Nog 29 ongelezen e-mails, 3 gemiste oproepen en 4 langdradige vergaderingen te gaan. En dan moet je ook nog een offerte de deur uit doen, een reeks taken uit je agenda proberen af te vinken én de collega die de hele ochtend al op je schouder tikt antwoord geven op haar prangende vraag. Help, werkstress alom! Ik ben zelf ook een stressgevoelig type, maar heb me – sinds ik ondernemer ben – heel wat trucjes eigen gemaakt om werkstress te voorkomen. Want hoe stressvol en “dynamisch” je werk ook is, met sommige simpele aanpassingen is élke baan op z’n minst iets minder stressgevend te maken. Dit zijn mijn 27 tips.

Werkstress voorkomen met 27 praktische tips

1. Noteer álles wat je moet doen in je agenda. Dat klinkt vanzelfsprekend. Maar soms zijn taakjes zo klein dat de kans op vergeten groot is. Maak er een gewoonte van om elk verzoek en iedere “Niet vergeten om…”-gedachte direct een plek in je agenda te geven. Dus ook dingen als “checken of klant X al heeft gereageerd op mijn offerte” of “document X, Y en Z naar Petra sturen”. Dan weet je zeker dat je niets vergeet en kun je die dingen uit je hoofd zetten.
2. Start je dag niet in je inbox. Maak van je mailbox niet het standaard begin van een werkdag. Kijk of je de dag kunt starten met een taak waar je meer energie van krijgt of die belangrijk is voor vandaag. Als je direct in het oerwoud aan e-mails duikt, laat je je agenda al snel leiden door wat er in je Postvak In geglipt is. Door zelf te bepalen waar je mee start, heb je meer grip op je werkdag.
3. Duik sowieso minder vaak in de e-mails. Het is echt geen ramp als je 4 uur je mailbox niet checkt. En als iets dringende spoed heeft, dan kunnen mensen je wel appen of bellen. Maak er een gewoonte van om alleen eens in de zoveel tijd je inbox te openen en dan in één keer alles af te werken. Zet ook zeker je mailnotificaties uit, zodat je niet voor elke pop-up die rechts onderin je scherm verschijnt direct alles uit je handen laat vallen.
4. Kijk kritisch naar dingen die “spoed” hebben. Als zzp’er krijg ik regelmatig spoedverzoeken. In het begin haastte, sprintte en rende ik me een slag in de rondte om altijd maar die krappe deadlines te halen. Tegenwoordig kijk ik er kritischer naar. Moet het wel echt à la minute af zijn? Ga erover in gesprek als iemand iets heel snel wil en dat niet in jouw agenda past. Geef aan dat je graag helpt, maar dat je pas morgen, overmorgen of volgende week tijd hebt. Mijn ervaring is dat dat bijna altijd oké is en dat de meeste deadlines niet in beton gegoten zijn. Crashende websites, pr-rampen of subsidieaanvraagdeadlines – dát heeft spoed. Maar bij veel andere dingen komt het echt niet aan op een paar uur of een dag.
5. Voel je niet verplicht om overal ‘ja’ op te zeggen. Mensen teleurstellen is ook niet mijn hobby. Maar het is soms toch echt nodig om jezelf veel werkstress te besparen. Leer jezelf aan om vaker ‘nee’ te antwoorden of een tegenvoorstel te doen. Zo kreeg ik laatst het verzoek of ik in 1,5 dag 5 artikelen voor iemand kon schrijven, terwijl mijn agenda voor de dag erna al goed gevuld was. Met nachtwerk en meetings afzeggen zou het misschien lukken. Maar ik wist dat ik dan twee dagen lang één blok stress zou zijn en besloot dat ik de opdracht het niet waard vond. Dus zei ik ‘nee’. Op het moment zelf is ‘nee’ antwoorden niet fijn. Maar het levert je bijna altijd veel op. Minder stress sowieso.
6. Demp groepsapps voor werk. Superleuk dat al je collega’s Nina één voor één feliciteren met haar promotie via de werkapp. Maar het kan nogal storend voelen als jouw telefoon roodgloeiend staat en het alleen maar om vrij onbenullige appjes gaat. Demp daarom groepsapps die niet belangrijk zijn of waarin mensen nogal fanatiek reageren. Dan kun je zelf beslissen wanneer je die appjes bekijkt.
7. Heb je een lange dag? Stem je planning na werk erop af. Weet je nu al dat aanstaande donderdag een propvolle dag wordt waar je uitgeblust van thuis komt? Zorg er dan voor dat die dag, buiten werk om, je alle kans geeft om daarvan bij te komen. Als ik bijvoorbeeld van 9 uur ’s ochtends tot 7 uur ’s avonds bij een event van een opdrachtgever ben, dan weet ik dat je me – hoe fantastisch het ook was – daarna kunt opvegen. Daarom plan ik bewust die avond niets in, vraag ik Bart om voor ons te koken en doe ik de boodschappen alvast de dag van tevoren… Het enige wat ik dan nog hoef te doen, is eten en relaxen. Dat vooruitzicht alleen al helpt mij om minder gestrest naar zo’n dag uit te kijken.

