Ken je het gevoel dat je aan het eind van je werkdag denkt: “Wat heb ik nou eigenlijk gedaan?”. Je hebt druk zitten typen, bellen en vergaderen, maar die ene belangrijke taak staat nog altijd even prominent op je to-do-list. Tijd om je productiviteit te verhogen! En nee, niet door (nog) harder werken of voor dag en dauw je bed uit te komen, maar door slimmer te werken. Dat levert je misschien juist een vrij half uur extra op voor niet-werkdingen! In dit artikel deel ik 14 verrassend praktische tips om meer gedaan te krijgen én je werkdag voldaan af te sluiten.

Hoe verhoog je je productiviteit?

Je productiviteit verhogen betekent zeker niet per se meer werken of je werktempo flink opkrikken. Het betekent wél: werken met focus, weten wat je moet doen en je dagplanning daar slim op inrichten. Zodat je niet hoeft over te werken of niet je planning door de waan van de dag laat bepalen!

Dat begint bijvoorbeeld met:

• Je telefoon tot stilte dwingen, zodat hij je niet om de haverklap uit je focus haalt.
• Een prioriteitenlijstje aan het begin van de dag, waarop je noteert wat je absoluut gedaan wilt krijgen (en waar je dus mee begint) en wat nice-to-haves zijn.
• Je productiviteitspieken kennen en daar je dag deels op afstemmen.

Productiviteit verhogen draait zeker niet om harder werken

Productiviteit draait niet alleen om sneller werken en keiharde efficiëntie. Het gaat er vooral om dat je zelf de regie houdt over je tijd. Want hoe fijn is het als je aan het eind van de dag écht aan het eind van je takenlijst bent gekomen en daardoor tijd overhoudt voor bijvoorbeeld de sportschool of een goed boek? Zelfs zónder dat er nog duizend to-do’s in je achterhoofd zitten!

Het voelt vaak alsof we tijd tekort komen. Werkexpert Roland Grootenboer (ook auteur van het boek met de toptitel ‘Het boek waarvan je baas niet wil dat je het leest’) noemt dat “tijdsarmoede”. Oftewel: het gevoel dat je constant achter de feiten aanloopt. Het maakt ons moe, prikkelbaar en uiteindelijk minder gelukkig. Waarom we het dan toch doen? Drukdoenerij geeft ons het gevoel belangrijk te zijn. Of het biedt een fijne afleiding van grote, lastige vragen (zoals “Past dit werk wel bij me?”) of moeilijke emoties.

Productiviteitsexpert Arjan Broere stelt terecht dat klassieke timemanagementmethodes vooral draaien om (nog) meer, sneller en efficiënter. Maar wie zegt dat dát ons gelukkig maakt? Misschien zit echte productiviteit wel in minder doen – maar dan wel de juiste dingen. Dat is precies waar productiviteit verhogen voor mij ook om draait. De juiste dingen doen, zodat ik alles uit mijn werkdag haal én er meer tijd overblijft voor hobby’s.

De foto’s bij dit artikel zijn gemaakt door Sandra Stokmans.

Tips voor productiviteit verhogen

Hoe doe je dat dan, je productiviteit verhogen om zo af te komen van de “tijdsarmoede” en minder achter de feiten aan te lopen, maar dan zonder dat het je je vrije tijd kost? Dit zijn 14 productiviteitstips die ik als zzp’er en in loondienst de afgelopen 10 jaar heb geleerd.

1. Werk met de Pomodoro-techniek

De Pomodoro-techniek helpt je om gefocust te werken door je dag in blokken te verdelen. Het komt hierop neer: 25 minuten knallen (= gefocust werken), 5 minuten pauze. Bij grotere taken kun je ook kiezen voor 50 minuten werken en 10 minuten pauze.

De focusblokken helpen je om geconcentreerd te werken zonder dat het voelt alsof je hele dagen niet op je telefoon mag kijken. Je hebt immers steeds zicht op een pauze na 25 minuten. Ook maak je tijdens de focusblokken optimaal gebruik van je concentratie. Je zet meldingen uit en opent geen e-mails, waardoor je al je aandacht bij de taak hebt en dus veel gedaan krijgt. De pauzes helpen je daarnaast om eens in de zoveel tijd tóch van de grappige video’s op Instagram of een lekkere kop koffie te genieten.

