omgaan met hoge werkdruk 3

Omgaan met hoge werkdruk, hoe houd je het hoofd koel?

  • 15 juli 2022
  • 6 Reacties

Heb je net met flink doorwerken drie punten van je to-do-list afgevinkt, staat er nog een hele waslijst op je te wachten. Verslagen die af moeten, e-mails die op een reactie wachten, projecten die allemaal zonder overleg op je bordje terecht zijn gekomen… de werkdruk ligt serieus HOOG. Hoe voorkom je dat je daaraan onderdoor gaat met nachtelijke piekersessies (“Helemaal vergeten Pim te mailen!”) en hollen-vliegen-rennen-neigingen tot gevolg? Ik ben zelf van origine de welbekende kip zonder kop, maar heb gelukkig geleerd om mijn kop er meer bij te houden. Met deze 9 tips lukt het mij om mezelf niet in deadlinestress te verliezen. Jou misschien ook? 

Wat als de werkdruk skyhigh is? 

Terwijl je hard op weg bent om je ‘inbox zero’-voornemens waar te maken, stromen de nieuwe e-mails alweer binnen. Je hebt nog drie projecten af te ronden, maar ondertussen gaat je telefoon zo vaak over dat je nauwelijks een letter op papier krijgt. Dat betekent doorbuffelen, en niet zo’n beetje ook. Avondwerk. Nachtwerk misschien zelfs. Laat de pizzakoerier maar komen, want koken gaat niet lukken…

Ik denk dat veel mensen weleens ergens hebben gewerkt waar de werkdruk hoog lag. Voor een weekje niet erg. Daar is niet altijd onderuit te komen. Ook ik heb weken waarin ik bergen werk te verzetten heb en blij ben als ik om negen uur de laptop dichtklap. Dat is op dat moment mijn eigen keuze en helemaal prima. Maar ik weet ook dat werkdruk soms té hoog kan zijn en een hoop stress kan opleveren. Wat doe je als het die kant op neigt te gaan? 

Ik deel graag mijn 9 tips met je, voor zowel de weken van tijdelijke werkdruk als voor periodes waarin het langdurig te veel van het goede is. 

omgaan met hoge werkdruk 3

1. Bereid je voor op weken met hoge werkdruk

Het liefst zou ik natuurlijk elke werkdag zen achter mijn computer zitten met de wetenschap dat ik alles volledig onder controle heb. Maar net als ieder mens heb ook ik weleens drukke weken. Wat mij helpt om in die weken met hoge werkdruk om te gaan, is vooral vooruitdenken. Als ik na een blik op mijn agenda weet dat ik deze week veel omhanden heb, dan weet ik ook dat ik in mijn sociale leven rustiger aan moet doen. 

Ik probeer in zo’n geval een week vooruit te kijken en besluit bijvoorbeeld dat ik een X aantal avonden vrijhoud. En komen er verzoekjes binnen om gezellig wat af te spreken op een avond na een drukbezette dag? Dan zeg ik eerlijk dat dat niet lukt. Je zou ook kunnen kijken of er privéafspraken zijn die je kunt verzetten of schrappen. Zo creëer je ruimte voor jezelf (voor verwennerij met een pot crème, een goede maaltijd of een fijne serie) in een week waarin je tijd verder vooral door anderen wordt opgeslokt.

2. Maak lijstjes, schema’s, grafieken of wat jou ook maar helpt

Ik geloof dat ik de tip ‘Maak lijstjes’ in bijna elk tipartikel geef. Het is dan ook het eerste ding wat ik doe als ik ook maar een vleugje stress in mijn lijf en hoofd merk. Stress wordt vaak alleen maar erger als je het overzicht kwijt bent. Zodra er allerlei ‘moet ik iets mee’-dingen door je hoofd spoken, raak je misschien al gedemotiveerd voordat je aan je to-do-list bent begonnen. Lijstjes en schema’s helpen om het overzicht weer te hebben en (hopelijk) te merken dat het heus niet zó veel is als je hoofd je nu laat geloven. 

