Je werkdag zit erop. Het is tijd om ontspannen in de trein te zitten en de werkdag van je af te laten glijden. Tenminste, dat is de bedoeling. Want op dat moment zet je hoofd het op een ratelen: “Ik had nog geen feedback gekregen van Jan. Daar moet ik iets mee!”. Snel grijp je naar je telefoon om nog vlug een e-mail in elkaar te fröbelen. En als je daar klaar mee bent, zie je een appje binnenkomen. Een klant wil iets van je weten. Maar even beantwoorden? Tja, zo ben je al snel voortdurend bezig met je werk. Al is het maar in je hoofd. Je werk loslaten is een uitdaging – dat weet ik maar al te goed. Maar ik weet ook dat je er gelukkig handiger in kunt worden. Met deze 9 tips bijvoorbeeld!

De ellende van je werk niet kunnen loslaten

Ik was heel lang een regelrechte ramp in mijn werk loslaten. Al als ik in de bus naar werk zat, zag ik elk werkmailtje binnenkomen. Telefoontjes nam ik gerust ook op als ik in de supermarkt stond. En door dat gebrek aan werk-privébalans was ik in mijn hoofd voortdurend bezig met één ding: werk. Zodra ik opstond, greep ik naar mijn telefoon. En ging ik ’s avonds naar bed, dan lag ik nog te piekeren over planningen, mailtjes en vragen.

Maar hoe langer ik ondernemer ben, hoe handiger ik erin word om tóch werk los te laten in mijn privétijd. De afgelopen 1,5 jaar heb ik er mijn doel van gemaakt om werk meer los te laten en niet steeds aan te staan. Hoewel ik heus nog mijn valkuilen heb en daar soms ook echt wel hard in val, lukt het me tegenwoordig veel beter om van leuke dingen genieten terwijl ik weet dat er de volgende dag een deadline in mijn nek hijgt. Ook zonder daarover te stressen.

Hoe doe je dat, je werk loslaten? Dit zijn 9 tips van mij die ook jou misschien helpen?

1. Start met het magische ding: een goede planning

Werk loslaten begint met een goede planning. Mij geeft het veel rust als ik weet wat ik wanneer moet doen en als ik er dankzij mijn agenda op kan vertrouwen dat ik voldoende tijd heb om alles af te krijgen. Er is een hoop werk te doen, maar ik weet dat ik het allemaal ergens heb ingepland en dat het qua tijd moet passen. Dat is fijn!

Ik ben zelf een structuurjunkie en een controlfreak met een chaotisch hoofd en altijd 999 ideeën. Daarom heb ik mezelf aangeleerd om met heldere planningen te werken en mijn agenda gestructureerd bij te houden. Zo zie ik vrijwel nooit iets over het hoofd en kan ik gefocust werken aan wat gedaan moet worden.

Een goed timemanagement-systeem houdt voor mij in: een agenda en een dagelijkse takenlijst. In de agenda blok ik bepaalde hoeveelheden tijd voor opdrachten, afspraken en gesprekken. Ook houd ik elke dag minimaal een half uur leeg voor tussendoor-dingen. Daarnaast heb ik een dagelijkse to-do-list waarop ik alle concrete taken voor die dag zet. Doordat alles op papier staat, hoef ik me niet na werktijd druk te maken of ik project X wel afkrijg of mailtje A niet vergeet.

Goed plannen en daardoor je werk loslaten na werktijd doe je zo:

• Houd een tijdje bij hoe lang je over bepaalde taken doet, zodat je realistischer kunt plannen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld de (gratis!) tool Toggl gebruiken.
• Maak je taken zo concreet mogelijk. Dus niet ‘project X oppakken’, maar ‘interview afnemen, ‘afspraak inplannen met Lara’, ‘tekst 1 uitwerken’, etc. Zo kun je beter inschatten wat je wanneer moet doen.
• Zet verzoekjes direct in je agenda zodra ze op welke manier dan ook binnenkomen. Krijg je bijvoorbeeld een e-mail die veel tijd kost? Plan ruimte in je agenda voor het beantwoorden ervan. Belt iemand je met een verzoek? Reserveer er direct ergens een blok in je agenda voor om daarmee aan de slag te gaan.
• Stel een planning op voor grotere projecten. Geef daarin elke stap een plek, bijvoorbeeld ook de feedbackmomenten. Noteer al die momenten in je agenda (en licht eventueel je collega’s of opdrachtgever er ook over in). Door een project op te splitsen in haalbare stappen, voorkom je dat het een blok aan je been wordt dat voer is voor uitstelgedrag.
• Zet in je agenda reminders op de dagen waarop je iets van iemand anders verwacht (bijvoorbeeld als je nog een reactie op een mail moet ontvangen of wacht op feedback). Dan kun je diegene daaraan herinneren als je het niet ontvangt.
• Heb je afspraken gepland staan? Houd rekening met eventuele uitloop en houd liever iets te veel dan iets te weinig tijd vrij.. 