2. Gebruik tools die je werk uit handen nemen

Waarom alles zelf doen als er tools bestaan die het je makkelijker maken? Dit zijn wat mij betreft een paar toppers van tools:

• Canva helpt je om folders, PowerPoint-slides, visitekaartjes en Instagram-posts te maken die er haast professioneel uitzien. Maar dan zonder dat je er enige Photoshop-kennis voor nodig hebt! De standaard-templates zijn al vaak mijn life-saver geweest.
• Transkriptor is mijn redder in nood voor transcriberen (wat ik zelf een uitermate saaie taak vind). Bijvoorbeeld handig als je een interview wilt uitwerken, de informatie uit een webinar wilt kunnen teruglezen (zonder zelf als een malle aantekeningen te maken) of zonder tikwerk notulen wilt maken bij een vergadering.
• ChatGPT is je digitale sidekick voor van alles en nog wat. Als tekstschrijver ben ik het er niet mee eens dat ChatGPT steengoede teksten schrijft. Je kunt het wél als assistent gebruiken. Ik vraag Chat bijvoorbeeld weleens om suggesties te geven om een tekst in te korten. Ook helpt Chat je aan onderwerpideeën, een samenvatting van je aantekeningen of een conceptversie voor een lastige e-mail. Zie het ook als je brainstormpartner als je ergens mee stoeit. Zo heeft Chat mij laatst geholpen bij een rekenvoorbeeld waar ik maar niet uitkwam.
• Adobe Scan is handig om bonnetjes en documenten in te scannen als je zelf geen scanner hebt (of zo’n apparaat maar gedoe vindt).
• Notion schijnt een geniale tool te zijn voor to-do-lists, contentplanning, projectmanagement en nog heel veel meer.
• Spraakrecorder is een standaard app op veel telefoons. Ik gebruik hem vaak als me opeens een geniaal idee of een alinea voor een tekst te binnen schiet, terwijl ik niet achter een PC zit. Dan spreek ik het in deze app in en gooi ik het geluidsfragment later in Transkriptor om het te laten uitschrijven.
• Toggl houdt overzichtelijk je uren bij. Handig wanneer je als zzp’er je uren moet doorgeven aan de Belastingdienst, maar ook om inzicht te krijgen in mogelijke tijdvreters waar je nog geen weet van had.
• Tailwind is fijn als je Pinterest-posts vooraf wilt inplannen.

3. Besteed dingen uit waar jij niet ijzersterk in bent

We willen alles zelf doen, maar dat is zelden efficiënt. Toen ik net startte als ondernemer, maakte ik nog zelf mijn website. Met YouTube-tutorials ploeterde ik gerust 2 uur om een simpele header goed te krijgen (terwijl een websitebouwer dat vast in 20 minuten voor elkaar krijgt). Sinds ik sommige taken uitbesteed aan mensen die er wél verstand van hebben, houd ik tijd over voor dat waar ik blij van word en goed in ben. Natuurlijk kost uitbesteden ook geld en is het dus niet voor iedereen en alles realistisch. Maar besef dat het ook tijdwinst oplevert en dat jij die tijd weer aan betaald werk kunt besteden. Plus: iemand met verstand ervan, kan het ongetwijfeld beter dan jijzelf.

In een kantoorcontext kun je ook simpelweg vragen of je collega je ergens bij kan helpen. Misschien kunnen jullie taken verdelen of heeft je collega nog een geniale ingeving voor dat ene strategieplan.

4. Wees streng met je afspraakmomenten

Een agenda vol meetings = een hoofd vol ruis. Toch lijkt het vaak de normaalste zaak van de wereld om van meeting naar meeting te rennen, waardoor er vervolgens weinig tijd overblijft voor je “échte werk”.

Zelf ben ik tegenwoordig kritischer met afspraken. Niet alles hoeft bijvoorbeeld een meeting te worden; misschien volstaat een mailtje of een kort appje wel. Moet je ergens fysiek bij zijn of is het ook oké als je online inlogt? Of is het zelfs al genoeg als je alleen de notulen achteraf leest en zo bijgepraat bent? En die meeting van 1 uur, zou dat niet ook in een half uur passen? En als je meetingmoe bent door 5 afspraken achter elkaar, kun je dan misschien vragen om de zesde naar morgen te verplaatsen?

Natuurlijk moet je soms je gezicht laten zien. Maar je mag soms best kritisch zijn op afspraakverzoeken waarbij je jezelf afvraagt wat jouw toegevoegde waarde is.

