Zo maak ik een realistische planning! (9 tips)

realistische planning maken tips

Ongetwijfeld zal je weleens taken hebben waarbij een planning goed van pas komt. Een realistische planning bij voorkeur. Ik ben zelf altijd al iemand geweest die blij wordt van lijstjes, agenda’s en heldere schema’s. Maar een realistische planning maken? Dat is dan weer een ander plakje cake. Het liefst zou ik 30 uur in 24 uur proppen. Met als resultaat dat er vaak nog aardig wat punten onafgevinkt op mijn lijst bleven staan. Gelukkig heb ik mezelf een paar handvatten aangeleerd om mijn planning wél realistisch te houden. Dit zijn 9 tips voor een realistische planning.

1. Bepaal eerst wat MOET gebeuren

Realistisch plannen draait ten eerste om prioriteiten stellen. Zelfs als je jezelf in sollicitatiebrieven graag een “creatieve duizendpoot” noemt, dan nog is de kans groot dat ook jij niet vijftig dingen op één dag gedaan kunt krijgen. Maak voor een realistische planning onderscheid tussen wat je echt vandaag of deze week moet doen en wat langer kan wachten. Plan de dingen die écht moeten gebeuren als eerste. Dan weet je zeker dat je die “moetjes” op tijd kunt afvinken. De rest van de tijd kun je vullen met taken met een minder krappe deadline.

2. Schat in hoeveel tijd je nodig hebt

Bedenk bij het plannen ook goed hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor taken en pas je planning daarop aan. Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar was toch echt mijn grootste valkuil. Ik noteerde tot voor kort alles wat ik die week wilde gaan doen op een ellenlange lijst voor die dag in de hoop dat ik het meeste daarvan wel ergens in de komende 24 uur kon proppen. Natuurlijk bleef zelfs na een productieve dag de helft van de punten nog staan.

Daarom mijn tweede tip voor realistisch plannen: schat in hoeveel tijd je voor iedere taak nodig hebt. Ga daarvoor bij jezelf na hoeveel tijd dat soort taken jou normaal kosten, zodat je planning niet te ambitieus is. Vind je het lastig om zo’n inschatting te maken? Houd dan een paar dagen voor verschillende taken bij hoe lang je ermee bezig bent.

3. Maak een planning per dagdeel

Wat mij verder helpt, is om taken te plannen per dagdeel. Maak dus een lijstje voor ‘s ochtends en ‘s middags. Kijk daarbij ook realistisch naar je productiviteit. Ik ben zelf bijvoorbeeld vaak ‘s ochtends en aan het eind van de middag het meest productief. Als ik een dag aan mijn onderneming of blog werk, pas ik mijn taken daar dan ook op aan. Dan ga ik bijvoorbeeld ‘s ochtends dingen doen waar ik mijn concentratie bij nodig heb. ‘s Middags doe ik eerst even boodschappen en daarna ga ik weer met frisse energie aan het werk. Zo voorkom ik dat ik tijdens mijn after-lunch-dip naar een leeg scherm zit te staren, terwijl ik die opdracht een uur later twee keer zo snel af zou hebben.

4. Werk bij grote projecten met to do’s

Het gevaar van werken aan grote projecten is dat je het overzicht kunt kwijtraken. Stel je voor dat je over een maand alle teksten voor een website moet hebben geschreven. Dat komt neer op heel wat uren werk. Hoe maak je dat een beetje behapbaar? Simpel. Splits het grote project op in kleinere taken en koppel die aan specifieke deadlines. Maak bijvoorbeeld een planning waarin je voor iedere week de concrete teksten hebt staan die je af wilt hebben. En zorg er ook voor dat je de to do’s voor die specifieke week in je agenda zet. Zo weet je zeker dat je niet op het laatste moment in tijdnood komt én kun je de rest van je planning op dat grotere project aanpassen.

5. Wees zo specifiek mogelijk in je planning

Zorg er sowieso voor dat de punten op je to do list niet te vaag zijn. Het werkt vaak wel zo prettig als je heel specifiek hebt genoteerd wat je vandaag wilt gaan doen. Dus niet “aan de website werken”, maar “tekst A van 300 woorden en tekst B van 600 woorden schrijven”. Dat maakt het makkelijker om je tijd in te schatten, geeft je een concreet doel (dat je mooi weer kunt afvinken!) en werkt vaak meer motiverend.

realistische planning maken tips

6. Schat liever wat ruimer in

Wat ook kan helpen is om je taken soms iets ruimer in te schatten dan nodig. Dan heb je in ieder geval voldoende tijd gereserveerd voor wat je moet doen. Het is bijvoorbeeld beter om drie uur voor een bepaalde taak te reserveren die uiteindelijk 2,5 uur kost dan om het erop te gokken dat je het in twee uur wel redt. Bovendien loopt er vast weleens iets uit. En anders geeft die ruime tijdinschatting je de ruimte om bijvoorbeeld wél tussendoor iets met het verzoekje van je collega te doen.