2. Houd een werkritme aan

Baken je werkdagen af en maak met jezelf afspraken over wanneer je werkt en hoe lang je wilt werken. Ook al kan ik als ondernemer in principe werken wanneer ik wil, ik heb toch een standaard werkritme voor mezelf gecreëerd. Dat geeft mij meer zicht op wanneer mijn werkdag voorbij is. De neiging is dan minder groot om te lang door te gaan of om juist ’s ochtends vroeg onmogelijk uit de startblokken te komen.

• Bepaal wanneer je begint met werken. Ben je een ochtendmens? Kijk dan of je al vroeg achter je computer kunt kruipen. Veel mensen zijn dan het productiefst.
• Spreek (met jezelf) af hoeveel uur je per week wilt werken en houd je ook aan dat maximum (behalve in uitzonderlijke gevallen als het niet anders kan). 
• Stel een maximale eindtijd voor je werkdag vast. Zorg ervoor dat je uiterlijk een half uur na dat tijdstip stopt met werken, zelfs al heb je niet alles af wat gepland stond.
• Plan je werkweek in op basis van het aantal uren dat je wilt/moet werken. Zo kun je beter inschatten of het past of dat je overambitieus bent met werk inplannen.
• Heb je vrije dagen? Communiceer erover. Zet het in je mailhandtekening, vertel aan mensen met wie je samenwerkt dat je op dag X niet werkt, etc.

3. Sluit je werkdag ontspannend af

Met name bij thuiswerken is de grens tussen werktijd en ontspantijd soms flinterdun. Je laptop staat immers de hele dag op tafel en misschien eet je zelfs aan dezelfde tafel als waar je werkt. Dan is een mailtje zo verstuurd, ook na werktijd. 

Help jezelf om de grens tussen werk en privé duidelijk te krijgen door direct na werktijd iets ontspannends te doen. Ik maak dan vaak een wandeling, schrijf een artikel voor mijn blog of struin het internet af op zoek naar receptideeën. Kop thee erbij en YouTube-filmpje aan. Door niet van werkmoetjes in huishoudelijke moetjes te rollen, kan ik mijn werk beter afsluiten en ontspannen na een werkdag.

4. Eindig elke dag met een reflectie

Een uitgebreide weekreflectie is ook een aanrader. Maar zelf doe ik zo’n reflectie ook graag elke dag voordat ik mijn agenda dichtklap. Om te voorkomen dat voortdurend werkgedachten of ideeën zich aan me opdringen, neem ik 5 minuten de tijd om alle losse eindjes te verzamelen. Ik ga voor mezelf na:

• Wat ging goed vandaag? Wat ging minder? 
• Aan welke dingen ben ik vandaag niet toegekomen? Wanneer ga ik die wel doen?
• Wat mag ik niet vergeten voor de volgende werkdag? 

Verder stel ik een takenlijst op voor de volgende dag. Dat helpt meteen om de dag erna met een vliegende start te beginnen. 

5. Noteer rondvliegende gedachten na werktijd

Vrijwel iedereen heeft waarschijnlijk na werktijd weleens last van opdringerige gedachten over werk. Dat varieert van geniale nieuwe ingevingen tot mailtjes die nog verstuurd moeten worden of afspraken die nog niet in je agenda staan. Voor je het weet, staat je hoofd altijd aan. In plaats van voor elk wissewasje je inbox te openen of achter de laptop te kruipen, kun je ook al die losse gedachten neerpennen in een notitieboek. Mijn notitieboekje is om die reden mijn reddende engel bij een vol hoofd. Misschien helpt het voor jou ook.

Schrijf op wat je niet mag vergeten en plan voor de volgende werkdag een kwartier of een half uur in waarop je alle punten op je lijstje gaat afwerken. Zodra je weet dat die dingen ergens genoteerd staan, kun je ze ook beter loslaten. 

6. Geef je grenzen aan om werk los te laten

Er is altijd wel een collega of opdrachtgever die probeert of je ook na werktijd beschikbaar bent. Het lijkt heel verleidelijk: even een mailtje beantwoorden of even die collega helpen met iets kleins. Maar doe het liever niet! Het probleem dat daarin schuilgaat, is dat je zelf steeds aanstaat én laat merken dat jij ook in je vrije tijd vaak wel beschikbaar bent. Hoe vaker je toch iets doet buiten werktijd, hoe meer anderen daar ook gebruik van kunnen maken.

Tegenwoordig ben ik handiger in mijn grenzen aangeven dan toen ik net ondernemer was. Opdrachtgevers of collega’s nemen je dat overigens niet zomaar kwalijk, is mijn ervaring. Mijn ervaring is dat het juist professioneel overkomt als je zelf zegt wat wel en niet kan in plaats van maar voor iedereen te rennen en vliegen. 

