk in te boeken. Elke keer moet ik dan weer de juiste programma’s openen en uitzoeken waar ik ook alweer gebleven was. Veel handiger is het om één keer per week alle facturen in mijn administratie te zetten. Dan zit ik er lekker in en ben ik zo klaar.

Ook social posts inplannen werkt daarbij heel fijn trouwens. De (gratis) app Later vind ik een gouden vondst. Daardoor kan ik teksten voor social media van opdrachtgevers clusteren en heb ik niet elke dag kleine taakjes daarvoor.

7. Zeg eens ‘nee’

Ja, die drie letters mogen voor de afwisseling heus een keer uit je mond floepen. Sterker nog, beter van wel!

Toen ik net begon met ondernemen had ik last van FOMO: Fear of Missing Out. Elke mogelijke opdracht zag ik als een geweldige kans. Ja, ook als het helemaal geen droomopdracht was. Want wat nu als er daarna opeens geen opdrachten meer zouden komen? Moest ik niet elke kans met beide handen ingrijpen?

‘Nee’ zeggen gaat me heus nog niet altijd vlekkeloos af, maar gelukkig wel een stuk beter dan toen. Ik zie een afwijzing niet meer als een gemiste kans. Ondernemen betekent ook keuzes maken. Je kunt wel een klus voor zoveel uur per week aannemen, maar dat betekent ook dat er misschien een andere klus moet sneuvelen. Is het je dat waard? Zo ja, go for it! Zo nee, accepteer dat het nu even niet lukt.

Houd grip op je tijd en zorg goed voor jezelf. Als eigen baas is veel jouw verantwoordelijkheid. Maar je eigen gezondheid en werkplezier staan van al die verantwoordelijkheden met stip op #1!

Wat is jouw beste tip voor meer grip op je tijd?