Lees ook: Werkstress verminderen? 3 niet-standaard tips. 

8. Plan ook reistijd, uitlooptijd en voorbereidingstijd in. In de praktijk kost bijna alles meer tijd dan je vooraf denkt. Vergaderingen lopen weleens uit. En als je 30 minuten ergens naartoe reist, betekent het niet dat je één minuut daarna alweer gefocust achter de laptop kunt zitten. Dus blok structureel meer tijd voor dingen in je agenda dan dat ze kosten. Houd bijvoorbeeld rekening met een kwartier extra reistijd, plan voorbereidingstijd voor meetings en reserveer een kwartier extra voor afspraken.
9. Plan meetings niet direct na elkaar. Als je de kans hebt, voorkom dan dat je van de ene meeting rechtstreeks de volgende in moet rollen. Zoals ik al zei: meetings lopen heel vaak uit. En je wilt niet gestrest de volgende meeting in gaan omdat je bijvoorbeeld je documenten nog niet paraat hebt of je vorige gesprekspartner abrupt moest afkappen. Maak het jezelf makkelijker door er een kwartier tussen te plannen. Dat maakt voor mij altijd een enorm verschil qua stressniveau.
10. Geef op tijd aan dat je (straks) weg moet. Kletst iemand een hele meeting vol en lijkt het er niet op dat diegene de eindtijd scherp heeft? Laat dan 5-10 minuten voor tijd al weten dat je er straks vandoor moet. Heb je echt een strakke deadline? Zeg desnoods al aan het begin van de afspraak dat je echt om de eindtijd moet stoppen. Dan gaan jullie allebei efficiënter met de tijd om en voelt het minder abrupt als je er een punt achter moet zetten.
11. Stel uitstelwaardige taken niet uit tot het laatst. Wil je werkstress voorkomen? Bespaar jezelf dan in je nek hijgende deadlines door uitstelgedrag aan te pakken. Begin juist met de taak waarbij je neiging is om die tot het laatst te bewaren. Vaak zijn het de keer op keer uitgestelde taken die je uiteindelijk met een veel te krappe deadline opzadelen. Bespaar jezelf dat door van die uitstelwaardige taak een prioriteit te maken. Hoe eerder je het doet, hoe minder gelegenheid je hebt om er als een berg tegenop te zien.
12. Kom later terug op “Oh help, wat nu?”-verzoeken. Je kent ze vast wel: van die vragen waarbij je voelt “Hè sh*t, hier moet ik ‘ja’ op zeggen”, maar waarbij alles in je lijf keihard NEE schreeuwt (denk de vijf uitroeptekens er even bij!). Voel je ook maar iets van weerstand? Vraag om bedenktijd. Geef aan dat je er graag morgen op terugkomt. Op het moment suprême kan het soms voelen alsof je geen keuze hebt. Maar als je het even laat bezinken, voel je vaak nog veel sterker “Nee, dat wil ik niet!” en wordt dat antwoord opeens wél een optie.
13. Blijf niet in je eentje met werkstress zitten. Soms lukt het niet om werkstress te voorkomen en zit je al in een veel-te-veel-op-je-bordje-situatie. Kijk in dat geval wat erop te verzinnen valt door er met anderen over te praten. Geef bij een collega aan dat je omkomt in het werk en vraag of ze kan meedenken. Of check bij je partner of je jouw kookbeurt vanavond kunt inruilen voor een afhaalmaaltijd. Of laat aan je baas weten dat je wel heel veel werk hebt liggen en vraag of één van die dingen ook morgen mag. Vaak is er veel meer mogelijk om je workload te beperken en werkstress te verminderen dan je beseft. Als je er maar over praat.