7. Plan ook pauzes in

Een realistische planning betekent voor mij ook niet van mezelf verwachten dat ik tien uur elkaar achter mijn scherm geplakt zit. Schop jezelf tussendoor een keer naar buiten of zorg voor lichaamsbeweging in huis. En maak daar ook in je planning ruimte voor vrij. Als ik een dag thuiswerk, gebruik ik mijn pauze vaak om boodschappen te doen. Een goede manier om het nuttige met het aangename te verenigen.

8. Stel niet uit, maar begin!

Nu kan een mogelijke valkuil zijn dat een van je taken toch meer tijd kost dan je dacht. Je mailbox blijkt bijvoorbeeld uit te puilen van de nieuwe verzoekjes. Zou je niet toch eerst uitgebreid mensen terugmailen? En hé, komt daar nu net een appje van je vriend binnen?! Natuurlijk kun je dingen tussendoor doen bij wijze van kleine pauze. Maar probeer je aan de planning te houden die je had opgesteld. Er komt altijd wel van alles tussendoor. Zoals de Engelsen zeggen: eat that frog. Oftewel, begin met die vervelende taak die echt moet gebeuren. De rest komt daarna.

» Lees ook mijn artikel over stoppen met uitstelgedrag.

9. Maak je planning een dag van tevoren

Een laatste tip bij realistisch plannen die voor mij goed werkt, is om je dagplanning niet op de ochtend zelf te maken. Doe het liever aan het eind van de dag ervoor, als veel taken nog fris in je geheugen zitten. Noteer er bijvoorbeeld ook bij waar je bepaalde bestanden hebt opgeslagen of op welke pagina van een bepaalde tekst of artikel je eventueel gebleven was. Vaak werkt dat veel productiever dan wanneer je de volgende ochtend – nog niet helemaal wakker – eerst moet bedenken waar je ook alweer was gebleven. Met een planning die al af is in je (digitale) agenda kun je haast niet anders dan knallen.

Wat is jouw beste tip voor een realistische planning?

realistische planning maken tips
Volg:
Deel:

26 Reacties

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:02

      Goed bezig! Dat werkt inderdaad heel prettig en zorgt er ook voor dat je niet op het laatste moment in tijdnood komt voor de dingen die écht moeten gebeuren.

  1. 15 augustus 2019 / 08:19

    Volgens mij plannen wij op dezelfde manier;). Allemaal heel herkenbaar. Toen ik nog werkte, maakte ik altijd een weekplanning. Ik nam echt een momentje de tijd om de volgende week te plannen. En dan had ik twee dingen: Een lijst met taken die die week gedaan moesten worden, maar niet op een specifieke dag en een lijst met taken verdeeld over de dagen. Het beviel mij echt heel goed. In volle weken plande ik vaak ook in tijdsblokken, maar ja, met een paar honderd leerlingen om je heen kun je je vaak niet zo aan tijd houden;).
    Naomi blogde over…De hobby van elke huisarts

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:03

      Leuk om te horen dat je mijn manier van plannen bij jezelf herkent! Het is echt heel handig om je taken op die manier in tweeën te splitsen. Geeft rust in je hoofd en orde in de dag, zelfs al de leerlingen met wie je werkt niet zo van de orde en structuur zijn ;)

  2. 15 augustus 2019 / 09:21

    Wat supertof dat je hier uitgerekend vandaag iets over schrijft. Ik worstel al een tijdje met realistisch plannen en ik ga je tips in praktijk brengen en hoop dat het beter lukt. Te beginnen bij vandaag :-)

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:04

      Leuk om te horen dat je iets aan mijn tips hebt én dat ze op het goede moment kwamen. Ik weet zeker dat het realistisch plannen je gaat lukken. De wil is er zo te horen. Zet hem op! :)