• Communiceer over je werktijden. Geef in gesprekken aan wat je vrije (mid)dag is of wanneer je met vakantie bent als je een planning afspreekt. Zo weten collega’s ook “Hem of haar dan niet bellen!”. 
• Komt er iets dringends binnen, vraag jezelf dan af “Moet ik dit NU doen?” of kan het ook wachten? Doe dat altijd voordat je direct op ‘beantwoorden’ klikt of alweer een sprintje trekt om iets op te lossen.
• Mail je een keer buiten werktijden? Plan je e-mails dan in om de volgende ochtend te versturen. De ontvanger weet dan niet dat jij regelmatig nog ‘s avonds wat doet. En je weet zeker dat je niet die avond nog een reactie krijgt.
• Heb je een vrije dag? Reageer niet uitgebreid op appjes die binnenkomen, maar geef aan dat je nu niet werkt en er morgen naar kijkt. Misschien weet de ander niet dat jij vrij bent; het is aan jou om dat aan te geven.
• Word je gebeld terwijl dit niet jouw werktijd is (en heeft het geen spoed)? Laat de telefoon gerust overgaan. App eventueel terug dat je nu niet aan het werk bent, maar dat diegene de eerste is die jij morgen belt.

7. Ga slim om met je mailbox 

Het is nergens voor nodig om elk half uur in je inbox te zitten. Als het zo dringend is dat iets niet twee uur kan wachten, dan bellen mensen wel. Laat los dat jij elk nieuwe mailtje direct in de smiezen moet hebben. Zet je Outlook-notificaties uit (ook op je computer), zodat je niet steeds afgeleid raakt en wordt geconfronteerd met je volstromende mailbox. 

Leer jezelf bovendien aan om e-mail verwerken zo snel mogelijk na ontvangst van een mailtje te doen. Bij de timemanagement-cursus van Tijdwinst leerde ik laatst de OHIO-methode voor e-mails: Only Handle It Once. Oftewel: kijk als je je inbox checkt direct voor elk mailtje wat je ermee moet. Weggooien? Direct beantwoorden? Opslaan? Een plek op je takenlijst geven? Of laten staan om later die dag te beantwoorden? Op die manier voorkom je dat je na een blik op je inbox steeds in “Oh ja, ik moet ook nog…”-gedachten verzeild raakt.

Een lege inbox aan het eind van de dag geeft zowel rust tijdens je werkdag als erna. Je weet dat alles waar je iets mee moet een plek op je takenlijst heeft veroverd.

8. Doe een dringendheid-screening: is dit echt nu nodig?

Je werk mee naar huis nemen is extra verleidelijk als mensen met iets dringends aankomen. “Zeg Romy, kun jij nog even…”. Als kersverse ondernemer had ik dan direct alles uit mijn handen laten vallen. Tegenwoordig ben ik daar relaxter in. Ik spring niet voor elk dringende bericht direct op, maar kijk eerst kritisch of dit er wel echt om vraagt dat ik acuut in de startblokken sta. 

Ook als je in loondienst werkt, is een dringendheids-screening handig. Veel mensen zijn er heel goed in om paniek te zaaien, ook als dat helemaal niet nodig is. Leer jezelf aan om eerst een stap terug te doen. Wat wordt me gevraagd? Wat is het probleem? Wat gebeurt er als ik nu niks doe? Hoeveel tijd kost het me om het op te lossen? En is dit wel echt mijn pakkie ‘an of moet iemand anders hier iets mee? 

Kunnen je collega’s niet werken door het probleem en kost de oplossing jou hooguit tien minuten? Dan zou ik zeggen: wees vriendelijk en help. Maar in veel andere gevallen is het zo dat de ander het vooral geweldig vindt als het snel gedaan is, maar dat er geen man overboord is als jij dat niet doet. Of in elk geval niet nu.

9. Werk loslaten? Besef dat de wereld niet instort als jij niet werkt

En als laatste: je werk loslaten kan allerlei gevoelens oproepen. Je voelt je misschien schuldig omdat je collega’s ook na werktijd altijd klaarstaan. Of je perfectionistische kant is het er niet mee eens dat jij de boel de boel laat. Maar probeer al die stemmetjes in jou aan de kant te zetten. Hoe erg is het nu echt als jij die middag vrij hebt? 

Iedereen heeft er meer aan dat jij nu een middag vrij hebt dan dat je altijd beschikbaar bent en daardoor ooit oververmoeid of zelfs burn-out raakt.  

Vaak zijn mensen geneigd hun werk heel belangrijk te maken en zich onmisbaar te voelen. Dat is geen verwijt: ook ik had in loondienst regelmatig het gevoel dat ik het niet kon maken om er niet te zijn als niemand het kon overnemen. Maar besef dat de wereld ook heus doorgaat als jij een middag of tijdens je vakantie twee weken niet achter de computer zit. En al gebeurt er iets, dan vinden ze daar vast wel een oplossing voor. Ook zonder jou.

Is werk loslaten iets waar jij goed in bent?