14. Vraag je vaker af “Moet dit echt?”. Superleuk dat je bent uitgenodigd voor die borrel van een klant aan de andere kant van het land. Maar moet je daar écht bij zijn? En heel tof hoor dat je collega 10 anderen bij een vergadering moet hebben. Maar is het echt nodig dat er zoveel mensen aanschuiven of kunnen ze het ook zonder jou af? Ik krijg bijvoorbeeld weleens verzoeken voor mijn blog om naar een persdag in een andere uithoek van het land te gaan. Maar dat kost toch al snel 6 (onbetaalde) uren en ik weet dat het me ook veel energie kost. Daarom zeg ik vaak ‘nee’. Jammer natuurlijk. Maar ik weet dat tijd ook kostbaar is en steek die tijd dan liever in schrijfwerk. In zulke gevallen vraag ik me vaker af “What’s in it for me?”. Wat heb ik eraan als ik dit doe en wat kost het me (qua energie)?
15. Breng energievreters en energiegevers in balans op een werkdag. We hebben allemaal bepaalde dingen die ons meer stress geven dan andere. De ene persoon kickt op deadlines; de ander krijgt al stress van het woord op zich. De één wordt leeggezogen door een vergadering, de ander vindt juist dat brainstormsessies niet lang genoeg kunnen duren. Zet eens voor jezelf op een rij wat je veel energie kost of stress geeft, en waar je juist blij van wordt op een werkdag. Kijk of je je taken zo over de week kunt verdelen dat je elke dag op z’n minst één ding hebt dat je energie geeft.
16. Accepteer dat werk nooit 100% ophoudt. Er zullen altijd nog taken openstaan of mails zijn die aandacht vragen. Maar laat dat je er niet van weerhouden om ontspannen naar huis te gaan. Wat mij helpt om losse eindjes uit mijn hoofd te zetten, is alles op papier zetten. Dus zelfs de kleine dingen als “Morgen Bas terugmailen”. Die dingen zet ik op mijn takenlijst voor de volgende dag. Dan weet ik vandaag zeker dat het morgen gebeurt en kan ik alsnog met een leeg hoofd mijn werkdag afsluiten.
17. Geef jezelf een tijdslimiet voor perfectionisme-taken. Zijn er taken waarvan je weet dat de perfectionist in jou zich er compleet in kan verliezen? Leg jezelf dan een maximale tijdsduur op voor die taken. Ik heb dat bijvoorbeeld met vormgevingsdingen. Ik weet dat ik 1,5 uur met Canva kan stoeien voor een mooi uitziende Instagram-post. Maar ja, wie zal de kleine kleurendetails nu met een net zo microscopische blik bekijken als ik? Waarschijnlijk niemand. Dus spreek ik met mezelf af dat ik aan de opmaak van zo’n post maximaal 15 minuten mag besteden.
18. Zie telefoontjes aannemen als een keuze. Dat je gebeld wordt, betekent niet dat je alles uit je handen moet laten vallen om iemand te woord te staan. Besef bij elke door merg en been gaande ringtone dat je een keuze hebt of je wel of niet opneemt. Zit je net middenin een stressvolle taak of heb je nog heel veel te doen? Weet dan dat je de telefoon mag laten overgaan of kunt appen “Hé, kan ik je over 2 uur terugbellen?”.
19. Plan geen meetings tijdens je pauzetijden. Ik ben hier vrij strikt in, omdat ik graag in alle rust eet. Daarom plan ik tussen half 1 en half 2 nooit afspraken in. Ik ben wel gewoon een deel van dat uur aan het werk, maar vind het fijn om dan rustig mijn kopje thee op te drinken. Dus mijn advies: maak je pauzes heilig. Dan weet je zeker dat je elke dag een moment hebt om bij te tanken, wat er ook gebeurt. Oh ja, nog een tip daarbij: je hoeft niet te zeggen “Ik spreek tussen half 1 en half 2 liever niet af, want…”. Zeg gewoon: “Ik kan niet om 1 uur, maar wel om half 2”. Dat doe ik nu al een paar jaar zo en ik heb er nog nooit vreemde reacties op gekregen.
20. Blijf bij creatieve taken niet achter je PC geplakt zitten. Deze fijne tip leerde ik uit het boek ‘Focus AAN/UIT’ van Mark Tigchelaar. Hij maakt onderscheid tussen focus (taken waarop je je moet concentreren) en flow (taken waarvoor je vooral creativiteit en inspiratie nodig hebt). Ga je je op een creatief project stoppen? Blijf dan niet de hele tijd naar een scherm staren totdat de inspiratie op wonderbaarlijke wijze vanzelf komt aanwaaien, maar ga naar buiten. Dat helpt om de inspiratie eerder te laten komen. En dat scheelt dan weer veel “Help, waarom komen die ideeën nu niet?!”-spanning.

20. Laat stress van anderen bij de ander. Ik weet het: dat vind ik ook nog weleens lastig. Maar eigenlijk is het hartstikke zonde als je jouw stressniveau laat pieken omdat een ander als een kip zonder kop rond rent. Kijk of je het kunt relativeren wanneer een collega of opdrachtgever in de ultieme paniekmodus schiet. Oké, dit is nu heel heftig en belangrijk voor die persoon. Maar hoe dringend is het echt? Is het echt zo erg als diegene het laat lijken? Vaak heeft de ander er ook niets aan als jij net zo paniekerig gaat mee rennen. Blijf rationeel.
21. Doe jezelf Loop-oordoppen cadeau (en bedank me later). Nee, ik heb geen aandelen. Maar die cirkelvormige oordopjes zijn wel heel vaak mijn life-saver voor concentratie geweest. Ik ben zelf snel overprikkeld als er veel geluid om me heen is tijdens werktijd. Nu heb ik een vaak thuiswerkende vriend die soms 5 uur op een dag in meetings zit. Je snapt: hoe leuk ik hem ook vind, soms snak ik naar stilte. Voor die momenten zijn de Loop-oordopjes mijn beste vriend. Ze sluiten mijn oren niet af voor al het geluid, maar zorgen er wel voor dat ik veel minder hoor van bijvoorbeeld schurende buren, kinderen die voor de deur spelen of een fanatiek Teams-ende vriend.

Lees ook: Review Loop-oordoppen tegen overprikkeling.

22. Stop met overambitieus plannen. Maak van je takenlijst geen “Oh, het zou te gek zijn als dit me lukt!”-lijstje. Kijk realistisch hoeveel tijd je hebt en wat logischerwijs lukt in die tijd.
23. Time je taken. Kom je structureel in tijdnood? Houd dan eens een tijdje bij met een timer hoeveel tijd je aan bepaalde taken bezig bent. Tel daar standaard een kwartier uitlooptijd per taak bij op. Dan kun je een realistische planning maken.
24. Bel als dingen haast hebben. Krijg je regelmatig werkstress omdat mensen niet op een mailtje reageren, terwijl jouw deadline nadert? Grijp de telefoon. Ja, ook als je bel-angst hebt. Doe het toch en ontdek dat het je al heel snel een antwoord kan opleveren en veel stress of “Hé heb je mijn mailtje al gelezen?”-berichten scheelt.
25. Snuif je dagelijkse portie buitenlucht op. Cliché maar waar: een snufje vitamine D en een theelepel zonlicht tussen de middag zijn voor iedereen een succesrecept om werkstress te verminderen. Maak er een gewoonte van om overdag naar buiten te gaan en rond te lopen. Juist op de dagen dat je veel op je bord hebt liggen. Meestal worden je productiviteit en focus er alleen maar beter op als je niet de hele tijd tussen vier muren zit.
26. Skip nooit een goede lunch. Vergeet niet (gezond) te eten. Sla je bammetjes, je lievelingssalade of een ander middagkostje niet over en eet ze het liefst ergens anders dan achter een beeldscherm. Met energie in je lijf kun je een stuk meer hebben (of ben ik de enige die anders hangry wordt?) en het geeft je ook meteen een shot extra productiviteit en energie. Belangrijk om werkstress te verminderen, maar ook om überhaupt een leuke collega te blijven.
27. Denk vaker “Morgen weer een dag”. Soms lopen dagen anders dan verwacht of krijg je minder gedaan dan je had gehoopt. Probeer dat los te laten. Ja, het is balen. Maar morgen is er weer een dag waarop dingen vast soepeler lopen en je je wel op bepaalde taken kunt storten. Geef jezelf een schouderklop voor wat wél is gelukt. Ja, ook als het niet alles is wat je had gewild.

Heb jij nog meer tips voor werkstress voorkomen?

De links naar bol.com zijn affiliate links.