Zo pak ik het aan:

  • Schrijf in een kwartier alles op wat je te binnen schiet en waar je iets mee moet. Van e-mails die de deur uit moeten tot grote projectplannen die zich helaas niet zelf schrijven. 
  • Kijk daarna kritisch waar je NU iets mee MOET. Zijn er ook dingen die best even kunnen wachten? Noteer de dingen die niet à la minute gedaan hoeven te worden in je agenda voor een later moment. 
  • Stel jezelf dan bij elk punt de vraag “Moet IK dit nu doen?”. Hoe lastig het ook is om werk uit handen te geven, kun je niet iets uitbesteden? Ga bijvoorbeeld met je leidinggevende in gesprek, vraag een collega om hulp of (als je, zoals ik, ondernemer bent) kijk of je een opdracht kunt doorschuiven naar iemand anders of kunt teruggeven. 
  • Maak dan een lijstje van alle punten die je vandaag, morgen of overmorgen moet doen en hang er een planning aan. Schat in hoeveel tijd je overal mee bezig bent en maak aan de hand daarvan de indeling van je werkdag.
  • Dan is het tijd om alle drukte in je hoofd los te laten. Heb je alles eenmaal genoteerd, dan valt het in de praktijk vaak alles mee hoeveel ballen je moet hooghouden. Je weet nu: ik heb het onder controle. Dat geeft al rust.

3. Denk in oplossingen

Als ik grote stress heb, ben ik al snel geneigd om als een kip zonder kop rond te rennen. Alleen met 160 kilometer per uur denderend over de snelweg heb ik al helemaal geen zicht meer op afslagen, mooie kansen onderweg en handige oplossingen. Ik hoop alleen maar zo snel mogelijk de berg werk afgerond te hebben. 

Laat dat nou niet helpen bij omgaan met werkdruk. Tuurlijk, het is best fijn als je óók hard werkt om dingen gedaan te krijgen. Maar het is daarnaast goed om er van af een afstandje naar te kijken om dan te ontdekken dat hard werken niet de enige oplossing is. Als je maar denkt in mogelijkheden, is er vaak echt wel iets te doen aan de te hoge werkdruk. Meer dan met volle vaart vooruitgaan.

Neem een moment om uit de stress te komen en de situatie te bekijken. Stel jezelf de volgende vragen of ga er eventueel over in gesprek met iemand anders (mijn eigen ervaring is dat buitenstaanders soms veel beter oplossingen zien dan jij zelf in je kip-zonder-kop-modus).

  • Is je werkdruk structureel te hoog of is het maar tijdelijk? Als het blijvend is, kun je er dan misschien iets aan doen door erover te praten met je leidinggevende?
  • Moet je alles zelf doen of is het mogelijk om hulp te krijgen? 
  • Zijn de dingen die je ziet als jouw verantwoordelijkheid wel echt jouw taken? Of heb je last van een te groot verantwoordelijkheidsgevoel en kun je dingen laten varen?
  • Zijn de deadlines die op projecten zijn geplakt harde deadlines of valt daar in te schuiven?
  • Wat zou er gebeuren als je dit niet vandaag zou afronden? Zou dat vervelende gevolgen hebben of valt dat mee? 
  • Kun je het efficiënter aanpakken? Bijvoorbeeld door taken te bundelen, afspraken met elkaar te combineren, of voor een offerte of e-mail een bestaand template te gebruiken? 
  • Als je afspraken gepland hebt staan, zijn die wel echt nodig? Moet je per se fysiek afspreken of kan het ook digitaal? Kan een afspraak misschien ook later plaatsvinden?
  • Speelt je perfectionisme op in deze situatie? Met andere woorden: wil je het allemaal perfect doen of mag het ook ietsje minder dan 100% perfect?
  • Merk je dat je echt heftige stressklachten ontwikkeld door je werk? Trek dan op tijd aan de bel bij je leidinggevende of bij opdrachtgevers en kies voor jezelf. Weet dat complimentjes over hoe jij altijd alle deadlines weet te halen niet opwegen tegen je eigen gezondheid. Niets is belangrijker dan dat laatste.
omgaan met hoge werkdruk 2

4. Blijf ook bij hoge werkdruk goed voor jezelf zorgen

Dat de werkdruk torenhoog ligt, is nog geen reden om op een dieet van Domino’s-pizza’s te gaan, veel te laat te gaan slapen en een week in hetzelfde verwassen T-shirt rond te lopen. 

Het is logisch dat je dingen moet laten vallen als je werkagenda uitpuilt. Maar laat zelfzorg nooit het eerste zijn wat je uit je agenda schrapt. Eerder het allerlaatste, als het echt niet anders kan. Blijf tijd voor jezelf nemen en dingen doen die goed voor je zijn. Neem bijvoorbeeld alsnog de tijd om een goede maaltijd op tafel te zetten en steek ook in de drukke week tijd in een lekkere douchebeurt, een mooie outfit uitzoeken en jezelf goed verzorgen. Dat doet wonderen, juist in drukke tijden. 

Zelf vind ik op drukke werkdagen bijvoorbeeld mijn fijne badkamerroutine nog belangrijker dan op een gemiddelde weekenddag. Dan was ik mezelf met mijn favoriete douchegel, smeer ik me goed in met de beste CC-cream die ik in mijn badkamerkastje heb staan en vergeet ik ook mijn verwaarloosde scrubs en ander beauty-spul niet. Het helpt echt om jezelf niet te verslonzen. Voor jezelf, niet voor anderen. Zie het als een boodschap aan jezelf dat jij die tijd waard bent en dat jouw welzijn belangrijker is dan welke deadline dan ook.

5. Vergeet je nachtrust niet

Nog zoiets waar je, naast de maskertjes en het doen van je haar, al snel tijd van af gaat snoepen als de werkdruk hoog ligt, is je nachtrust. Ik herken het bij mezelf. In mijn studietijd bleef ik regelmatig tot drie uur op in tentamenweken (en nee, niet voor cocktailavondjes, wel voor samenvattingen en verslagen). Want, zo geloofde ik, van alle dingen die ik doe is slaap het minst nuttig. 

Goh, had ik het daar even bij het verkeerde eind. Een enkele slechte nacht of een paar werksessies tot in de late uurtjes kunnen niet zoveel kwaad. Maar je kunt veel beter omgaan met hoge werkdruk als je je nachtrust niet vergeet. Met een volle energietank na een goede nacht kun je de druk op het werk daarna beter aan. Het zorgt ervoor dat je enigszins fris en fruitig opstaat en niet met luciferstokjes tussen je oogleden de werkdag moet beginnen.

Als je overdag onder werktijd voortdurend bijna in slaap kukelt, zal je takenlijst ook niet snel minder worden.

Beter is het om alsnog enigszins op tijd je bed op te zoeken, zodat je tenminste iets aan je werkdag hebt. 

6. Laat je pauzes niet schieten

Een nacht slaap kun je zien als een mega-pauze. Maar ook mini-pauzes tussen werk door helpen om productief en gefocust te blijven. Dat heb ik zelf afgelopen jaar aan den lijve ondervonden. Ik was altijd een enthousiaste thuiswerker die geloofde dat ik het prima redde zonder pauzes. Maar nu ik toch aan de lunchpauze ben gegaan, merk ik dat je door pauzes veel meer gedaan krijgt. Even achter je computer vandaan komen is een geweldige re-set. Het helpt bovendien om vervelende mailtjes van je af te laten glijden in plaats van er gefrustreerd over te blijven. En lukte het je net niet om de eerste letters voor een lastige tekst op papier te krijgen? Misschien gaat dat na een korte break wel als je met frisse inspiratie en wat koolhydraten in je lijf opnieuw aan de slag gaat.

Dus: laat je pauze niet schieten. Kort hem desnoods iets in, maar vergeet niet om pauzes te nemen. Het lijkt misschien efficiënt om door te denderen, maar je zult merken dat een kwartiertje pauzeren juist helpt om beter om te gaan met hoge werkdruk.

omgaan met hoge werkdruk

7. Geef jezelf een deadline voor projecten

Huh, nog meer deadlines terwijl de harde inleverdata je al om de oren vliegen? Yes, zeker. Ik doe dit regelmatig nadat ik deze tip ooit van een perfectionismecoach kreeg. Als perfectionist kun je soms uren van je tijd steken in dingen perfectioneren en nog verder perfectioneren. Dat maakt het alleen maar moeilijker om de andere deadlines te halen die ook nog op je lijst staan. Dus: spreek met jezelf af dat je maximaal een X aantal minuten of uur aan een bepaalde taak besteedt.

Dan gaat die ene e-mail maar de deur uit voordat je hem tien keer hebt nagekeken op mogelijke interpretatiefouten. Goed is goed genoeg. 

8. Beweeg (en laat je lunchwandeling niet zitten)

Zodra ik last heb van een hoge werkdruk en daar stress van heb, zit ik al snel volledig in mijn hoofd. Alsof het wifi-signaal verloren is gegaan dat de connectie tussen mijn hoofd en lijf gaande houdt. Dat betekent aan de ene kant dat ik flink kan knallen, maar het betekent ook dat ik soms de oplossingen en mijn mentale gezondheid uit het oog verlies. 

Wat me helpt om dat verloren wifi-signaal weer op te vangen, is een moment van beweging. Dan maak ik een korte wandeling buiten, doe ik een mini-yogasessie of spring ik simpelweg op en neer voor een paar jumping jacks. Het helpt om stress van je af te laten glijden en je ogen rust te geven van het oplichtende computerscherm. Dus: gewoon doen, die lunchwandeling.

9. Praat met je leidinggevende (of met anderen) over de hoge werkdruk

Niemand kan wekenlang marathons rennen en gevechten voeren tegen onhaalbare takenlijstjes. Als ik iets heb geleerd uit mijn periode in loondienst, dan is het dit: er zal pas iets veranderen als jij aan de bel trekt. Geef het aan als je emmer overstroomt of dat ook maar dreigt te doen. Vraag om hulp en weet dat je het allemaal niet in je eentje hoeft te fixen. Niets is zo sterk als op tijd aangeven dat dát niet meer lukt. Spannend om er met je leidinggevende over in gesprek te gaan. Op Timemanagement.nl vind je daar handige tips voor.

Ben je als ondernemer eigen baas en merk je dat de hoeveelheid werk je boven het hoofd uitstijgt? Been there, done that. Dat zijn bij mij vaak momenten dat ik een businesscoach inschakel, met een mede-ondernemer in gesprek ga of er met mensen in mijn omgeving over spreek. Wat kan ik anders doen? Vaak kijk ik dan welke ballen ik op dat moment kan laten vallen en probeer ik met iemand samen een plan te maken voor daarna.

Laat los dat je zwak bent

Misschien vind je jezelf maar een aansteller als je klaagt over de hoeveelheid werk. Je collega’s lijken het allemaal zonder klagen te kunnen bolwerken. Weet dat van zo’n vergelijking vaak niets klopt. De ander heeft waarschijnlijk een totaal ander startpunt, is een compleet ander persoon, heeft zijn eigen takenpakket… Alles is anders. Dus laat los dat jij het tegen de ander moet opnemen en neem je eigen gevoel serieus. Is het te veel voor jou? Dan is het te veel. Punt. Hoe veel of weinig een collega ook aan kan.

Wat helpt jou om hoge werkdruk beter te handelen?

1

druk op het werk
blogger romy vakervrolijk

Door Romy

Tikgrage theeleut. Nooit uitgekletst. Ik inspireer je graag om vaker vrolijk in het leven te staan. Dat doe ik door goudeerlijke en persoonlijke teksten te schrijven en liefdevolle tips te delen. Mét een vleugje humor.

Meer over mij

Ik ben benieuwd wat jij vindt…

  1. Naomi 15 juli 2022 op 8:33 am - Beantwoord

    Oef. Alle negen tips herken ik als dingen die ik niet deed en die (mede) oorzaak zijn van mijn burn-out. Bizar eigenlijk wat slecht voor jezelf zorgen en je grenzen negeren met een mens kan doen. Heel erg goede tips dus. Ze kunnen denk ik een hoop ellende voorkomen.

    • Romy 17 juli 2022 op 7:01 pm - Beantwoord

      Eigenlijk heel heftig inderdaad dat je lichaam zo reageert als je veel over je grenzen heen gaat! Ik hoop ook dat bewustzijn veel mensen helpt om té erge stress of zelfs burn-out te voorkomen. Maar als je in de situatie zelf zit, is het soms gewoon lastig overzien dát je te veel van je lichaam vraagt.

  2. Daenelia 15 juli 2022 op 9:04 am - Beantwoord

    Joh, ik ging tijdens mijn studie gewoon op tijd naar bed. … Dan stond ik wel om 2 uur ‘s nachts op, omdat ik echt een helderder hoofd had om 2 am, dan om 7 pm. Ik leverde essays in die ik in 6 uur geschreven had 😀 En ik kreeg er nog ruim een voldoende voor ook! … Maar: dat zou ik nu niet zo snel meer doen. Ten eerste omdat ik geen essays meer hoef te schrijven, en ten tweede omdat het ouder worden met zich meebrengt dat je slaappatroon verandert. Zo ben ik nu vaak om 5 am klaar wakker. Maar dan is het lekker om nog een uurtje of wat in bed te blijven. Ik ervaar werkdruk ook niet zo heel erg, ben niet zo stressig. Of ik krijg het af of niet, en zolang ik dingen maar helder communiceer, denk ik dat het allemaal wel in orde is.

    • Romy 17 juli 2022 op 6:58 pm - Beantwoord

      Goede insteek is dat! Zolang je er helder over communiceert, is een enkele gemiste deadline of wat vertraging vaak ook niet zo’n ramp.
      Enne, heel herkenbaar van het veranderende slaapritme! Als student kwam ik met moeite om kwart over zeven of half acht mijn bed uit; tegenwoordig word ik vaak al wakker vóórdat de wekker om 7 uur gaat.

  3. Lotte 15 juli 2022 op 5:30 pm - Beantwoord

    Wat een mooie tips! Bij mij helpen lijstjes ook heel erg, en ik probeer ook telkens stil te staan bij het nut van mijn werk en wat het betekent voor anderen. Dat geeft dan wel weer energie. In oplossingen denken vind ik meestal nog wel lastig, dan ben ik toch altijd wat bezig met wat er mis kan gaan 😉

    • Romy 17 juli 2022 op 6:55 pm - Beantwoord

      Goede tip om ook na te denken over het nut van wat je doet! Dat geeft meteen wat extra motivatie als je een keer met een grote to-do-list stoeit.

Recente blogs

Hé superwoman, mag ik je iets zeggen?

23 mei 2020|Persoonlijke groei, Zelfliefde|

Het is soms zo verleidelijk. Je weet dat het niet mogelijk is en toch doe je het. Of nee, je doet een poging daartoe. Alles goed doen. Maar dan ook echt ALLES.. Honderd ballen in de lucht houden, mensen niet willen teleurstellen, rennen van afspraak naar afspraak en pogingen doen om je te lange to-do-list op magische wijze tóch op tijd afgevinkt te hebben. Ik weet van mezelf: ook ik heb daar soms een handje van. Het is hoog tijd om daar zo nu en dan hardhandig een stokje voor te steken. Doe je mee? Dan is dit artikel voor jou.

Outfit | Groen, paars & rood in één outfit

13 april 2020|Outfits|

Ik heb de smaak van de thuisoutfits te pakken. Niets zo fijn als ook op een niet al te bruisende dag toch een mooi kloffie uit mijn kledingkast trekken! Dit keer ging ik voor kleur. Heel. Veel. Kleur. Ik combineerde een groene blouse met een paars rokje en knalrode schoenen. Ik gun je graag een blik op mijn nogal kleurrijke outfit.

Ga naar de bovenkant