Plannen. Ik ben er gek op! Mijn Outlook-agenda op het werk is inmiddels een vrolijk geheel geworden van gekleurde vakjes. En zo vrolijk als mijn digitale agenda eruitziet, zo blij word ik ook als ik dingen goed gepland heb. Ik besloot daarom mijn beste tips voor een productieve werkdag op een rij te zetten. Gebruik ze voor een nieuwe werkdag, voor een efficiënt dagje thuiswerken of studeren, voor je blog of voor die vervelende administratie die je nog op orde moet maken.
1. Doe 1 ding tegelijk
Hoewel heel wat vrouwen claimen te kunnen multitasken, is het wel degelijk vaak effectiever om één ding tegelijk te doen. Natuurlijk kun je meerdere projecten hebben lopen, maar probeer je aandacht eens een half uur bij één taak te houden. Het is al een eerste stap als je niet meer dan één document tegelijk open hebt staan. Dan word je ook niet steeds aan andere projecten herinnerd. En schiet je opeens iets te binnen wat je nog moet doen? Noteer het in een notitieboekje, maar geef er niet meteen aan toe.
2. Reserveer tijd voor je mailbox
Heb jij ook weleens last van die verdraaide mailbox die de hele dag volstroomt? De notificaties blijven oppoppen onderin je beeldscherm. Best irritant als je steeds de drang voelt om die e-mails acuut te openen en te beantwoorden! Probeer jezelf te trainen door je mailbox niet voortdurend nauwlettend in de gaten te houden. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je steeds eerst een taak afgerond moet hebben en dan je mailbox bekijkt. Of klik je e-mail helemaal weg, zodat die pop-ups überhaupt niet op je beeldscherm verschijnen.
3. Maak afspraken met jezelf
Als je aan een project of opdracht werkt, kan het handig zijn om tussentijdse afspraken met jezelf te maken. Dat is dan ook een van mijn tips voor een productieve werkdag. Dat kunnen vaste tijden zijn, zoals “Van 9 tot 11 uur werk ik aan opdracht X.”. Maar je kunt ook met jezelf afspreken dat je doorwerkt totdat een taak, bijvoorbeeld 1 blogartikel, af is. Niet alleen heb je dan tussentijdse doelen die je enthousiast kunt wegstrepen van je to-do-list als ze eenmaal af zijn, maar ook daag je jezelf op die manier uit gedurende de werkdag.
4. Zorg voor een fijne werkomgeving
Je zult je manager er vast niet blij mee maken als je de hele kantoortuin verbouwt, maar soms kun je er wel zelf iets aan doen om je werkomgeving fijner te maken. Neem voordat je begint 5 minuten de tijd om bijvoorbeeld een flesje water klaar te zetten, de temperatuur goed in te stellen, die irritant klapperende deur te sluiten en je telefoon op trillen te zetten. Werk je beter met een muziekje erbij? Zet dan jouw favoriete klassieke muziek, meezingers of hardcoredeuntjes op. Met de juiste omstandigheden ben je al een heel eind!
5. Maak van tevoren een tijdsindeling
Jarenlang vond ik agenda’s grote onzin, maar inmiddels is de Outlook-agenda mijn beste vriend. Een agenda is vooral handig als je veel projecten door elkaar heb lopen. Niet alleen mijn meetings staan in mijn Outlook-agenda, maar ik reserveer ook bewust tijd voor bepaalde opdrachten en maak reminders aan voor deadlines. Die planning volg ik niet altijd strikt, maar helpt me wel om ’s ochtends al een idee te hebben van waar ik wanneer aan werk. Ideaal voor een vliegende start in de vroege ochtend!
6. Deel jouw productieve werkdag logisch in
De zesde van mijn tips voor een productieve werkdag klinkt vast best logisch. Voor een productieve werkdag is het namelijk handig om te kijken wanneer jij op je productiefst bent en wanneer juist niet. Daar kun je je dagindeling prima op afstemmen. Ik moet bijvoorbeeld vaak ’s ochtends vroeg even opstarten en begin de dag daarom het liefst met mijn mailbox bijwerken. Afspraken en grote projecten plan ik liever later op de dag, zodat ik daar volledig met mijn wakkere hoofd bij ben.
7. Durf nee te zeggen
Mijn laatste tip voor een productieve werkdag is om soms nee te zeggen. Best lastig soms, ook voor mij! Je kunt nog zo productief zijn en een geweldige planning hebben liggen, maar die planning zal je nooit ofte nimmer kunnen afronden als er steeds weer nieuwe taken bij komen. Durf daarom nee te zeggen tegen tussendoorklusjes. Even snel een collega helpen met iets? Prima, maar dat hoeft niet à la minute! Geef het gerust aan als het niet lukt of welk ander moment jou beter uitkomt. Zo kun je je eigen agenda bewaken.
Wat is jouw beste tip voor een productieve werkdag?
Ik ben benieuwd wat jij vindt…
Recente blogs
Schuldgevoel? 9 dingen die je jezelf mag vergeven
Soms kunnen we best wel streng zijn voor onszelf. Vaak zelfs strenger dan naar anderen toe. Als een ander een keer een misstap zet, "kan dat gebeuren". Maar als we zelf dezelfde situatie hebben, lijkt er soms opeens wel een man overboord te zijn. Waarom zo streng? Ook als je fouten maakt of dingen niet zo handig aanpakt, is dat nog geen reden om je schuldig te blijven voelen. Dit zijn 9 dingen die je jezelf mag vergeven.
Wat te doen als je alleen thuis bent? (45 fijne dingen!)
Corona. Het zal vast niemand zijn ontgaan. Net als het advies om zoveel mogelijk binnen te blijven. Ik ben waarschijnlijk niet de enige die daardoor veel alleen thuis zit. Want ja, die maatregelen zijn er niet voor niets. Gelukkig is thuisblijven echt niet per se een straf. Er zijn genoeg leuke dingen te doen als je alleen thuis bent of je kunt die dingen oppakken die er normaal nooit van komen. Ben jij bang je te vervelen nu je in je eentje thuis zit? Weet dat je nooit echt alleen bent. En wie weet kun je uit deze lijst met 45 fijne dingen wat inspiratie halen.
Hartige taart met pompoen en geitenkaas & groenten (glutenvrij)
Het is pompoenseizoen! En daar hoor je mij als pompoenliefhebber niet over klagen. Wij hadden een grote pompoen in huis gehaald voor pompoensoep, maar uiteindelijk maakte ik er iets anders mee: hartige taart met pompoen en geitenkaas. Ik ben sowieso gek op ontbijttaartjes, dus avondeten met een taartje leek me ook geweldig. En dus stond ik mixend, bakkend en pompoen hakkend in de keuken. Het eindresultaat was een heerlijk herfstig gerecht met een zoet tintje. Een aanrader als jij net zo’n pompoenfan bent!
Ik werk al jaren conform een dag schema met daarin blokken waarin bepaalde werkzaamheden gedaan moeten worden. Door die structuur weet ik precies wat er op een dag af moet zijn.
Dat klinkt als een goede manier om structuur voor jezelf aan te brengen in je dagen! Slim om zo je werkzaamheden te clusteren!
Ik heb bepaalde terugkerende afspraken en aan de hand van deze plan ik mijn dag al kan het opeens heel anders zijn of verlopen.
Ik ben niet zo’n goede planner. Maar zonder een digitale agenda kan ik echt niet.
Ik werk nog steeds met papieren lijstjes waarop ik dingen afstreep, en dan ben ik nog wel online redacteur. Sinds een paar maanden hebben wij een ‘kantoortuin’ en ik merk dat ik het heel verleidelijk vind om met iedereen te kletsen. Om iedereen te beschermen doe ik soms maar gewoon muziek aan.
Soms werken papieren to-do-lists ook wel heel fijn eigenlijk. Alleen al het kunnen doorkrassen van taken heeft ook wel wat!
Haha, wat grappig dat de kantoortuin de innerlijke kletskous in je aanwakkert 🙂 Wij zitten op kantoor ook redelijk dicht bij elkaar, maar meestal lukt het me wel aardig om niet te veel te kletsen. Alleen op vrijdagmiddag kan ik me vaak even niet inhouden met kletsen 😉
Goede tips! Vooral het niet-multitasken blijkt erg effectief. Wat ik zelf ook fijn vind – en wat natuurlijk bij de door jou al genoemde fijne werkomgeving hoort – is een opgeruimd bureau. Van alle rondslingerende to-do-lijstjes word ik alleen maar gestresst.
Mooie foto weer vandaag! 🙂
Wat een ontzettend fijne tips! Ik vind het rustgevend om in het begin van de dag mijn mailbox weg te werken en een fijne tijdsindeling te gebruiken.
Liefs,
Evelien
Dankje voor je compliment over mijn foto! Het klokje sneuvelde helaas vlak na het maken van deze foto, dus gelukkig hebben we de foto’s nog 😉
Een opgeruimd bureau is inderdaad vaak al stap 1 om productief te werken. Er werkt niets zo vervelend als een hele stapel papieren en andere spullen om je heen hebben.
Een opgeruimde mailbox is altijd een goede start van de dag! Dat geeft mij ook vaak wel een goed gevoel, zeker als ik ook een fijne planning voor de rest van de dag heb.
Ik merk vooral dat ‘nee zeggen’ heel belangrijk is als ik bijvoorbeeld moet studeren voor een tentamen en ze op mijn werk vragen of ik in kan komen vallen. Ik moet dan echt voor mezelf en mijn studie kiezen, maar dat is zo lastig soms! Goede tips!