  3. 15 augustus 2019 / 09:38

    Allemaal heel bruikbare tips weer Romy! Vooral voldoende tijd inplannen, dat zouden ze bij de dokter en de tandarts ook moeten doen haha;-) Moet ik wel zeggen dat wij een super fijne dokter hebben en ook al is hij uitgelopen (wat standaard gebeurt) dan neemt hij alsnog alle tijd voor je. Maar dit is een beetje off-topic. Zelf kan ik ook nog aan deze punten werken. Bijvoorbeeld belangrijke(re) dingen eerst doen.
    bychristiana blogde over…Déze gewoontes zijn écht heel slecht voor je huid

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:06

      Haha, dokters en tandartsen hebben inderdaad vaak een klein planningsprobleem, geloof ik ;) Het lijkt me trouwens ook best een uitdaging om patiënten in je wachtkamer te krijgen die bijvoorbeeld drie kwaaltjes tegelijk willen bespreken of een heel verhaal kwijt willen. Dan is realistisch plannen ook gewoon een uitdaging, haha.

  4. 15 augustus 2019 / 09:43

    Wat een fijne tips. Ik maak zelf ook altijd gebruik van to do lijstjes, zo behoudt ik het overzicht en zie ik in een oogopslag wat al gedaan is en wat nog moet. En ik plan inderdaad ook met tijdsvakken, onderverdeeld in de ochtend, middag & avond. In mijn agenda staan alle deadlines en mijn bullet journal gebruik ik om al het werk in te plannen.
    Ilona Wielinga blogde over…Dr Martens inlopen | Zo deed ik dat

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:07

      Wauw, dat klinkt echt heel gestructureerd. Goed bezig, hoor! To do lists zijn echt een live-saver als het op plannen aankomt. Ik zou ook echt niet zonder kunnen.

  5. 15 augustus 2019 / 10:11

    Goede tips, heb ik veel aan! Ik denk dat als we 30 uur in een dag zouden hebben, dat we dan 40 uur aan taken in een dag zou proppen, dus wat dat betreft maakt dat niet zoveel uit. Ik wil ook wel eens best wel veel doen op een dag, met als gevolg dat ik niks gedaan krijg. Ik kreeg laatst de tip om mijn hele lijstje over een week te verspreiden, zodat ik elke dag aan iets kan werken en het hele lijstje dus binnen een week af heb. Ik ben een onwijs slechte planner, dus ik wil wel leren om er iets beter in te worden. Maar ik moet dan wel even kijken wat het beste voor mij werkt. De tip over het lijstje de avond van tevoren te maken in plaats van de dag zelf is misschien ook iets wat ik moet hanteren!
    Lianne blogde over…Fotodagboek: mijn tripje Antwerpen!

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:09

      Inderdaad! Tijdgebrek zullen we altijd hebben, zelfs als we er elke dag vijf uur bij cadeau zouden krijgen.
      Een lijstje voor een hele week maken is inderdaad wel een goed plan. Het kan ook helpen om aan de hand van dat weeklijstje je dagplanning te maken, waarbij je een paar taken voor die dag opschrijft. Dan voorkom je dat je op vrijdag stress krijgt omdat er nog veel moet gebeuren. Lijstjes een avond van tevoren maken vind ik zelf heel fijn werken. Als ik dat niet doe, voel ik me echt een beetje stuurloos in de ochtend en ben ik eerst een kwartier bezig om te bedenken wat ik ook alweer moest doen ;)

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:11

      Oeh, het probleem van de to do lists die spontaan lijken te groeien herken ik wel. Best wel een valkuil! Ik probeer nu soms om andere dingen naar de volgende dag te verplaatsen als ik iets aan mijn lijstje voor vandaag heb toegevoegd. Dan voorkom je dat je lijstje langer wordt dan goed voor je is.

  6. 15 augustus 2019 / 11:50

    Ik vind het ook heel belangrijk om productiviteit mee te nemen. De stomste taken doe ik vaak het eerst, het lucht zo op als het af is, en dat geeft op zijn beurt ook weer energie. Andere keren loont het om de belangrijkste taken eerst te doen, omdat deze simpelweg de meeste energie en aandacht vragen. Daarnaast ben ik een avond mens, en schommelt mijn energie enorm. Van echte to-do lijstjes die samengaan met een strakke planning, dat lukt mij niet meer. Ik doe het tegenwoordig vooral op gevoel. En krijg daardoor weer veel meer gedaan. Zo gek hoe dit van tijd tot tijd kan veranderen. Als ik hieraan denk ben ik weer extra blij dat ik geen 9-5 baantje heb haha!

