volle agenda 2

Volle agenda? 9 tips voor meer ruimte in je planning (en hoofd)

  • 15 mei 2023
  • 1 Reactie

Eén blik op de agenda zegt soms genoeg: dit wordt een volle week. Je vraagt je nu al af hoe je deze week doorkomt met een hele lading werk, allerlei praktische afspraken en het nodige sociaaldoenerij waar je bij nader inzien niet eens zoveel zin in hebt. Een verzoekje van een collega via e-mail, een uitnodiging voor een filmavondje via WhatsApp, en ook nog een reminder van de sportclub of je de ledenvergadering niet vergeet… voor je het weet is alle witruimte in je agenda vol gepend met dingen die moeten. Hoe zorg je dan voor ruimte in je hoofd? Dit zijn 9 tips waarmee ik – introverte ondernemer met uiteraard af en toe te veel hooi op de vork – een volle agenda (en een vol hoofd) voorkom.

Een te volle agenda is niet cool

Het lijkt wel alsof “Lekker druk!” een gepast antwoord is op de vraag “Hé, hoe gaat het?”. Ook ik maak me er regelmatig schuldig aan, hoor. Nu is met dat antwoord op zich niets mis. Maar het is wel tekenend voor hoe soms tegen volle agenda’s wordt aangekeken. Het lijkt weleens alsof een propvolle agenda gelijkstaat aan belangrijk zijn. Alsof het cool is wanneer je al telefonerend aan komt lopen bij een afspraak (geen tijd te verliezen!) of alsof het een goed teken is wanneer je moeite hebt om een datum te prikken omdat je agenda o zo vol zit.

Ik ben heel dankbaar dat mijn werkweken goed gevuld zijn, maar ik probeer te voorkomen dat ze té vol raken. En als ik een keer wel mezelf voorbij ben gerend (qua werk of privé), dan baal ik daar vooral van en kijk ik graag hoe ik de volgende keer eerder kan bijsturen.

Een te volle agenda is niet cool. Het maakt je niet een goed gelukt mens als je (tegen je vermoeidheid in) van de ene naar de andere vriendenafspraak hobbelt of als je je te pletter werkt. Zorg liever goed voor jezelf en bewaak je grenzen. Alleen jij voelt waar die liggen.

Op tijd je rust pakken en je prioriteiten niet uit het oog verliezen – dát is pas cool.

9 tips tegen de té volle agenda

Ja, dat kan ik allemaal wel mooi zeggen. Maar ook ik ga weleens hard onderuit – vorige week nog om eerlijk te zijn – als mijn weekend iets te vol zit of als ik bij die ene spoedopdracht iets te snel “ja” heb gemompeld. Maar dan probeer ik steeds te kijken wat beter kan. Want ik weet: té druk zijn maakt mij geen leuker mens.

Dit zijn 9 tips die ik zelf toepas als ik weet dat er iets met mijn agenda moet gebeuren om het hoofd koel te houden.

1. Vraag je af: ben je druk of maak je je druk?

Niet altijd zit de drukte ‘m in een volle agenda. Soms heeft het er vooral mee te maken dat je je druk máákt. Daarom stel ik mezelf deze vraag als eerste als mijn hoofd dreigt over te lopen: “Ben ik te druk of maak ik me druk?”. Moet er werkelijk een onmogelijke hoeveelheid dingen gedaan worden in te weinig tijd? Of ben je vooral aan het piekeren over wat er allemaal moet en raak je daardoor gestrest?

Zo leerde ik door ervaring…

  • …dat er vaak dingen in mijn agenda staan die ik prima kan schrappen en die ik puur mezelf opleg.
  • …dat als ik één onmogelijk volle dag heb dat soms al twee dagen eerder stress geeft (terwijl ik op het moment dat ik eraan denk helemaal niet druk ben).
  • …dat ik dingen vaak prima op tijd gedaan krijg, terwijl ik me er dan van tevoren druk over maak of het wel gaat lukken.

Iemand leerde me om van die drukmakerij-stress af te komen. De belangrijkste les was zoals wel vaker: leef in het hier en nu. Focus op wat NU je aandacht nodig heeft. Ga niet alvast nadenken over hoe je je volle weekend over drie dagen gaat managen. Dat komt later wel.

Wat ze me daarnaast leerde? Prent jezelf in dat je het onder controle hebt. Ja, je hebt een volle dag voor de boeg. Maar je weet dat nu al en kunt er een goed plan voor maken. Je begint bijvoorbeeld de avond van tevoren alvast aan je lange takenlijst en je houdt de avond na de drukke dag vrij om bij te komen. Dan kun je de zorgen daarover uit je hoofd zetten.

volle agenda 3

2. Durf dingen te schrappen

Vaak is er echt wel wat te doen aan een takenlijst die zwart ziet van alle afspraken. Schrappen is uiteraard de truc! En er kan meer geschrapt worden dan je misschien denkt.

Zelf kijk ik standaard op maandag naar mijn agenda voor die week. Ziet het er oké uit? Is het realistisch? Word ik blij van deze planning? Of staat er iets te veel ingepland? Als dat laatste zo is, ga ik kijken wat ik kan schrappen. Een paar voorbeelden uit mijn leven:

  • De afspraak met de mondhygiëniste die al een half jaar staat, kun je – als je op tijd bent – prima een paar weken verzetten als het nu beroerd uitkomt.
  • Een koffieafspraak voor de gezelligheid is hartstikke leuk. Maar in een drukke week is dat zeker iets wat je kunt laten schieten.
  • Sommige deadlines heb je ooit zelf bedacht en zijn dus niet in beton gegoten. Heb je bijvoorbeeld in je hoofd dat je nieuwe site over drie dagen (zonder dat daar een harde deadline op zit) en ben je compleet aan het stressen om dat voor elkaar te krijgen? Geef jezelf een week extra.
  • Moet je echt elke zaterdag je huis stoffen? Niemand zal het merken als je het een keer twee dagen later doet.
  • Is het nodig om voor je verjaardag zelf taart te bakken als je al druk bent? Ren naar de supermarkt en koop er één om jezelf een uur te besparen.

Kijk eens op die manier naar je agenda. Vaak valt er meer te schrappen of verplaatsen dan je in eerste instantie denkt.

3. Blok bijkom-momenten tussen je volle agenda door

Er is niet altijd iets aan een volle agenda te doen. Soms is je week nu eenmaal druk. Wat je dan wél kunt doen, is momenten reserveren tussen de drukte door om bij te komen. Die pauzemomenten helpen om beter met je agenda te dealen.

Mijn strategie was eerst om op drukke dagen vooral hard door te knallen. Ik skipte pauzes, bleef achter mijn computer geplakt zitten zonder buitenlucht op te snuiven en at mijn broodjes achter mijn toetsenbord op. Inmiddels heb ik wel door dat dát niet geweldig werkt. Juist in drukke periodes is het belangrijk om de stekker er soms uit te trekken, al is het maar een half uur. Dat komt je concentratie ten goede en helpt om overzicht te houden.

Een paar bijkom-tips:

  • Als je weet dat je op maandag de hele dag een event hebt waarvoor je druk bent, houd dan de avond daarna vrij.
  • Plan het weekend na een volle week niet te vol met sociale dingen, maar reserveer een (halve) dag om bij te tanken.
  • Ben je al een paar avonden in de week weg? Houd de andere avonden vrij als dat voor jou belangrijk is.
  • Blok de pauzes in je agenda en waak ervoor dat er om die tijden afspraken bij komen.
  • Neem in elk geval je tijd om rustig te lunchen. Dat scheelt al een hoop!
  • Wees niet elk moment van de dag beschikbaar. Ook al ben je misschien van 8 uur tot half 6 aan het werk, dat betekent niet dat je elk telefoontje in die tijd moet opnemen.
  • Neem ook de tijd voor je ontbijt. Ik heb zelf als richtlijn dat ik liever niet vóór half 10 in (online) meetings zit, zodat ik de dag in alle rust kan starten met mijn ontbijt, mijn mailbox en de belangrijkste taken voor die dag.
  • Zorg voor ontspanning na een drukke werkdag, bijvoorbeeld door te sporten, te mediteren, een boek te lezen of een serie te kijken.

4. Wees kritisch op nieuwe agendavulling

Andere mensen kunnen vaak niet weten dat jij al een volle agenda hebt. Kijk dus niet vreemd op als je er nóg meer verzoekjes bij krijgt. Je schoonvader die vraagt of je even kunt helpen met verhuizen. Een vriendin die toevallig een vrije avond heeft en het leuk vindt om bij te kletsen. Of een collega die een spoedverzoek heeft waarbij ze “jouw expertise goed kan gebruiken”.

Het is logisch dat je planning soms verschuift. Maar wees kritisch in waar je je (nu al) volle agenda voor overhoop gooit

Flexibel zijn is bijvoorbeeld hard nodig als je kind plotseling ziek blijkt of als er een crisis is op het werk. Maar als je collega vraagt of je ergens bij kunt helpen, hoef je niet altijd acuut paraat te staan. En dat je vriendin teleurgesteld is als je op haar vrije avond niet kan komen voor een filmavond is jammer. Maar het is geen reden om je in allerlei bochten te wringen. Zeker als je al een volle agenda hebt, mag moet je selectief zijn in wat je extra inplant.

Ik stel mezelf daarom dit soort vragen als er in een drukke periode nieuwe verzoekjes (privé of qua werk) binnenkomen:

  • Is er sprake van dringende spoed? Als in: dreigen er dingen compleet in de soep te lopen of is er iets ergs gebeurd wat NU mijn aandacht vraagt?
  • Is dit wel echt een moetje of leg ik het mezelf op vanwege een groot verantwoordelijkheidsgevoel en hoef ik hier nu niets mee te doen?
  • Kan dit wachten tot morgen of een later moment?
  • Ben ik de enige die dit kan doen? Of zou een collega, partner, broer, zus of iemand anders het kunnen overnemen?
  • Als je ‘ja’ zegt, doe je dat dan enkel om de ander te pleasen of ook voor jezelf? In het eerste geval: stel jezelf de vragen hierboven nog eens.

‘Nee’ zeggen is eigenlijk niet zo ingewikkeld als je agenda uitpuilt. Geef gewoonweg aan dat je nu geen tijd hebt.

volle agenda 4

5. Maak keuzes over wat écht belangrijk is

Een tijdje geleden las ik het boek ‘Nooit meer te druk’ van Tony Crabbé (affiliate link). Een verhelderend boek dat je leert om anders naar drukte te kijken! Tony Crabbé stelt dat druk zijn een mentaliteit is. Het is makkelijker om druk te zijn met alles wat acuut op je pad komt, zodat je niemand teleur hoeft te stellen en geen keuzes hoeft te maken. Stoppen met té druk zijn is een kwestie van keuzes maken. Het betekent dat je je daginvulling niet meer laat bepalen door je volle mailbox of door alles wat mensen hap-snap van je vragen, maar dat je bewust tijd inruimt voor écht belangrijke en grote dingen.

Ik had bijvoorbeeld vorig jaar de wens om meer cursussen te volgen en meer te lezen. Het kwam er alleen niet van. Daarom besloot ik om dingen anders in te richten, zodat ik er wél tijd voor zou hebben. Prioriteiten stellen betekent dat je niet wacht totdat je agenda dichtgeslibd is en dan baalt dat er geen plek meer is voor waar je zo naar verlangt. Nee, je reserveert nu alvast een agendaplek voor de belangrijke dingen en kijkt vervolgens wat er daaromheen nog bij komt.

6. Besteed je tijd efficiënt

Het gaat niet altijd om hoeveel tijd je hebt, maar om hoe je die tijd besteedt. Kwaliteit in plaats van kwantiteit dus. Het idee is dat je bijvoorbeeld in de werktijd die je hebt zoveel mogelijk doet. Als je 1,5 uur onafgebroken en gefocust werkt aan een tekst, heb je daarna meer tijd over dan wanneer je er 2 uur over doet omdat je regelmatig tussendoor naar je telefoon grijpt.

Ook voor privétijd geldt voor mij vaak het kwaliteit-boven-kwantiteit-principe. Zo had ik laatst twee afspraken op één weekenddag staan. Ik wist dat dat na een volle week te veel van het goede was. Daarom gaf ik aan beide mensen aan dat ik hooguit 1,5 uur zou blijven. Zo had ik tussendoor meer tijd om op te laden. Ik breng liever 1,5 uur met iemand door om daar 100% van te genieten, dan dat ik ergens 4 uur zit en na een tijdje door moeheid ben uitgetuned.

Ook qua werk kijk ik graag hoe ik zoveel mogelijk gedaan krijg in de tijd die ik heb. Dit zijn een paar tips die ik zelf fijn vind om efficiënt te werken:

  • Ontdek op welke momenten jij het productiefst bent en plan in die tijdblokken geen afspraken in.
  • Bundel taken die veel van elkaar weg hebben. Als ik bijvoorbeeld meerdere korte teksten voor één opdrachtgever moet schrijven, schrijf ik er graag twee of drie achter elkaar. Dan ben ik sneller klaar dan als ik er steeds weer in moet komen.
  • Leg je telefoon buiten handbereik en demp notificaties, zodat je niet elke 5 minuten telefoongrijpneigingen krijgt.
  • Begin de dag met een heldere takenlijst en noteer daarbij hoeveel tijd je aan een taak denkt kwijt te zijn. Zo kun je je dagen realistischer inplannen.
  • Neem niet elk telefoontje tussendoor op. Wees daarin bijvoorbeeld kritisch als die ene collega belt die niets dringends heeft en je net middenin een taak zit.
  • Beantwoord je e-mails op vaste tijden om te voorkomen dat je de werkdag door je mailbox laat bepalen.
  • Sla e-mails op die je vaker schrijft en hergebruik die e-mailteksten. Ik heb bijvoorbeeld een standaard e-mail opgeslagen voor samenwerkingsverzoeken voor mijn blog. Dat pas ik nog wel aan de ontvanger aan, maar het is handig dat de basis alvast staat.
  • Blijf jezelf uitdagen om dingen efficiënter te doen. Kun je dingen automatiseren, uitbesteden of een andere werkwijze bedenken?

Tip: het boek ‘Elke dag om 15.00 uur klaar’ is een fijn en lekker praktisch boek om te leren slimmer te plannen. Ik schreef er deze review over. Zeker een aanrader om via bol.com te bestellen of te beluisteren via Storytel! De bol.com-link is een affiliate link.

volle agenda 2

7. Vergeet de puntjes op de ‘i’

Ik las eens online dat we vaak 20% van onze tijd besteden aan 80% van een taak, en dat we vervolgens de overige 80% in de laatste 20% van die taak steken. De puntjes op de ‘i’ dus. Ook ik kan mezelf soms verliezen in eindeloos finetunen. En laat daar nu de meeste tijd op te besparen zijn! “Better done than perfect”, zeggen ze ook wel. Soms is het al fantastisch dát je iets hebt kunnen doen binnen de gestelde tijd. Dan hoeft het niet ook nog een tien waard te zijn.

Een valkuil waar ik regelmatig in trap, is dat ik heel lang op cadeautjesjacht ga voor familie of vrienden. Dan kan ik zo drie avonden op een rij een uur allerlei websites afstruinen op zoek naar het perfecte verjaardagscadeau. Negen van de tien keer eindig ik uiteindelijk met één van de eerste cadeaus die ik had gezien. Laatst realiseerde ik me hoe zonde van mijn tijd dat is. Het maakt voor de ontvanger echt niet uit of ik drie uur heb besteed aan dat ene nóg originelere cadeau of dat ik – met net zoveel liefde – na een kwartier besloot voor iets te gaan.

Perfectionisme aan de kant zetten helpt uiteraard ook op werkvlak. Zo controleerde ik in het begin lastige e-mails wel tien keer. Nu dwing ik mezelf om sneller op ‘Send’ te klikken. Dat scheelt tijd en vaak wordt de e-mail er niet slechter op.

Voor veel puntjes op de ‘i’ kun je je afvragen: “Hoe belangrijk is dit echt?”.

8. Stop de Fear Of Missing Out

Er is zo veel leuks te doen dat het altijd stom is om dingen te moeten missen. Stel: je wilt een boek gaan schrijven. Als je tijd moet besteden aan het op papier krijgen van een heleboel letters, dan betekent het ook dat je andere dingen moet laten schieten. Je moet ‘nee’ zeggen tegen ander werk waar je geen tijd meer voor hebt. Je moet misschien een keer een leuk weekend weg overslaan omdat je die maandag een deadline hebt.

We hebben nu eenmaal een beperkt aantal uren in een dag, waarvan je er het liefst ook nog een paar met je ogen dicht doorbrengt. Dat betekent dat je niet overal bij kunt zijn. Als je meer tijd voor jezelf wilt nemen, dan is het een logisch gevolg dat je bepaalde vrienden minder vaak ziet. Dat je vaker leuke dingen met vrienden wilt doen, betekent misschien dat je schoonouders teleurgesteld zijn dat je niet meer elke week op de bank zit. En als je besluit om je focus meer op jezelf te leggen, dan moet je daarvoor wellicht je die-collega-die-áltijd-klaarstaat-imago laten varen.

Je kunt niet alles. Je kunt niet alles tegelijk. En je kunt niet alles ook nog goed doen. Focus op één of een paar dingen die écht belangrijk zijn en probeer daar het beste van te maken.

9. Blijf reflecteren als je opnieuw een volle agenda hebt

De tips hierboven tegen een te volle agenda zijn leuk. Maar ik weet zelf ook dat valkuilen niet zomaar weggaan. Zo blijft het een slechte neiging van mij om uit enthousiasme iets te snel “Ja!” te roepen op dingen waarvan later blijkt dat ze niet lekker uitkomen in de agenda. Wat je wél kunt doen als je in je valkuilen trapt, is ervan leren. Reflecteer na een drukke week op waar het misging en bepaal wat je een volgende keer anders kunt doen.

Zo had ik laatst veel buiten-de-deur-afspraken (van het kaliber tandartsafspraak) onder werktijd in één week staan. Het slokte veel tijd op, maar daar had ik in mijn werkplanning niet zo goed rekening mee gehouden. Sindsdien reserveer ik voor dat soort afspraken extra tijd (reistijd, terug-in-de-werkmodus-kom-tijd, etc.), zodat ik niet in de knoop kom met mijn agenda. Werkt perfect!

In een wereld waarin druk zijn de norm lijkt, is het niet gek dat je soms in je eigen valkuilen trapt. Voel je daar niet schuldig over, maar probeer ervan te leren. Elke keer dat je toch de mist ingaat, word je weer iets wijzer over hoe je het de volgende keer beter kunt aanpakken.

Heb jij bepaalde valkuilen die je regelmatig een te volle agenda opleveren?

1

BLIJF OP DE HOOGTE

Laat je e-mailadres hieronder achter. Dan stuur ik je een mailtje zodra ik een nieuw bericht heb geplaatst.

blogger romy vakervrolijk

Door Romy

Tikgrage theeleut. Nooit uitgekletst. Ik inspireer je graag om vaker vrolijk in het leven te staan. Dat doe ik door goudeerlijke en persoonlijke teksten te schrijven en liefdevolle tips te delen. Mét een vleugje humor.

Ik ben benieuwd wat jij vindt…

  1. Daenelia 15 mei 2023 op 8:50 am - Beantwoord

    Laat me daar tip 10 aan toe voegen: laat je agenda niet plannen door anderen. Het komt bij mij nog wel eens voor dat mensen (klanten) denken dat ik niets anders te doen heb dan het werk wat zij door mij willen laten doen. En dan worden er ineens eenzijdig dingen opgelegd. Waar ik eerlijk gezegd dan ook niet altijd tegenin ga, en dat moet dus wel.
    Een ander bepaald niet wanneer ik tijd moet maken voor het werk dat ik moet doen. En daar sta je zelf wel bij, maar soms moet je daar dubbel-duidelijk over zijn.

Recente blogs

39 duurzame kraamcadeaus die leuk zijn om te geven (en te krijgen)

26 oktober 2023|Lifestyle|

De babyboom in mijn omgeving is serieus. Ik heb dan ook al heel wat uren googelend op "leuk kraamcadeau" doorgebracht het afgelopen jaar. Waar ik eerst nog ongemakkelijk in de HEMA mijn hoofd brak over welk maatje zomerkleding ik nodig heb voor deze nieuwe wereldburger, ben ik tegenwoordig een iets meer ervaren kraamcadeauzoeker. Al zoekend, googelend en scrollend, ontdekte ik dat het ook écht niet moeilijk hoeft te zijn om duurzame kraamcadeaus te vinden. Dus niet het zoveelste plastic speleding, maar écht duurzame kraamcadeaus die beter zijn voor het milieu en waar je als ouder en kind meer aan hebt. Ik deel na heel veel Google-ervaring mijn cadeautips met je!

Blij Lijstje #30 | Make-overs, mondkapjes & muren verven

12 oktober 2020|Persoonlijk|

Blije momentjes verzamelen kun je niet vaak genoeg doen. Wat er ook gebeurt en hoe rot sommige dingen ook zijn, lichtpuntjes zijn er gelukkig ook altijd. Dit keer werd ik onder meer blij van een fris kleurtje op mijn woonkamermuur en van een hardnekkig mondkapjesprobleem dat ik eindelijk wist op te lossen. Ook kreeg ik kippenvel van een mooi nummer en van een wel heel fijn lichtpuntje.

Review: Hygge – gezelligheid & geluk op z'n Deens

31 augustus 2017|Lifestyle|

Hygge. Oftewel een Deens woord dat nog het meest lijkt op het Nederlandse ‘gezelligheid’ en dat alles te maken heeft met geluk. Het blijkt namelijk dat Denen hele gelukkige mensen zijn. Best bijzonder als je je bedenkt dat het Deense weer te wensen overlaat en dat het er in de winter vaak hele dagen donker is. Een retourtje Kopenhagen om dat Deense geluk zelf te ervaren, leek me wat prijzig. Maar voor iets minder geld kun je je ook met het boek Hygge even in de wereld van de Deense gezelligheid begeven. Een boek vol Scandinavische plaatjes en met onderzoek uitgevoerd door het Happiness Research Institute klonk mij als muziek in de oren. Maar is Hygge echt een aanrader?