Heel herkenbaar! Ik vind het zelf ook weleens lastig om iets anders niet te doen als ik het bijvoorbeeld druk heb op mijn werk. Maar juist in een drukke tijd is het zo belangrijk om wat focus te hebben en jezelf niet voorbij te lopen 🙂
Heel fijn zo’n lijstje op de maandagmorgen!
super fijn en productief word ik hiervan! Heel handig x
Haha, ik ben net als Shirley: online redacteur, maar plan offline. Niet dat dat nu zo goed gaat. Ik heb een tijdje geleden inderdaad een echte dagindeling gemaakt, waardoor ik echt stukken productiever was. Helaas heb ik dat niet zo lang volgehouden. Foei! Moet het toch weer herintroduceren denk ik. Dat helpt ook het multitasken tegengaan. Op dit moment ben ik bijvoorbeeld artikelen aan het schrijven, aan het bloggen én reageer ik op andermans blog.
Haha, dat multitasken herken ik wel, hoor. Ik heb ook echt moeten leren om de focus meer op één taak te leggen, omdat dat zo veel scheelt qua productiviteit. Maar soms is het ook gewoon verleidelijk om even snel iets tussendoor te doen 😉
Zo’n dagschema kan echt heel fijn werken! Misschien kun je het nog een keer een kans geven. Met een leuke, vrolijke planner (washi tape en kleurtjes zijn altijd goed!) maak je het vast meteen al wat leuker om dagplanningen op te stellen 🙂
Ik heb hier gelukkig nooit last van! 😀 Ik ben een perfectionistische planner whuahah. Ik kom altijd met mijn lijstjes aanzetten en die werk ik dan ook keurig af! 😀
Ik ben geen super goeie planner. Maar gelukkig heb ik op het werk ook geen super strakke planning. Dat vind ik heel fijn en relaxed werken.
Ik vind het zelf altijd fijn om lekker vroeg te beginnen (dan ben ik het productiefst. En nog een tip: genoeg pauze nemen. Ik betrap mezelf erop dat ik dat vaak niet doe, maar als ik het toch doe ben ik daarna vaak zoveel productiever!
Oh ja, pauze nemen is zeker wel een goed punt! Dat vergeet ik zelf ook weleens, terwijl pauzes op z’n tijd zo belangrijk zijn.
Wat een fijne tips! Ik ben juist in de ochtend productiever haha. Mijn bijbaan is een kantoorbaan, dus voor mij helpt het om af en toe even een rondje te gaan lopen 🙂
Wat een slimme tip om een blokje om tussendoor te plannen. Juist met zittend werk is dat inderdaad vaak wel goed 🙂
Handige tips! Die kan ik goed gebruiken. Sinds ik vanuit huis aan mijn blog werk op vrije dagen neig ik soms om gewoon heel lang uit te slapen en overal de tijd voor te nemen.
Fijne tips! Ik vond het vooral een uitkomst toen ik mijn dag in begon te delen. Natuurlijk kan je niet alles van te voren vastleggen maar het scheelt al een hoop als je een planning hebt voor jezelf 🙂
Absoluut! Het geeft je vaak alleen al een beetje sturing aan het begin van de werkdag als je een idee hebt van wat je die dag gedaan wilt krijgen.
Ik ben druk met mijn eindwerk momenteel, dat bijna af is trouwens. Maar daar werken we wekelijks bijna 12u aan, als het niet meer is soms. De laatste tijd hielp het mij omdat we van de leerkrachten een blad met checklist hadden gekregen waar opstond wat we allemaal moesten afhebben. En dat hielp mij. Niet enkel dat, het gaf overzicht ook. En het toonde mij dat ik al met veel meer klaar was dan verwacht en dat geeft wel rust. Maar ook als ik opmerkingen kreeg op bepaalde opdrachten, kon ik ze opschrijven en alle puntjes wegwerken. Dat geeft een overzichtelijk gevoel en dan heb ik het gevoel dat ik nuttig bezig ben. En dat ik goed bezig ben. Verder zorg ik ook dat ik een muziekje inheb, dan kan ik goed werken. En onze klassfeer is heel leuk. We kijken constant eens naar elkaars werk en geven elkaar tips en complimenten waardoor je in een positieve sfeer werkt. De drukte is er af en toe wel wat teveel aan, maar dat ben ik inmiddels gewend.
Wat goed dat je bijna helemaal klaar bent met je eindwerk! Wat een werk zal daar al met al in hebben gezeten! Ik kan me voorstellen dat het met zo’n groot project ook helpt om tussendoor te zien waar je ongeveer staat in het proces. Dat geeft dan toch weer frisse moed om verder te blijven gaan, naast dat zo’n overzicht altijd fijn is voor jezelf om te hebben 🙂
Ik kan me wel voorstellen dat zo’n fijne sfeer ook heel erg helpt. Ik herken wel dat een positieve sfeer op mijn afdeling op het werk ook helpt om lekker productief bezig te zijn.