Verder probeer ik niet teveel afspraken achter elkaar te plannen. Als je 4 uur in meetings zit, ben je bij de vierde meeting ongetwijfeld wat korter van stof en komt er ook niet heel veel creatiefs meer uit je hoofd. Kijk of je ademruimte tussen meetings kunt plannen of geef desnoods aan: “Joh, ik heb veel te doen! Vind je het oké als we het iets korter houden?”. Lucht in je agenda is beter voor je brein, je focus en je werkplezier!

5. Ken je eigen productiviteitspieken

Iedereen heeft een eigen piekmoment. Ben jij ’s ochtends het meest scherp? Plan dan je lastigste taken vóór de lunch. Heb je ’s middags pas je flow goed te pakken? Zorg dan dat je je meest grote projecten voor die tijd plant en niet te veel afspraken rond die tijd in je agenda zet. Door je eigen ritme te kennen (en daar slim gebruik van te maken!), krijg je het meest gedaan en hoef je minder te ploeteren.

Ik werk zelf bijvoorbeeld het liefst ’s ochtends aan grote schrijfprojecten en plan afspraken liever ’s middags. Ook projecten waar ik minder creativiteit bij nodig heb, zoals teksten redigeren, plan ik aan het eind van de middag. Dan hoef ik me niet met mijn middagdip op een grote, logge klus te storten die al mijn aandacht vraagt 😉

Lees ook: Slimmer werken: 22 handige tips.

6. Houd je uren bij om quick wins op te sporen

Je tijd bijhouden voelt misschien als een extra taak, maar het levert goud op. Ik gebruik Toggl om mijn uren bij te houden als zzp’er. Niet alleen voor mijn facturen en voor de Belastingdienst, maar ook voor mijn eigen inzicht!

Door Toggl ontdekte ik dat ik soms 3 uur (!) aan een offerte sleutelde of wel 2 uur op een dag met e-mails bezig was. Niet iets waar ik trots op ben, wél heel handig om te weten! Daardoor wist ik namelijk dat ik specifiek daarop wat tijd kon besparen. Inmiddels heb ik voor beide taken nog maar de helft van de tijd nodig.

Ook los daarvan is uren bijhouden handig als je je dagplanning maakt. Door te timen hoeveel tijd bepaalde taken kosten, kun je je planning daar vervolgens beter op aanpassen.

7. Blijf niet ploeteren als je inspiratie op is

Als je naar een wit scherm blijft staren, komt er zelden opeens een briljant idee in je op. Wanneer er niets uit je vingers komt, kun je vaak maar beter achter je scherm vandaan te komen. Soms helpt het bijvoorbeeld om even een wandeling te maken.

In het boek ‘Focus AAN/UIT’ legt neuropsycholoog Mark Tigchelaar uit dat creatieve taken om een andere modus van je brein vragen. Sommige taken vragen om focus, zoals je administratie. Daarvoor moet je gewoon even je uitstelgedrag aan de kant zetten en je aandacht erbij houden. Maar andere taken (zoals een creatieve tekst schrijven, onderwerpen bedenken of brainstormideeën verzamelen) vragen om flow. Stilzitten en ploeteren werkt dan juist averechts.

8. Eat that frog (maar wel op jouw moment)

Brian Tracy schreef het boek ‘Eat That Frog’ over uitstelgedrag aanpakken. De kern van het boek? Begin met de allergrootste en vervelendste taak! Dan heb je die grote kikker maar alvast doorgeslikt voordat je aan de rest van je takenlijst begint.

Voor mij persoonlijk werkt het beter om eerst 2-3 kleine dingen af te vinken en me niet om 8.00 uur meteen op een onderzoeksartikel van 3000 woorden te storten. Die mini-taakjes geven me een voldaan gevoel (“Wow, ik heb om 9 uur al 3 dingen af!”) voordat ik me op die grote, taaie kikker stort.

Maar wat ik wel uit ‘Eat That Frog’ leerde: schuif je uitstelwaardige taak in elk geval niet door tot 16.00 uur, maar ga er voor de lunch mee aan de slag. Anders voelt die taak alleen maar nóg zwaarder en heb je extra tijd om er als een berg tegen op te zien.

9. Maak het onaantrekkelijk om afgeleid te worden

Telefoons zijn vaak onze grootste afleider onder werktijd. Soms vanwege onverwachte belletjes. Soms zijn mailpop-ups of appjes in de familieapp de boosdoener. Zet je telefoon op ‘Niet storen’ om er geen last van te hebben wanneer jij gefocust wilt werken. Schakel desnoods in dat familie en vrienden door die modus heen kunnen bellen; dan mis je eventuele écht belangrijke telefoontjes (of “Wat eten we vanavond?”-vragen van je puberdochter) niet.

Ook handig: gebruik een app zoals Forest, waarbij je een digitaal boompje laat groeien zolang je van je telefoon afblijft. Dat motiveert om je telefoon een tijdje links te laten liggen. Serieus, het werkt verrassend goed. Alhoewel ik soms ook gewoon mijn telefoon in mijn tas verstop, zodat hij uit het zicht ligt. Dat werkt ook om hem er minder vaak bij te pakken én bespaart je weer een extra app!

Lees ook: Minder afgeleid door je telefoon? 10 tips

10. Start je werkdag met een topprio-lijst

In plaats van meteen je inbox in te duiken, kun je de dag beter starten met een heldere focus. Wat móet er vandaag echt gebeuren? Door dat als eerste op te schrijven (en het liefst ook als eerste te doen), voorkom je dat je dag volledig in het teken staat van andermans prioriteiten of dat de waan van de dag je opslurpt.

Zet op het topprio-lijstje bijvoorbeeld 3 taken die je absoluut vandaag af wilt krijgen. Noteer daaronder de nice-to-haves. Het zou fijn zijn als je daar ook aan werkt. Maar als het niet lukt, is er ook geen man overboord.

11. Gebruik de ‘één tab tegelijk’-regel

Ken je dat? Je wilt iets opzoeken en voor je het weet heb je alweer een kwartier op Instagram doorgebracht. Of je gaat toch even spieken op het NOS-tabje dat nog openstaat. Hoe staat het ervoor met dat ene politieke debat? Ook je mailbox lonkt, want nieuwe e-mails zijn altijd interessanter dan die ene grote focustaak. Maar al dat soort tabjes zijn uiteindelijk ruis. Dus probeer jezelf te beperken tot één tabblad tijdens focustijd en alle andere tabjes weg te klikken. Zo voorkom je dat je jezelf verliest in internetland.

Focus is een spier die je kunt trainen. Dit is je training!

12. Maak je to-do-lijst écht concreet

Een taak als “social media bijwerken” of “sleutelen aan website” zegt niks. Wat ga je precies doen? Posts schrijven? Foto’s bewerken? Ga je 1 post of 3 posts maken? Maak het concreter op je to-do-list en schrijf bijvoorbeeld op “3 Instagram-posts maken + inplannen” of “tekst op webpagina X updaten”. Hoe duidelijker je taak, hoe beter je kunt inschatten hoeveel tijd het kost én hoe kleiner de kans is dat je er nooit aan begint.

13. Houd zelf de regie over je mailbox

Je inbox is niet je takenlijst. Laat je agenda niet afhangen van wat er aan e-mails binnenkomt. Plan vaste momenten op een dag waarop je in je inbox kijkt en e-mails afhandelt, in plaats van steeds te reageren op een binnenkomende mailmelding. Zet je mailnotificaties sowieso uit. Dan bepaal jij weer wanneer je je e-mails leest, in plaats van dat je inbox dat bepaalt.

Onthoud ook dat e-mails niet altijd binnen 2 uur om een reactie vragen. Als iets echt spoed heeft, dan kan diegene je ook bellen of appen. Als je 2x per dag je e-mails bekijkt en beantwoordt, is dat over het algemeen echt meer dan genoeg.

14. Zorg tijdens de werkdag goed voor jezelf

Je productiviteit verhogen is niks waard als je jezelf daarmee over de kop werkt. Daar wordt niemand beter van (je werkgever of opdrachtgever ook niet!). Dus let goed op jezelf tijdens de werkdag. Sla bijvoorbeeld je ontbijt en lunch niet over, want anders mis je brandstof om verder te gaan. Vergeet je waterfles niet; van vochttekort wordt ook niemand productiever. En neem écht pauze, ook als je agenda vol zit. Ga even naar buiten, rek je uit, wandel een rondje en kom in elk geval even in beweging.

Zo voorkom je een gigantische inkakker, bevorder je je productiviteit én maak je werken überhaupt een stuk leuker voor jezelf. Ook belangrijk!

Heb jij nog een briljante hack om je productiviteit te verhogen? Laat het me weten in de reacties!