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:12

      Juist goed dat je heel erg bij jezelf nagaat wat voor jou het beste werkt qua planning. Wat voor de een werkt, werkt nu eenmaal voor de ander minder goed. Ik merk zelf ook dat ik eigenlijk niet heel goed functioneer op een 9-tot-5-ritme. Al is het maar omdat mijn after-lunch-dipje altijd vrij intens is, haha.

  7. 15 augustus 2019 / 20:15

    Het klinkt heel simpel inderdaad maar voor mij werkt het vaak niet. Een ding wat voor mij nu werkt is de EDO agenda app. Die kan ik op mijn laptop én mijn telefoon gebruiken, synct, en kan daar to do lijstjes maken, taken, of gewoon een planning wat je normaal in een agenda maakt.
    Mariska blogde over…Nieuwe make-up highlights van Douglas Collection

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:13

      Die app klinkt ideaal zeg! Ik ga daar ook eens naar kijken. Sowieso heel fijn dat de app zowel op je telefoon als op de computer goed werkt.

  8. 16 augustus 2019 / 11:55

    Pauzes inplannen is voor mij echt super belangrijk, ik doe het sinds begin dit jaar en het is echt een life saver. Ik ben zo een persoon die altijd maar door en door en door gaat, dus een goede planning is heel belangrijk. Ik moet alleen wel uitkijken dat als ik op tijd klaar ben (om half 3 ofzo) dat ik dan niet nog allemaal dingen toe ga voegen.
    Anouk blogde over…5x Tips voor duurzame stationery

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:37

      Wat goed dat je nu toch bent begonnen met meer pauzes inlassen. Pauzes zijn zó belangrijk om productief te blijven, ook al is het soms verleidelijk om ze over te slaan.
      De struggle van de alsmaar groeiende to do lists herken ik wel trouwens. Alsof je bezig móet blijven, terwijl je eigenlijk al alles hebt gedaan wat je op de planning had staan.

  9. 16 augustus 2019 / 14:23

    Wat een fijne tips! Ik maak ook dagelijks een to do lijst maar die is vaak niet realistisch. Dat resulteert erin dat ik vaak met wat punten blijf zitten en daar dan weer chagrijnig van wordt haha. Ik kan soms zo lastig inschatten waar ik energie/tijd voor heb. Ik wil gewoon soms teveel. Ik vind het trouwens echt een goed idee om een ochtend/middag planning te maken. Zo voelt het niet als een enorme lijst die op dat moment af MOET.

    • Romy
      Auteur
      17 augustus 2019 / 10:40

      Het is ook gewoon lastig in te schatten hoe lang je ergens mee bezig bent. Ik las laatst een keer dat we de neiging hebben om onszelf te overschatten en dat je daarom eigenlijk beter voor elke taak een half uur meer kunt rekenen dan je denkt ermee bezig te zijn. Zit best wat in!
      Zo’n verdeling over ochtend- en middagtaken werkt voor mij wel echt heel goed. Daardoor maak je je takenlijstje inderdaad wat behapbaarder.

  10. 21 augustus 2019 / 22:24

    Ik heb niet echt problemen met planningen maken, maar wel aan realistisch plannen. Als in; te veel van mezelf vragen. Mijn planning is vaak wel haalbaar en compleet logisch, maar ik plan taak na taak in en vaak negeer ik dat stemmetje in mijn achterhoofd dat zegt dat ik uitgeput zal zijn na al die taken. En dat stemmetje heeft heel vaak gelijk, want ik ben dan ook uitgeput. Ik moet leren mijn grenzen bewaken als ik plannen maak. Niet alleen voor serieuze en professionele dingen. Ook in mijn vrije tijd. Zoveel druk op mezelf leggen net na zo’n overspannen periode is echt geen goed idee en dat besef ik. Maar ik doe er bitter weinig aan. Ik probeer er wel op te letten, maar mijn agenda loopt weer vol voor ik het doorheb.

    • Romy
      Auteur
      23 augustus 2019 / 09:14

      Het blijft ook gewoon lastig om je agenda niet helemaal vol te zetten met plannen. Soms wil je hoofd wat meer dan je lichaam aankan en dan is het toch echt je lichaam waar je het beste naar kunt luisteren. Makkelijker gezegd dan gedaan, maar bewustwording daarvan en bewust vrije tijd inplannen zijn al twee heel belangrijke stappen om dat waar te maken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge