Plannen. Ik ben er gek op! Mijn Outlook-agenda op het werk is inmiddels een vrolijk geheel geworden van gekleurde vakjes. En zo vrolijk als mijn digitale agenda eruitziet, zo blij word ik ook als ik dingen goed gepland heb. Ik besloot daarom mijn beste tips voor een productieve werkdag op een rij te zetten. Gebruik ze voor een nieuwe werkdag, voor een efficiënt dagje thuiswerken of studeren, voor je blog of voor die vervelende administratie die je nog op orde moet maken.

1. Doe 1 ding tegelijk

Hoewel heel wat vrouwen claimen te kunnen multitasken, is het wel degelijk vaak effectiever om één ding tegelijk te doen. Natuurlijk kun je meerdere projecten hebben lopen, maar probeer je aandacht eens een half uur bij één taak te houden. Het is al een eerste stap als je niet meer dan één document tegelijk open hebt staan. Dan word je ook niet steeds aan andere projecten herinnerd. En schiet je opeens iets te binnen wat je nog moet doen? Noteer het in een notitieboekje, maar geef er niet meteen aan toe.

2. Reserveer tijd voor je mailbox

Heb jij ook weleens last van die verdraaide mailbox die de hele dag volstroomt? De notificaties blijven oppoppen onderin je beeldscherm. Best irritant als je steeds de drang voelt om die e-mails acuut te openen en te beantwoorden! Probeer jezelf te trainen door je mailbox niet voortdurend nauwlettend in de gaten te houden. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je steeds eerst een taak afgerond moet hebben en dan je mailbox bekijkt. Of klik je e-mail helemaal weg, zodat die pop-ups überhaupt niet op je beeldscherm verschijnen.

3. Maak afspraken met jezelf

Als je aan een project of opdracht werkt, kan het handig zijn om tussentijdse afspraken met jezelf te maken. Dat is dan ook een van mijn tips voor een productieve werkdag. Dat kunnen vaste tijden zijn, zoals “Van 9 tot 11 uur werk ik aan opdracht X.”. Maar je kunt ook met jezelf afspreken dat je doorwerkt totdat een taak, bijvoorbeeld 1 blogartikel, af is. Niet alleen heb je dan tussentijdse doelen die je enthousiast kunt wegstrepen van je to-do-list als ze eenmaal af zijn, maar ook daag je jezelf op die manier uit gedurende de werkdag.

4. Zorg voor een fijne werkomgeving

Je zult je manager er vast niet blij mee maken als je de hele kantoortuin verbouwt, maar soms kun je er wel zelf iets aan doen om je werkomgeving fijner te maken. Neem voordat je begint 5 minuten de tijd om bijvoorbeeld een flesje water klaar te zetten, de temperatuur goed in te stellen, die irritant klapperende deur te sluiten en je telefoon op trillen te zetten. Werk je beter met een muziekje erbij? Zet dan jouw favoriete klassieke muziek, meezingers of hardcoredeuntjes op. Met de juiste omstandigheden ben je al een heel eind!

5. Maak van tevoren een tijdsindeling

Jarenlang vond ik agenda’s grote onzin, maar inmiddels is de Outlook-agenda mijn beste vriend. Een agenda is vooral handig als je veel projecten door elkaar heb lopen. Niet alleen mijn meetings staan in mijn Outlook-agenda, maar ik reserveer ook bewust tijd voor bepaalde opdrachten en maak reminders aan voor deadlines. Die planning volg ik niet altijd strikt, maar helpt me wel om ’s ochtends al een idee te hebben van waar ik wanneer aan werk. Ideaal voor een vliegende start in de vroege ochtend!

6. Deel jouw productieve werkdag logisch in

De zesde van mijn tips voor een productieve werkdag klinkt vast best logisch. Voor een productieve werkdag is het namelijk handig om te kijken wanneer jij op je productiefst bent en wanneer juist niet. Daar kun je je dagindeling prima op afstemmen. Ik moet bijvoorbeeld vaak ’s ochtends vroeg even opstarten en begin de dag daarom het liefst met mijn mailbox bijwerken. Afspraken en grote projecten plan ik liever later op de dag, zodat ik daar volledig met mijn wakkere hoofd bij ben.

7. Durf nee te zeggen

Mijn laatste tip voor een productieve werkdag is om soms nee te zeggen. Best lastig soms, ook voor mij! Je kunt nog zo productief zijn en een geweldige planning hebben liggen, maar die planning zal je nooit ofte nimmer kunnen afronden als er steeds weer nieuwe taken bij komen. Durf daarom nee te zeggen tegen tussendoorklusjes. Even snel een collega helpen met iets? Prima, maar dat hoeft niet à la minute! Geef het gerust aan als het niet lukt of welk ander moment jou beter uitkomt. Zo kun je je eigen agenda bewaken.

Wat is jouw beste tip voor een productieve werkdag?