Zelfstandig ondernemen doe ik eigenlijk niet helemaal in mijn uppie. Ik krijg dagelijks goede hulp van allerlei handige tools, fijne planners en gadgets waar ik niet zonder zou kunnen. Zo zou ik als ondernemer nergens zijn zonder dat ene type muziek op YouTube en zonder mijn beste HEMA-aankoop ooit. Van Binaural Beats tot boekhoudbenodigdheden – dit is voor mij onmisbaar als ondernemer.
Tip 1. Canva (als Photoshop-alternatief)
Hoewel ik dol ben op fotografie, ben ik bijna nooit in Photoshop te bekennen. Volgens mij is het een geniaal programma, maar ik heb er gewoon niet zoveel zin in. Weet de knoppen niet te vinden. En heb stiekem niet het geduld om me daar volledig in te verdiepen. Daarom ben ik blij met Canva: een foolproof alternatief voor Photoshop. En gratis! Ik gebruik Canva voor van alles. Ik maak er mijn Vaker Vrolijk-gedichten mee, heb daarin mijn sjablonen voor Pinterest-afbeeldingen staan en gebruik het ook voor afbeeldingen op LinkedIn. Ik heb met Canva zelfs mijn visitekaartjes gemaakt.
Je hoeft dankzij de standaard templates nul Photoshop-kennis te hebben en kunt toch mooie ontwerpen maken. Ook fijn is dat je gemaakte afbeeldingen kunt op te slaan, waardoor je de volgende keer alleen maar de foto of tekst hoeft te vervangen. Handig als je liever niet te veel tijd steekt in vormgeving, maar ook niet meteen goud geld in een vormgever wilt steken.
Tip 2. Goede oortjes en Binaural Beats
Ik werk altijd het beste in stilte als ik helemaal in mijn eigen bubbel zit. Zoiets als buren die harde muziek op hebben staan (en daarbij vrolijk meezingen), kan me dan al uit mijn focus halen. Dankzij mijn fijne oortjes sluit ik me zonder moeite voor bijna alles af, waardoor het echt alleen nog maar mijn laptop en mij is. Ik kan met oortjes in zelfs ongestoord bloggen als naast me de televisie aan staat.
Ik schijn een knik in mijn gehoorgang te hebben, waardoor in-ears bij mij allesbehalve in mijn oor blijven zitten. Daarom heb ik nog ouderwetse oortjes van Apple (zonder bluetooth en andere hippe snufjes). Die blijven perfect zitten. Ik gebruik oortjes trouwens ook altijd voor telefoongesprekken. Kan ik ondertussen makkelijker meetypen!
Wat ik dan door mijn oortjes hoor? Vaak zijn dat Binaural Beats. Een geniale tip die ik aan het boek ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ te danken heb! Die muziek schijnt iets met je twee hersenhelften te doen waardoor je in de ultieme focusmodus belandt. Voor mij werkt het geweldig.
Daarnaast vind ik ‘Deep Focus Study Music’ heel fijn werken. Typ gewoon die woorden of ‘Binaural Beats’ in op YouTube en er komt vanzelf muziek bovendrijven die binnen dat straatje past.
Tip 3. Een handig boekhoudsysteem
Of je nu gek bent op cijfers of niet, als ondernemer krijg je de administratie er als extra taak bij cadeau. Ook iets wat onmisbaar als ondernemer is; leuker kunnen we het niet maken… of toch wel? 😉
Sinds ik fulltime ondernemer ben, heb ik mijn administratiesysteem flink op de schop gegooid. Met vooral heel veel dank aan mijn vader, die een supersonische Excel-sheet voor me heeft gebouwd. Als ik op pagina 1 iets verander, verschijnen op pagina 3 meteen de nieuwe bedragen voor de belastingaangifte. Geniaal!
Maar afgelopen maand probeerde ik iets nieuws waardoor je je administratie ook zonder Excel kunt bijhouden. Ik ging aan de slag met de gloednieuwe boekhoudsoftware van BUNNI. Dit jonge merk maakt administratie leuk en luchtig. Je hoeft niets te weten van activa en passiva en hoeft ook zeker geen administratief wonder te zijn om toch een kloppende administratie te hebben. De makers zijn BUNNI begonnen om te laten zien dat boekhouden geen hoofdpijndossier hoeft te zijn. Met stap-voor-stap-video’s maken ze je wegwijs in de software, hoewel ik moet zeggen dat veel dingen zich al redelijk voor zich wijzen. Fijn!
Mijn ervaring met BUNNI
Wat ik vooral heel fijn vind aan de software van BUNNI, is dat je er ook je urenregistratie mee kunt doen en er je facturen mee kunt maken en versturen. Verder kun je er je rekeningafschriften in zetten om BUNNI te koppelen aan je zakelijke rekening. Je hoeft dus niet meer in een ander programma eigenhandig je facturen in elkaar te flansen en hoeft ook niet te checken of je factuur al betaald is. Supermakkelijk!
Ik laste tot nu toe vaak het eerste weekend van de maand een administratieweekend in, waarin ik al mijn facturen de deur uit deed met een apart programma. Bij BUNNI kun je die drie dingen op één plek doen en daardoor ook meer automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld rechtstreeks op basis van je uren een factuur opstellen en die naar de klant sturen. Uren bijhouden deed ik eerder in Toggl; facturen maken in een factureringsprogramma en de administratie in Excel. Heel handig om alles op één plek te hebben!
Ik moet toegeven: die Excel-sheet van mijn vader blijf ik geniaal vinden. Dus voor de belastingaangifte vind ik het fijn om daar ook nog mee te werken. Maar dat is meer omdat die sheet zo steengoed in elkaar zit en helemaal op mij is afgestemd (had ik zelf nooit voor elkaar gekregen!). Als je gewend bent met een zelf gefabriceerde Excel-sheet met veel handmatige invoer te werken, is BUNNI sowieso een tiendubbele verbetering en kan het zeeën van tijd schelen. Ik blijf het programma zeker gebruiken naast de Exel-sheet van mijn vader. Het is superfijn om voor mijn urenregistratie en factureringssysteem niet meer naar andere tools te hoeven gaan.
Proefkonijn zijn voor BUNNI?
Weet je wat extra leuk is? Omdat BUNNI net gestart is als boekhoudbedrijf, zijn ze op zoek naar proefkonijnen (pluspunten voor die woordgrap – BUNNI/konijnen, snap je?). Je kunt het programma een maand gratis proberen voordat je besluit of je er gebruik van gaat maken. En als je ermee doorgaat, betaal je als proefkonijn € 8,00 per maand, wat een stuk voordeliger is dan veel andere software.
Na je aanmelding als proefkonijn zit je nog nergens vast; je kunt na die maand zelf beslissen in plaats van dat je automatisch op een betaald abonnement overgaat. Vind ik zelf altijd fijn!
P.S. Mocht je op de site van BUNNI zijn, lees ook zeker eens de teksten op hun site. Daar kreeg ik als tekstschrijver met een voorliefde voor teksten met humor zelf een grote glimlach van.
Tip 4. Mijn goed(kop)e HEMA-planner
Goedkoop is soms gewoon een goede koop. Er bestaan talloze dure planners met slimme systemen erachter, maar ikzelf ben dol op mijn papieren planner van Hema. Kostte € 7 en biedt alles wat ik zoek. Het allerfijnste vind ik dat de planner op maandag t/m vrijdag voor elk kwartier een streepje heeft van 8.00 uur tot 20.00 uur. Zo kun je je hele dag uitstippelen en tijden blokken voor bepaalde taken. De productiviteitsjunkie in mij gaat daar heel lekker op.
Sinds ik met deze gedetailleerde planner werk, ben ik realistischer gaan plannen. Ik had er altijd een handje van om mijn to-do-list met te veel te vullen, omdat ik simpelweg allerlei grote taken op een paar lijntjes knalde. Geen flauw idee of het zou passen qua tijd! Vaak bleek puntje bij paaltje dat ik dan voor 12 uur aan werk op een dag had staan. Sinds ik met mijn paginagrote HEMA-planner werk, heb ik daar nooit meer last van. Tuurlijk schat ik dingen nog weleens te krap in, maar ik zit er niet vaak meer dan een uur naast.
Tip 5. Podcast over timemanagement
Of dit in het lijstje thuishoort met dingen die onmisbaar als ondernemer zijn? Tja, het is geen gadget. Wel een luistertip die ik elke ondernemer (en ook niet-ondernemer) kan aanraden.
Als tekstschrijver schrijf ik elke maand blogs voor Tijdwinst.com. De fangirl die ik ben, moest ik uiteraard de podcast van Björn Deusings (eigenaar van het bedrijf) luisteren. Hij schoof bij Giel Beelen aan in de Kukuru podcast om te vertellen over minder druk zijn en meer gedaan krijgen. Een lekker praktische podcast! Ik heb er veel handige tips uit kunnen halen, zoals minder CC-mails sturen, handige productiviteitsapps downloaden, een braindump-lijstje maken en ook je to-do-list en agenda duidelijk gescheiden houden.
Dus: luistertip voor iedereen die weleens (of nogal vaak) tijd tekort komt!
Tip 6. Stack en een externe harde schijf
“Heb je nu al een back-up gemaakt?” Die vraag stelde mijn vader me vroeger al regelmatig, en sinds Bart en ik samenwonen, kwam die opmerking vooral uit de mond van Bart. Een terechte suggestie! Je wilt als ondernemer en eigenlijk überhaupt gewoon niet zonder al je documenten en foto’s komen te zitten.
Die wijze raad volg ik sinds een tijdje maar braaf op. Ik heb twee harde schijven liggen waarop al mijn foto’s staan opgeslagen. Daarnaast heb ik op aanraden van Bart een account bij Stack genomen. Dat is een variant op One Drive of de iCloud. Alle documenten die ik in mijn Stack-map upload op mijn computer, worden ook automatisch bij Stack als back-up opgeslagen in de cloud (uiteraard supergoed beveiligd!). Daardoor kan ik ook op andere computers bij mijn bestanden komen en hoef ik niet bang te zijn dat ik dingen kwijtraak. Zelfs niet als mijn computer zou crashen.
Dus ja, pap en Bart, jullie hadden gelijk. Kostte me heel wat jaren om daarachter te komen, maar ik heb mijn leven gebeterd.
Tip 7. Ergonomische laptopsetting
Ik doe mijn werk nog steeds op een bescheiden laptop in plaats van een of ander mega-scherm, maar heb wel een jaar geleden besloten dat ik niet meer op mijn mini-toetsenbord wilde tikken. Ik heb sinds een jaar een extern toetsenbord en dat had ik absoluut veel eerder moeten doen.
Toen ik na een paar maanden thuiswerken bij de fysio belandde, bleek er gelukkig niets met mijn lijf aan de hand te zijn, wel met mijn werkhouding. Het advies? Een laptopverhoger, een apart toetsenbord en een bureaustoel. Het bleek de gouden tip te zijn, want ik ben inderdaad grotendeels van mijn rug- en schouderklachten verlost sinds ik er een stuk ergonomischer bij zit achter mijn computer.
Ik verbaas me er ook vaak over als ik mensen hele weken zie thuiswerken op eetkamerstoelen met hun hoofd naar beneden gebogen omdat de laptop daar staat. Een ergonomische bureaustoel is dan misschien niet de mooiste interieuraanwinst (de mijne zeker niet!), maar het is wel het fijnste cadeau dat je je rug kunt geven. Wat mij betreft onmisbaar als ondernemer die thuiswerkt en eigenlijk voor iedereen die weleens “dingen met computers” doet.
Welke tools of items vind jij onmisbaar als ondernemer of werknemer voor jouw werk?
Dit artikel bevat een samenwerking met BUNNI. Uiteraard ben ik een goudeerlijk proefkonijn
en heb ik de software uitgebreid zelf getest om er mijn ongezouten oordeel over te vellen.
BLIJF OP DE HOOGTE
Ik ben benieuwd wat jij vindt…
Recente blogs
Recept tagliatelle met roomsaus & champignons (vegan!)
Veel mensen zijn gek op pasta met tomatensaus. Ikzelf heb vooral een enorm zwak voor pasta met roomsaus. Hoe meer room, hoe beter! Laatst wilde ik wat spullen uit de koelkast opmaken en ontstond zo compleet onverwachts de lekkerste tagliatelle met roomsaus die ik zelf heb gemaakt. Deze saus is niet een klein beetje romig. Nee, hij is één en al romig. Wat hem extra lekker maakt, is de grote hoeveelheid paddenstoelen en de toevoeging van artisjok. Bereid je voor op een volromige pasta met veel groenten die je in maar 20 minuten kunt bereiden. De pasta is trouwens 100% vegan en je kunt het gerecht ook glutenvrij maken.
Inkiekje #21 | Muzikale deurmatten, achtbaankaarten & bijzondere kappersbezoekjes
Het waren twee goed gevulde weken. Dat is ook te zien aan het aantal foto's op de volle filmrol van mijn camera. Ik ging de deur (net als ieder ander) niet veel uit, maar beleefde toch genoeg fotowaardige momenten. Zo trof ik de nodige kerstvoorbereidingen en had ik een hilarische online kerstbingo, waarin ik gelukkig een levendige deurmat aan mijn neus voorbij zag gaan. Verder kreeg ik een bijzondere kaart toegestuurd die het pretpark bij mij in huis bracht. En zonder het te weten had ik een kappersbezoekje geboekt dat niet alleen net op tijd voor kerst, maar ook net op tijd voor de lockdown was.
Over uitdagingen gesproken | Ik ga een lezing geven!
Dat de mooiste dingen soms buiten mijn comfortzone te vinden zijn, heb ik al vaker mogen ervaren. Daarom ben ik op z'n tijd niet vies van een uitdaging. Ook niet als die uitdaging me op het moment zelf een hoofd vol spanning en knikkende knietjes bezorgt. Een van de dingen die ik nogal spannend vind, is presentaties geven. Laat dat nou net iets zijn wat me tegelijkertijd heel gaaf lijkt om vaker te doen. En net toen ik me dat realiseerde, kwam er een mailtje binnen...
Ik heb hetzelfde met Photoshop. Niet het geduld en de zin om dat uit te pluizen dus ik ben heel blij met Canva. En ergonomie is heel belangrijk. Op mijn werk heb ik nu een hele goede bureaustoel gekregen dus ik hoop snel van mijn klachten af te zijn.
Canva ontdekte ik doordat jij daar eerder al eens iets over schreef. Sindsdien ben ik ‘verkocht’. Wat een heerlijke app is dat zeg! En ook zo fijn dat je er op je computer mee kunt werken, zodat je niet altijd zit te priegelen op een telefoon (wat bij veel andere foto-apps wel moet). Ik heb niet eens Photoshop, maar een beetje knutselen in Canva vind ik heerlijk.
Dat administratiesysteem zal voor velen een hoop ellende gaan schelen. Belastingaangifte e.d. is voor mij echt een reden om een eventuele inschrijving bij de KvK uit te stellen. Zo’n systeem zou zeker wel een zetje in de goede richting kunnen zijn.
Ja, precies om die reden vind ik Canva zo prettig! Op mijn telefoon schuiven met teksten en foto’s vind ik vaak maar een pietepeuterig werkje. Op de computer kun je er zoveel fijner mee werken en je kunt er gewoon lekker creatief mee zijn.
En ik vind het juist leuk om met verschillende grafische programma’s te werken! Ik heb voor mijn fotobewerking Corel Photo-Paint, voor mijn tekentablet Fire-Alpaca en Photoshop zou ik gebruiken als ik met Photo-Paint er niet uit zou komen. En die dingen gebruik ik ni (weer) voor mijn bedrijf (ja. Ik ben weer begonnen.).
Ik zou niet zonder mijn pc kunnen, maar … de aanschaf van een werklaptop zit er aan te komen. Dat stond al op de planning voorheen, maar nu ik weer de draad heb opgepakt, is het gewoon hard nodig.
En daarom is het ook zo handig dat ik een externe harde schijf heb 🙂 Daar staan backups op, maar dat maakt het ook eenvoudig om bestanden op andere locaties te openen. Kijk, een crash kan altijd gebeuren. Ook bij externe cloud-opslag kan er iets mis gaan. Maar zorgen dat je je templates en bestanden op meerdere plekken kunt benaderen en bewaren is gewoon een goede gewoonte.
Zeker als webbouwer zal een aparte werklaptop inderdaad een verademing zijn. Hopelijk vind je binnenkort een goed exemplaar, die het werken aan je onderneming nóg leuker maakt 🙂
Handige tips, dank je wel. Die Canva ga ik es uitproberen 🙂
Ik zou niet zonder mijn eigen werkkamer kunnen. Lekker alles kunnen laten liggen ’s avonds en gewoon de deur dicht. Geen man meer die klaagt dat ik teveel lawaai maak (vroeger deelden we een werkkamer). Zelf de muziek kiezen… 🙂
Haha, zo’n eigen werkkamer klinkt inderdaad heerlijk. Wij werken zelf ook apart (ik in de woonkamer, Bart in zijn kantoor) en ik moet zeggen dat dat wel veel fijner is dan samen aan de eettafel. Alhoewel een eigen kantoortje nog altijd op mijn (op dit moment niet realiseerbare ;)) wensenlijst staat. Ooit… 😉
Handige tips. Ik doe het ook goed op binaural beats. Wij gebruiken Exact als boekhoudprogramma op advies van onze boekhouder, maar eigenlijk heb ik het idee dat hij veel te ingewikkeld is voor ons. Maar goed, een tevreden boekhouder is ook wat waard 😉
Ik werk voor de takenlijst en terugkerende taken met Workflowy, een hele rustige app met bullets, echt ideaal voor mij. Grote taken zet ik dan wekelijks in de Google agenda.
Workflowy kende ik nog niet. Klinkt superhandig 🙂
Dat boekhoudprogramma lijkt leuk, maar waar staan de data? In de cloud? Ergens op de wereld? Ik doe het zelf met excell, want ik wil mijn data zelf op stick of externe harddisk en niet in vreemde handen. Overigens geldt dat ook voor een aantal andere planningsprogrammas.
En de Hema-agenda, ik was er al op zoek naar, maar hij was online niet leverbaar. Vandaag zag ik hem wel, dus ik ga meteen bestellen. Eén voor mij en één voor mijn praktijk. En dan samen met nog andere papierwaren (dat is een verslaving). En alles laat ik op een postadres net over de grens in Duitsland afleveren. Juhu… Hema. Hopelijk is het paket er voordat er waar grenzen gesloten worden…. (wie weet)
Bunni geeft zelf aan dat ze de gegevens heel veilig opslaan op goed beveiligde servers 🙂
Superleuk dat je de HEMA-agenda hebt besteld! Hopelijk heb je er veel baat bij. Ik vind het zo’n fijn ding. En inderdaad, eigenlijk zijn alle papierwaren van HEMA heel verleidelijk.
Ha Johanna! Je administratie wordt veilig opgeslagen op onze Nederlandse servers. Uiteraard kun je alle gegevens altijd gemakkelijk exporteren, zodat je deze ook zelf ergens anders kunt bewaren.
Canva is ook echt mijn go to ‘ontwerpprogramma’. Ik heb ooit geprobeerd om Photoshop onder de knie te krijgen, maar het is zó veel. En ik heb net de Structuurjunkie planner gekocht en denk dat het me enorm gaat helpen! M’n boekhouding besteed ik uit bij The Bookie dat ook een heel simpel boekhoudsysteem is. En het is gewoon fijn dat er mensen zijn die mij achter de broek aan zitten, haha.
Haha, inderdaad superfijn om je niet zelf over de boekhouding te buigen én om een stok achter de deur te hebben om iets met de boekhouding te doen 😉
En tof dat je een Structuurjunkie-planner hebt! Ik ben heel benieuwd wat je ervan vindt. Misschien verruil ik mijn HEMA-planner ook nog eens voor die planner 🙂
Ik ben ook een fervente Canva-gebruiker, lekker laagdrempelig, zonder te veel inegwikkelde functies die ik toch niet begrijp, haha. Sinds een jaar heb ik nu ook een laptopstandaard en het is echt een wereld van verschil voor mijn rug!
Als fotograaf is het misschien gek, maar ik en Photoshop gaan ook niet zo goed samen. Ik gebruik veel liever lightroom om de foto’s te bewerken en in Canva maak ik allerlei plaatjes voor mijn socials!
Dankjewel voor je tips! Ze komen echt op het juiste moment. Ik ga zeker ook Canva proberen, daar hoor ik alleen maar positieve verhalen over!
Ik ga volgend jaar de Planpoint Organizing agenda voor het eerst proberen. Je kunt hem kopen bij Bol voor 15,95 euro.